Budowanie automatyzacji z Copilotem: jak opisać proces i dostać gotowy flow

Wprowadzenie do Copilota w Power Automate

Copilot w Power Automate to nowoczesne narzędzie oparte na sztucznej inteligencji, które wspiera użytkowników w tworzeniu automatyzacji procesów biznesowych. Dzięki integracji z językiem naturalnym, Copilot umożliwia opisywanie przepływów pracy w prosty, zrozumiały sposób – bez potrzeby pisania kodu czy znajomości zaawansowanej składni. Użytkownicy mogą skoncentrować się na opisie tego, co chcą osiągnąć, a Copilot przekształca te opisy w gotowe przepływy (flows).

Copilot wpisuje się w szersze podejście Microsoftu do udostępniania rozwiązań typu low-code/no-code, skierowanych zarówno do doświadczonych specjalistów IT, jak i osób bez technicznego przygotowania. Jego głównym celem jest przyspieszenie oraz uproszczenie procesu tworzenia automatyzacji – od pomysłu po działające rozwiązanie.

Z pomocą Copilota możliwe jest m.in.:

• tworzenie przepływów na podstawie opisów słownych,
• automatyczne proponowanie działań i kroków w procesie,
• dostosowywanie istniejących przepływów za pomocą konwersacyjnego interfejsu,
• przyspieszenie wdrażania automatyzacji przy minimalnym wysiłku manualnym.

W efekcie, Copilot staje się nie tylko narzędziem wspierającym, ale często inicjującym cały proces automatyzacji. Jego siła tkwi w zdolności do interpretowania potrzeb biznesowych wyrażonych w naturalnym języku i przekładania ich na konkretne działania w Power Automate.

Przygotowanie do tworzenia automatyzacji

Zanim rozpoczniemy pracę z Copilotem w Power Automate, warto odpowiednio przygotować się do tworzenia automatyzacji. Odpowiednie przygotowanie przyspiesza cały proces, ułatwia komunikację z Copilotem i pozwala uniknąć błędów związanych z niejasnymi oczekiwaniami. W Cognity często spotykamy się z pytaniami na ten temat podczas szkoleń, dlatego postanowiliśmy przybliżyć go również na blogu.

Przede wszystkim należy zrozumieć, czym jest automatyzacja w kontekście Power Automate. To zestaw kroków – tzw. przepływ (flow) – który automatyzuje powtarzalne zadania między różnymi aplikacjami i usługami. Copilot pomaga nam opisać, a następnie wygenerować taki przepływ za pomocą języka naturalnego.

Przygotowania do tworzenia automatyzacji warto rozpocząć od określenia kilku kluczowych elementów:

• Cel automatyzacji: Zastanów się, jaki proces chcesz zautomatyzować. Czy chodzi o przesyłanie danych między systemami, wysyłanie powiadomień, czy może o codzienne raportowanie?
• Zaangażowane aplikacje i usługi: Wypisz, z których narzędzi i platform korzysta ten proces. Czy używasz Outlooka, SharePointa, Excela, a może aplikacji zewnętrznych?
• Wyzwalacze i akcje: Określ, co ma uruchamiać automatyzację (np. otrzymanie wiadomości e-mail) i jakie działania mają zostać wykonane (np. zapisanie załącznika na dysku).
• Dane wejściowe i wyjściowe: Zidentyfikuj, jakie dane są potrzebne do rozpoczęcia procesu i co ma być jego wynikiem.

Dobrze przemyślana koncepcja automatyzacji to podstawa efektywnego korzystania z Copilota. Im lepiej zrozumiesz swój proces, tym łatwiej będzie Ci go opisać w sposób zrozumiały dla narzędzia opartego o sztuczną inteligencję. Dzięki temu Copilot będzie w stanie wygenerować trafniejszy i bardziej dopasowany przepływ.

Tworzenie skutecznych promptów dla Copilota

Efektywna współpraca z Copilotem w Power Automate zaczyna się od dobrze sformułowanych promptów – czyli instrukcji, które przekazujemy w języku naturalnym. To one decydują o jakości i trafności wygenerowanych przepływów. Dobrze przygotowany prompt pozwala Copilotowi lepiej zrozumieć intencje użytkownika i stworzyć przepływ zgodny z oczekiwanym scenariuszem biznesowym.

Skuteczny prompt powinien być jednocześnie konkretny, zwięzły i jednoznaczny. Warto unikać ogólników, wieloznacznych sformułowań oraz nadmiaru szczegółów technicznych, które mogą wprowadzić niejasności. Poniżej przedstawiamy podstawowe zasady, które pomogą w tworzeniu lepszych instrukcji dla Copilota.

Oto przykładowy prompt pokazujący dobre praktyki:

"Gdy do skrzynki Outlook przychodzi e-mail z załącznikiem PDF, zapisz załącznik do folderu 'Faktury' w OneDrive i wyślij powiadomienie do zespołu na Teams."

Dobry prompt nie musi być długi – ważne, by był klarowny i zawierał wszystkie istotne elementy. Jeśli Copilot nie rozpozna któregoś fragmentu, poprosi o doprecyzowanie. W kolejnych etapach możliwe jest także edytowanie promptu lub rozwijanie go o dodatkowe instrukcje w dialogu z Copilotem.

Tworzenie promptów można traktować jako iteracyjny proces: zaczynamy od ogólnego opisu, a następnie dopracowujemy go, aż Copilot wygeneruje satysfakcjonujący przepływ podstawowy. Dla osób chcących pogłębić tę umiejętność, polecamy Kurs Copilot AI w Office 365. Automatyzacja i optymalizacja procesów, analiza danych i bazy wiedzy.

Generowanie przepływu i pierwsza interakcja z Copilotem

Po przygotowaniu pomysłu na automatyzację i sformułowaniu promptu, przyszedł czas na pierwszą interakcję z Copilotem w Power Automate. Ten moment to punkt wyjścia do stworzenia przepływu automatyzującego konkretne zadanie – od prostych przypomnień po złożone integracje między systemami.

Proces rozpoczyna się od wpisania opisu zadania w polu prompta. Copilot analizuje wprowadzoną treść i na jej podstawie buduje strukturę przepływu. Na tym etapie użytkownik nie musi znać szczegółów implementacyjnych – wystarczy jasne i konkretne sformułowanie oczekiwań.

Przykład promptu:

"Gdy otrzymam nowy e-mail z załącznikiem w Outlooku, zapisz plik w folderze SharePoint i wyślij powiadomienie w Teams."

Copilot wygeneruje przepływ z odpowiednimi krokami, który można od razu przeanalizować lub edytować. Typowy rezultat to zestaw akcji, np.:

• Trigger: "When a new email arrives (V3)"
• Condition: "If has attachments"
• Action: "Create file in SharePoint"
• Action: "Post message in Teams"

Warto zaznaczyć, że Copilot generuje przepływ w ramach dostępnych konektorów i funkcjonalności Power Automate. Efekt końcowy będzie zależny od precyzji promptu oraz dostępnych uprawnień i konfiguracji.

W czasie szkoleń Cognity ten temat bardzo często budzi ożywione dyskusje między uczestnikami.

Różnice między podejściem tradycyjnym a korzystaniem z Copilota najlepiej zobrazować w tabeli:

Po wygenerowaniu przepływu użytkownik może go od razu przetestować lub przejść do dalszej personalizacji. Copilot udostępnia też podpowiedzi kontekstowe i możliwość zadawania mu dodatkowych pytań, np. o modyfikację kroków lub dodanie warunków logicznych.

Ta pierwsza interakcja z Copilotem to fundament, na którym budujemy funkcjonalną i dopasowaną do potrzeb automatyzację. Jako narzędzie wspierane przez sztuczną inteligencję, Copilot skraca dystans między pomysłem a działającym procesem, zachęcając do eksperymentowania i szybkiego prototypowania przepływów.

Dostosowywanie i poprawianie wygenerowanego przepływu

Po wygenerowaniu pierwszego przepływu przez Copilota w Power Automate, często konieczne jest jego dostosowanie do konkretnych wymagań biznesowych. Nawet jeśli flow działa poprawnie technicznie, może nie uwzględniać wszystkich niuansów logiki procesowej, wyjątków czy integracji z innymi systemami. W tej fazie użytkownik przechodzi od prostego szkicu do w pełni funkcjonalnej automatyzacji.

Główne cele dostosowywania:

• Dodanie brakujących kroków lub warunków logicznych
• Poprawienie błędnie zinterpretowanych akcji lub danych wejściowych
• Zoptymalizowanie przepływu – np. skrócenie liczby kroków lub zwiększenie jego wydajności
• Dostosowanie do specyficznych warunków organizacyjnych (np. reguły zatwierdzania, wyjątki w obiegu dokumentów)

Dostosowania można wprowadzać zarówno za pomocą graficznego edytora Power Automate, jak i kontynuując konwersację z Copilotem. Te dwa podejścia różnią się zakresem kontroli i wygodą:

Przykład prostego dostosowania za pomocą Copilota:

"Dodaj warunek: jeśli kwota zamówienia przekracza 5000 zł, wyślij do zatwierdzenia przełożonemu. W przeciwnym razie zakończ przepływ."

W przypadku bardziej złożonych zmian (np. zapętlenie, przetwarzanie danych wejściowych z wielu źródeł), rekomendowane jest edytowanie przepływu bezpośrednio w edytorze Power Automate. Warto też pamiętać o dokumentowaniu zmian, co ułatwia późniejszą konserwację i współpracę zespołową. Jeśli chcesz pogłębić swoją wiedzę i nauczyć się praktycznego wykorzystania Copilota i PowerApps w automatyzacji procesów, sprawdź Kurs Copilot plus PowerApps – automatyzacja i AI w praktyce.

Testowanie i wdrażanie automatyzacji

Gdy przepływ został już wygenerowany i dostosowany do naszych potrzeb, kolejnym kluczowym krokiem jest jego przetestowanie oraz wdrożenie. Te dwa etapy mają różne cele i zastosowania, ale są ze sobą ściśle powiązane. Testowanie pozwala upewnić się, że automatyzacja działa zgodnie z założeniami, a wdrożenie umożliwia jej uruchomienie w środowisku produkcyjnym lub udostępnienie innym użytkownikom.

Testowanie przepływu

Testowanie w Power Automate powinno obejmować różne scenariusze, zarówno te oczekiwane, jak i potencjalnie błędne. Dzięki temu można wcześnie wykryć problemy i zidentyfikować nieprzewidziane zachowania. Najczęściej wykorzystuje się opcję „Testuj” dostępną w edytorze przepływu. W ramach testowania można:

• Użyć danych rzeczywistych lub przykładowych (symulacja wejściowych warunków działania).
• Sprawdzić logikę warunków, pętli i połączeń z innymi usługami (np. Outlook, SharePoint, Teams).
• Zdiagnozować błędy na podstawie dzienników wykonywania (logów).

Przykład prostego logu błędu w przepływie:

{
  "status": 400,
  "message": "Invalid email address format in 'Send an email (V2)' action."
}

Wdrażanie automatyzacji

Po pozytywnym zakończeniu testów, przepływ można wdrożyć. W Power Automate dostępne są różne opcje wdrażania w zależności od potrzeb użytkownika lub organizacji:

Podczas wdrażania warto również zadbać o odpowiednie nazewnictwo przepływu, dokumentację oraz wskazanie właścicieli automatyzacji — co ułatwia dalsze zarządzanie i utrzymanie rozwiązania.

Dobre praktyki i najczęstsze błędy

Tworzenie automatyzacji z wykorzystaniem Copilota w Power Automate może znacząco przyspieszyć pracę i zwiększyć efektywność, ale tylko wtedy, gdy proces ten będzie dobrze zaprojektowany i przemyślany. Poniżej znajdziesz zestaw dobrych praktyk oraz typowych błędów, których warto unikać.

Dobre praktyki

• Zacznij od jasnego celu: Zanim rozpoczniesz pracę z Copilotem, dokładnie określ, co chcesz osiągnąć. Jasny opis procesu ułatwi Copilotowi wygenerowanie właściwego przepływu.
• Używaj prostego i konkretnego języka: Copilot lepiej rozumie jednoznaczne instrukcje. Unikaj ogólników i nieprecyzyjnych sformułowań.
• Rozdzielaj złożone procesy na mniejsze kroki: Lepsze efekty uzyskasz, dzieląc złożone automatyzacje na osobne przepływy lub sekcje. Ułatwia to ich testowanie i modyfikację.
• Regularnie zapisuj wersje robocze: Dzięki temu łatwiej będzie wrócić do wcześniejszego etapu pracy, jeśli coś pójdzie nie tak.
• Dokumentuj swoje działania: Opisuj, co robi każda część przepływu. Ułatwi to późniejsze utrzymanie i rozwój automatyzacji.

Najczęstsze błędy

• Brak weryfikacji wygenerowanego przepływu: Copilot może wygenerować przepływ, który wygląda poprawnie, ale działa niezgodnie z oczekiwaniami. Zawsze testuj, zanim wdrożysz automatyzację.
• Nadmierne poleganie na domyślnych ustawieniach: Automatycznie zaproponowane parametry mogą nie być optymalne. Sprawdzaj i dostosowuj każdy krok.
• Niedoszacowanie uprawnień i dostępów: Pamiętaj, że nie każda akcja będzie możliwa do wykonania z domyślnym kontem – uwzględniaj aspekty związane z autoryzacją i bezpieczeństwem.
• Ignorowanie wyjątków i błędów: Brak obsługi błędów może prowadzić do nieprzewidywalnych efektów. Upewnij się, że przepływ reaguje na niepowodzenia w kontrolowany sposób.
• Tworzenie zbyt ogólnych promptów: Zbyt szerokie lub nieprecyzyjne opisy prowadzą do niedokładnych rezultatów. Staraj się być szczegółowy już na etapie opisu procesu.

Przestrzeganie tych zasad zwiększy skuteczność pracy z Copilotem i pozwoli uniknąć typowych pułapek w automatyzacji procesów.

Podsumowanie i dalsze kroki

Wykorzystanie Copilota w Power Automate to krok w stronę szybszego i bardziej intuicyjnego tworzenia automatyzacji. Dzięki możliwościom sztucznej inteligencji, użytkownicy – niezależnie od poziomu zaawansowania – mogą łatwiej przekształcać swoje pomysły i potrzeby biznesowe w działające przepływy pracy.

Copilot w Power Automate umożliwia tworzenie automatyzacji za pomocą prostego języka naturalnego, minimalizując potrzebę ręcznego konfigurowania procesów krok po kroku. To narzędzie, które nie tylko skraca czas potrzebny na budowę rozwiązań, ale także ułatwia prototypowanie i eksperymentowanie z różnymi scenariuszami automatyzacji.

Aby w pełni wykorzystać potencjał Copilota, warto podejść do procesu tworzenia z jasno określoną intencją i zrozumieniem struktury procesu, który chcemy zautomatyzować. Choć narzędzie wykonuje dużą część pracy za nas, to od jakości naszego opisu i wiedzy domenowej zależy precyzja oraz wartość końcowego przepływu.

Rozpoczęcie pracy z Copilotem to pierwszy krok ku efektywniejszemu tworzeniu automatyzacji. Warto podejmować kolejne wyzwania, eksplorować różnorodne zastosowania i rozwijać swoje umiejętności w zakresie formułowania instrukcji, optymalizacji przepływów oraz analizowania ich działania w praktyce. W Cognity uczymy, jak skutecznie radzić sobie z podobnymi wyzwaniami – zarówno indywidualnie, jak i zespołowo.

GitHub Copilot w Pythonie, JavaScript, C#, SQL – przykłady użycia w różnych językach 30 stycznia 2026

Mowa ciała: czyli co zrobić z rękami w czasie prezentacji? 28 stycznia 2026