Copilot Studio i Power Automate – jak budować inteligentne procesy

Wprowadzenie do Copilot Studio i Power Automate

W erze transformacji cyfrowej, organizacje coraz częściej sięgają po narzędzia umożliwiające automatyzację procesów i wdrażanie sztucznej inteligencji w codziennej pracy. Dwa kluczowe komponenty ekosystemu Microsoft Power Platform – Copilot Studio oraz Power Automate – odgrywają w tym obszarze istotną rolę, umożliwiając budowanie inteligentnych, zautomatyzowanych procesów biznesowych.

Copilot Studio (dawniej Power Virtual Agents) to narzędzie służące do tworzenia konwersacyjnych agentów AI, które wspierają użytkowników w interakcji z systemami i danymi. Dzięki integracji z dużymi modelami językowymi, Copilot Studio pozwala budować responsywnych asystentów, zdolnych do prowadzenia naturalnych dialogów i podejmowania decyzji na podstawie kontekstu.

Z kolei Power Automate umożliwia tworzenie przepływów pracy, które automatyzują powtarzalne czynności oraz integrują różne systemy i aplikacje. Użytkownicy mogą projektować zarówno proste automaty, jak i złożone procesy obejmujące wiele źródeł danych i warunków decyzyjnych.

Choć każde z tych narzędzi działa niezależnie, ich połączenie pozwala tworzyć zaawansowane, inteligentne rozwiązania – od chatbotów odpowiadających na zapytania klientów, po automatyczne przekierowanie danych, analizę informacji i podejmowanie decyzji biznesowych.

Wspólne wykorzystanie Copilot Studio i Power Automate otwiera nowe możliwości dla firm, które chcą przyspieszyć swoje procesy, zwiększyć efektywność i lepiej wykorzystać potencjał sztucznej inteligencji w codziennej działalności.

Korzyści z integracji Copilot Studio z Power Automate

Integracja Copilot Studio z Power Automate otwiera szerokie możliwości automatyzacji procesów biznesowych, łącząc zaawansowane funkcje sztucznej inteligencji z efektywnym zarządzaniem przepływami pracy. Choć oba narzędzia należą do ekosystemu Microsoft Power Platform, każde z nich pełni inną rolę i oferuje unikalne funkcje, które wzajemnie się uzupełniają. Temat tego artykułu pojawia się w niemal każdej sesji szkoleniowej Cognity – czasem w formie pytania, czasem w formie frustracji.

Copilot Studio umożliwia tworzenie inteligentnych agentów konwersacyjnych, którzy mogą komunikować się z użytkownikami w sposób naturalny i kontekstowy. To narzędzie skupia się na interakcji człowiek–maszyna, wykorzystując modele językowe do rozumienia zapytań i dostarczania trafnych odpowiedzi.

Power Automate z kolei służy do automatyzacji procesów biznesowych poprzez tworzenie przepływów pracy, które łączą różne aplikacje i usługi, zarówno w chmurze, jak i lokalnie. Dzięki temu możliwe jest eliminowanie powtarzalnych zadań i zwiększenie efektywności operacyjnej.

Połączenie możliwości tych dwóch narzędzi przynosi szereg korzyści:

• Zwiększenie produktywności – automatyczne uruchamianie przepływów pracy bezpośrednio z poziomu konwersacji z agentem AI pozwala szybciej realizować zadania i reagować na potrzeby użytkowników.
• Lepsze doświadczenie użytkownika – interfejs konwersacyjny oparty na Copilot Studio upraszcza dostęp do zautomatyzowanych funkcji, czyniąc technologię bardziej przystępną dla osób nietechnicznych.
• Wyższy poziom personalizacji – integracja umożliwia tworzenie scenariuszy dopasowanych do konkretnych potrzeb biznesowych, dzięki czemu automatyzacja staje się bardziej elastyczna i skuteczna.
• Oszczędność czasu i zasobów – zminimalizowanie ręcznego wykonywania powtarzalnych zadań pozwala pracownikom skupić się na bardziej strategicznych działaniach.
• Łatwa skalowalność – rozwiązania oparte na Copilot Studio i Power Automate można łatwo rozszerzać i dostosowywać w miarę wzrostu organizacji i zmieniających się potrzeb.

Integracja tych narzędzi wspiera organizacje w budowaniu bardziej inteligentnych, responsywnych i zautomatyzowanych środowisk pracy, w których ludzie i technologia współdziałają w sposób harmonijny.

Tworzenie inteligentnych agentów AI w Copilot Studio

Copilot Studio to narzędzie firmy Microsoft służące do budowania konwersacyjnych agentów AI, które mogą automatyzować wiele zadań biznesowych poprzez interakcje w języku naturalnym. Bazując na technologii Microsoft Power Virtual Agents i integrując możliwości sztucznej inteligencji, Copilot Studio umożliwia tworzenie tzw. Copilotów – agentów, którzy potrafią odpowiadać na pytania, podejmować decyzje i uruchamiać procesy w oparciu o dane oraz logikę biznesową.

Podstawowym celem tworzenia agentów w Copilot Studio jest umożliwienie użytkownikom końcowym interakcji z systemami IT w prosty i intuicyjny sposób – za pomocą naturalnego języka. Mogą oni zadawać pytania, zgłaszać problemy, uruchamiać procedury lub uzyskiwać dostęp do danych bez konieczności znajomości złożonych interfejsów czy języków zapytań.

Podstawowe funkcje Copilot Studio:

• Tworzenie konwersacyjnych interfejsów użytkownika (botów AI)
• Wbudowana integracja z usługami Microsoft Power Platform (w tym Power Automate)
• Obsługa języka naturalnego dzięki integracji z usługami Azure OpenAI
• Możliwość definiowania przepływów konwersacji i dynamicznych odpowiedzi
• Dostęp do akcji zewnętrznych (np. wywoływanie API, przeszukiwanie baz danych)

Tworzenie agenta rozpoczyna się od zdefiniowania jego celu, grupy docelowej oraz podstawowych tematów konwersacji. Następnie, dzięki graficznemu interfejsowi użytkownika, można projektować ścieżki dialogowe, dodawać warunki, pętle czy wywołania zewnętrznych przepływów Power Automate. Przykład prostego wywołania przepływu w odpowiedzi na zapytanie użytkownika:

{
  "trigger": "user asks about status zamówienia",
  "action": "uruchomPowerAutomateFlow",
  "parameters": {
    "orderID": "userInput.orderID"
  },
  "response": "Twoje zamówienie o ID {{orderID}} jest w trakcie realizacji."
}

Copilot Studio vs. klasyczne boty czatowe – porównanie:

Copilot Studio oferuje również funkcje testowania, wersjonowania oraz publikacji agentów w różnych kanałach – od Microsoft Teams, po strony internetowe czy systemy CRM. Dzięki temu możliwe jest szybkie wdrożenie agentów AI w środowisku organizacyjnym bez konieczności zaawansowanej wiedzy programistycznej. Jeśli chcesz jeszcze lepiej poznać możliwości Copilot Studio i Power Automate, warto zapoznać się z Kursem Copilot plus Power Automate – automatyzacja procesów z wykorzystaniem AI.

Projektowanie złożonych przepływów pracy w Power Automate

Power Automate to narzędzie umożliwiające tworzenie przepływów pracy (ang. workflows), które automatyzują procesy w organizacjach — od prostych zadań po złożone, wieloetapowe operacje biznesowe. Kluczem do skutecznego wykorzystania tej platformy jest umiejętność projektowania przepływów, które nie tylko odpowiadają na bieżące potrzeby, ale też skalują się wraz z rozwojem firmy.

W przypadku złożonych scenariuszy automatyzacji, Power Automate oferuje szeroki wachlarz funkcji:

• Warunkowe logiki (Conditions): pozwalają na podejmowanie decyzji w zależności od danych wejściowych lub kontekstu przepływu.
• Pętle (Loops): umożliwiają iteracyjne przetwarzanie zbiorów danych, np. list z SharePointa lub rekordów z Dataverse.
• Wyzwalacze (Triggers): inicjują przepływ na podstawie zdarzeń, takich jak otrzymanie e-maila, utworzenie rekordu czy zaplanowany czas.
• Akcje warunkowe i równoległe ścieżki: umożliwiają rozgałęzienie i wykonywanie wielu czynności jednocześnie, zwiększając efektywność procesów.

Złożone przepływy mogą łączyć dane z wielu źródeł, takich jak Microsoft 365, Dynamics 365, SQL Server, usługi chmurowe (np. Azure) oraz zewnętrzne API. Dodatkowo integracja z AI Builder pozwala wzbogacić przepływy o inteligentne komponenty, np. analizę tekstu, rozpoznawanie obrazów czy klasyfikację danych. Na szkoleniach Cognity pokazujemy, jak poradzić sobie z tym zagadnieniem krok po kroku – poniżej przedstawiamy skrót tych metod.

Poniżej znajduje się prosty przykład fragmentu przepływu wykorzystującego warunek i akcję:

{
  "if": {
    "condition": "@equals(triggerBody()?['status'], 'zatwierdzony')",
    "actions": [
      {
        "type": "SendEmail",
        "recipient": "dzial.kadr@firma.pl",
        "subject": "Nowy wniosek zatwierdzony",
        "body": "Wniosek został przyjęty do realizacji."
      }
    ]
  }
}

Dobrze zaprojektowane przepływy powinny być modularne, przejrzyste i łatwe do utrzymania. W kolejnych etapach warto również rozważyć zastosowanie zmiennych, skryptów PowerShell lub integracji z językiem Power Fx dla bardziej zaawansowanego sterowania logiką biznesową.

Przykłady automatyzacji procesów biznesowych z wykorzystaniem AI

Integracja Copilot Studio i Power Automate pozwala na tworzenie inteligentnych procesów, które wspomagają codzienne działania organizacji, automatyzując powtarzalne zadania i podejmując decyzje na podstawie danych. Poniżej przedstawiamy kilka typowych scenariuszy zastosowań, w których wykorzystanie sztucznej inteligencji pozwala znacząco zwiększyć efektywność operacyjną. Osoby zainteresowane pogłębieniem wiedzy i praktycznym wykorzystaniem tych narzędzi zapraszamy do zapoznania się z Kursem Copilot Studio – projektowanie i wdrażanie własnych agentów AI.

• Obsługa zapytań klientów 24/7 – za pomocą Copilot Studio można stworzyć agenta konwersacyjnego, który automatycznie odpowiada na najczęściej zadawane pytania i przekierowuje bardziej złożone przypadki do odpowiednich działów, uruchamiając przepływ w Power Automate.
• Automatyczne przetwarzanie formularzy – połączenie analizy danych tekstowych (np. OCR, klasyfikacja dokumentów) z przepływami Power Automate umożliwia automatyczne zatwierdzanie wniosków urlopowych, rejestrację zgłoszeń serwisowych czy archiwizację faktur.
• Onboarding nowych pracowników – inteligentny bot utworzony w Copilot Studio może krok po kroku przeprowadzić nową osobę przez proces wdrożenia, jednocześnie wyzwalając akcje w Power Automate, takie jak tworzenie kont użytkownika, przypisywanie szkoleń czy wysyłanie powitalnych wiadomości e-mail.
• Inteligentne przypomnienia i powiadomienia – system może analizować dane z kalendarza, e-maila czy CRM i automatycznie przypominać użytkownikom o istotnych zadaniach lub terminach, dostosowując komunikaty na podstawie wcześniejszych interakcji.
• Analiza nastrojów w opinii klientów – z użyciem AI możliwe jest automatyczne klasyfikowanie opinii klientów (np. z ankiet czy social media) i uruchamianie odpowiednich działań w Power Automate – np. eskalacja negatywnych opinii do działu obsługi.

Poniższa tabela zestawia przykładowe procesy i możliwe zastosowanie Copilot Studio oraz Power Automate:

Dzięki synergii pomiędzy Copilot Studio i Power Automate firmy mogą nie tylko uprościć procesy, ale także zwiększyć ich elastyczność i skalowalność, tworząc środowisko wspierane przez AI, które reaguje błyskawicznie na zmieniające się potrzeby organizacji.

Najlepsze praktyki i wskazówki dotyczące wdrażania

Efektywne wdrażanie rozwiązań opartych na Copilot Studio i Power Automate wymaga przemyślanej strategii, znajomości możliwości obu narzędzi oraz dobrych praktyk w zakresie projektowania procesów i integracji systemów. Poniżej przedstawiamy kluczowe wskazówki, które pomogą zmaksymalizować wartość biznesową i technologiczną płynącą z ich zastosowania.

1. Dokładna analiza procesów przed automatyzacją

Zanim przystąpisz do budowy przepływu w Power Automate lub tworzenia agenta w Copilot Studio, przeanalizuj istniejące procesy. Ustal, które z nich są powtarzalne, czasochłonne i podatne na błędy – to one będą najlepszymi kandydatami do automatyzacji i wsparcia przez AI.

2. Jasne określenie celu każdego komponentu

Copilot Studio najlepiej sprawdza się jako interfejs konwersacyjny z użytkownikiem, natomiast Power Automate jako silnik wykonawczy procesów. Często optymalne rozwiązanie to połączenie obu – chatbot pozyskuje dane, a przepływ je przetwarza.

3. Testowanie i wersjonowanie

Każdorazowo po wprowadzeniu zmian w przepływach lub agentach testuj ich działanie w środowisku testowym. Używaj systemu wersjonowania – zarówno w Power Automate, jak i Copilot Studio dostępne są funkcje cofania zmian i publikowania wersji roboczych bez wpływu na środowisko produkcyjne.

4. Uporządkowana struktura i nazewnictwo

Stosuj spójne nazewnictwo i strukturę folderów/działań. Zbudowanie czytelnej architektury automatyzacji ułatwia utrzymanie projektu, a także jego dalszy rozwój i delegowanie zadań w zespole.

5. Użycie zmiennych środowiskowych i konektorów wrażliwych danych

Unikaj wbudowywania stałych danych (np. adresów e-mail, tokenów API) bezpośrednio w przepływach. Zamiast tego korzystaj ze zmiennych środowiskowych i dedykowanych konektorów z kontrolą dostępu.

6. Uwzględnienie wyjątków i błędów

Każdy przepływ powinien być odporny na błędne dane wejściowe i inne nieoczekiwane sytuacje. Dodawaj ścieżki alternatywne, wyzwalacze awaryjne i powiadomienia o błędach. Przykład obsługi błędu w Power Automate:

{
  "try": {
    "run": "SendEmailAction"
  },
  "catch": {
    "run": "LogErrorAction"
  }
}

7. Dokumentacja i szkolenia dla zespołu

Dokumentuj wszystkie kluczowe elementy automatyzacji – od architektury po logikę biznesową. Zapewnij użytkownikom końcowym i zespołom wsparcia szkolenia z obsługi agentów oraz interpretacji wyników działań automatycznych.

8. Monitorowanie i optymalizacja

Regularnie analizuj logi i wskaźniki efektywności (np. czas realizacji przepływu, liczba przechwyconych błędów). Pozwala to wychwycić obszary do optymalizacji i utrzymać wysoką jakość usług automatyzacyjnych.

Stosowanie powyższych praktyk zwiększa jakość wdrożeń, skraca czas ich realizacji i pozwala na lepsze wykorzystanie potencjału obu narzędzi w środowisku biznesowym.

Wyzwania i ograniczenia integracji

Integracja Copilot Studio z Power Automate może przynieść organizacjom wiele korzyści, jednak wiąże się również z pewnymi wyzwaniami i ograniczeniami, które warto uwzględnić na etapie planowania i wdrażania rozwiązań opartych na sztucznej inteligencji i automatyzacji przepływów.

• Ograniczona elastyczność gotowych komponentów: Choć Power Automate i Copilot Studio oferują wiele predefiniowanych konektorów i funkcji, nie zawsze odpowiadają one specyficznym wymaganiom konkretnej organizacji. Może to wymagać dodatkowego dostosowania lub integracji z zewnętrznymi systemami poprzez API.
• Złożoność zarządzania uprawnieniami i bezpieczeństwem: Automatyzacja procesów wiąże się z dostępem do danych i systemów, które mogą zawierać informacje wrażliwe. Zarządzanie rolami, autoryzacją i zgodnością z regulacjami prawnymi (np. RODO) bywa wyzwaniem, zwłaszcza w bardziej rozbudowanych środowiskach.
• Ograniczenia w przetwarzaniu języka naturalnego: Pomimo zaawansowania AI, Copilot Studio może mieć trudności z interpretacją bardziej złożonych intencji użytkownika, co wpływa na skuteczność dialogu i poprawność podejmowanych działań.
• Wydajność i skalowalność w dużych organizacjach: Przy rosnącej liczbie procesów automatyzowanych równolegle, może pojawić się konieczność optymalizacji wydajności oraz nadzoru nad czasem wykonywania przepływów.
• Krzywa uczenia i kompetencje zespołu: Choć platformy Microsoft są projektowane z myślą o użytkownikach biznesowych, pełne wykorzystanie ich potencjału wymaga znajomości zarówno zasad tworzenia przepływów, jak i podstaw pracy z AI, co może wymagać szkoleń i czasu.
• Zależność od stabilności usług chmurowych: Jako rozwiązania oparte na chmurze, zarówno Copilot Studio, jak i Power Automate są podatne na przerwy w działaniu lub zmiany w dostępności funkcji, co należy uwzględnić w planowaniu ciągłości działania procesów.

Świadomość tych wyzwań pozwala trafniej ocenić możliwości wdrożenia oraz zaplanować działania minimalizujące ryzyko niepowodzenia projektu.

Wprowadzenie do Copilot Studio i Power Automate

Współczesne organizacje coraz częściej sięgają po narzędzia automatyzujące i wspomagające procesy biznesowe poprzez sztuczną inteligencję. Dwa z takich narzędzi, które zdobywają coraz większą popularność, to Copilot Studio oraz Power Automate – produkty należące do ekosystemu Microsoft.

Copilot Studio to platforma umożliwiająca tworzenie własnych, konwersacyjnych agentów AI, które mogą komunikować się z użytkownikami w sposób naturalny i kontekstowy. Umożliwia projektowanie inteligentnych asystentów, którzy potrafią odpowiadać na pytania, przeszukiwać dane czy inicjować działania w innych systemach.

Power Automate, z kolei, to narzędzie pozwalające na automatyzację przepływów pracy, czyli tzw. workflows, w oparciu o zdarzenia, warunki i akcje. Użytkownicy mogą tworzyć zarówno proste jak i złożone scenariusze, które eliminują potrzebę ręcznego wykonywania powtarzalnych czynności.

Choć oba narzędzia pełnią różne role – jedno skupia się na interakcji z użytkownikiem (Copilot Studio), a drugie na automatyzacji procesów (Power Automate) – ich integracja otwiera nowe możliwości w zakresie budowania nowoczesnych, inteligentnych systemów obsługi procesów biznesowych, które są zarówno responsywne, jak i wydajne. W Cognity łączymy teorię z praktyką – dlatego ten temat rozwijamy także w formie ćwiczeń na szkoleniach.

Excel i Python — jak wykorzystać Python w analizie danych bezpośrednio w Excelu 27 grudnia 2025

AI Builder w Power Automate: przegląd dostępnych modeli i ich zastosowań 25 grudnia 2025