Dostęp do systemów po odejściu pracownika – największe ryzyko bezpieczeństwa

Wprowadzenie do problematyki offboardingu IT

Proces offboardingu IT, czyli formalnego zakończenia dostępu do zasobów informatycznych pracownika opuszczającego organizację, stanowi istotny element polityki bezpieczeństwa każdej firmy. Choć wiele uwagi poświęca się procesowi onboardingu, czyli wdrażaniu nowych pracowników, to końcowa faza cyklu zatrudnienia często bywa niedostatecznie ustrukturyzowana, co może prowadzić do poważnych luk w zabezpieczeniach.

W kontekście zarządzania dostępem, offboarding obejmuje m.in. dezaktywację kont użytkowników, odebranie uprawnień, zwrot sprzętu IT oraz usunięcie danych z urządzeń mobilnych. Brak spójnych procedur lub ich nieprzestrzeganie może skutkować pozostawieniem aktywnych kont, dostępem do poufnych informacji czy nawet sabotażem wewnętrznym.

W dobie rosnącej cyfryzacji i pracy zdalnej, skuteczne zarządzanie zakończeniem dostępu do zasobów IT staje się nie tylko kwestią operacyjną, ale i strategiczną. Firmy, które nie traktują procesu offboardingu jako integralnej części polityki bezpieczeństwa, narażają się na utratę danych, naruszenia zgodności z regulacjami oraz poważne straty finansowe i wizerunkowe.

Warto zatem zrozumieć, dlaczego niedopilnowany offboarding może stanowić jedno z największych zagrożeń dla bezpieczeństwa organizacji i jaką rolę odgrywają w nim poszczególne działy – od IT, przez HR, po kadrę zarządzającą.

Zagrożenia związane z pozostawieniem aktywnych kont byłych pracowników

Pozostawienie aktywnych kont użytkowników po zakończeniu współpracy z pracownikiem stanowi jedno z najpoważniejszych zagrożeń dla cyberbezpieczeństwa organizacji. Konta te, jeśli nie są odpowiednio dezaktywowane, mogą stać się łatwym celem dla osób niepowołanych lub nawet samych byłych pracowników. Brak kontroli nad dostępami otwiera furtkę do nieautoryzowanego dostępu do danych, usług oraz infrastruktury IT.

Temat tego artykułu pojawia się w niemal każdej sesji szkoleniowej Cognity – czasem w formie pytania, czasem w formie frustracji.

Najczęstsze ryzyka wynikające z nieprawidłowego offboardingu to:

• Nieautoryzowany dostęp do systemów: Byli pracownicy mogą nadal korzystać z kont służbowych, uzyskując dostęp do poufnych informacji lub wpływając na działanie systemów.
• Kradzież danych lub sabotaż: Osoby, które rozstają się z organizacją w negatywnej atmosferze, mogą próbować usunąć, wykraść lub zmodyfikować dane.
• Wykorzystanie kont do przeprowadzenia ataku: Aktywne konta mogą zostać wykorzystane przez cyberprzestępców jako punkt wejścia do sieci korporacyjnej, zwłaszcza jeśli dane logowania są znane lub łatwe do odgadnięcia.
• Brak zgodności z regulacjami: Przechowywanie danych osobowych byłych pracowników bez uzasadnienia lub umożliwianie im dostępu do systemów może naruszać przepisy, np. RODO.

Ryzyka te dotyczą nie tylko dużych organizacji – nawet małe firmy, które nie przestrzegają zasad bezpiecznego offboardingu, narażone są na poważne konsekwencje finansowe i wizerunkowe. Właściwe zarządzanie dostępami po zakończeniu współpracy jest więc kluczowe dla ochrony integralności i bezpieczeństwa informacji w każdej firmie.

Przykłady incydentów związanych z niewłaściwym offboardingiem

Brak odpowiednich procedur offboardingu IT może prowadzić do poważnych zagrożeń dla bezpieczeństwa organizacji. W praktyce istnieje wiele przypadków, w których niedopatrzenia w dezaktywacji kont użytkowników doprowadziły do incydentów naruszających poufność, integralność lub dostępność systemów informatycznych.

• Dostęp do danych po odejściu: W kilku znanych przypadkach byli pracownicy, posiadając nadal aktywne konta VPN lub dostęp do systemów chmurowych, mieli możliwość przeglądania i pobierania wewnętrznych dokumentów firmy, co doprowadziło do wycieku wrażliwych informacji.
• Sabotaż systemów po zakończeniu współpracy: Jeden z incydentów dotyczył administratora IT, który tuż po odejściu usunął istotne dane z serwera produkcyjnego, wykorzystując zachowany dostęp do panelu zarządzania. Brak natychmiastowej dezaktywacji kont umożliwił mu przeprowadzenie tego działania.
• Przejęcie kont przez osoby nieuprawnione: Brak zmiany haseł lub usunięcia kont po odejściu pracownika zwiększa ryzyko, że dostęp zostanie wykorzystany przez osoby trzecie. W jednym przypadku długo nieużywane konto byłego pracownika zostało przejęte przez cyberprzestępców, co umożliwiło im wprowadzenie złośliwego kodu do systemu firmy.
• Nieautoryzowane transakcje finansowe: W branży finansowej odnotowano przypadki, w których byli pracownicy, nadal posiadając uprawnienia do systemów księgowych, wykonywali nieautoryzowane przelewy lub manipulowali danymi finansowymi.

Przytoczone incydenty pokazują, że niewłaściwe zarządzanie dostępami po zakończeniu współpracy z pracownikiem może prowadzić do realnych strat finansowych, utraty reputacji oraz naruszenia przepisów o ochronie danych. Dlatego tak istotne jest, aby proces offboardingu obejmował nie tylko formalne aspekty zakończenia umowy, ale również skuteczne odcięcie dostępu do wszystkich zasobów organizacji. W celu pogłębienia wiedzy i wdrożenia odpowiednich procedur warto zapoznać się z Kursem Bezpieczeństwo IT – zarządzanie ochroną systemów IT.

Rola działu IT w procesie offboardingu

Dział IT odgrywa kluczową rolę w zapewnieniu bezpieczeństwa organizacji podczas procesu offboardingu pracownika. To właśnie na tym etapie niezbędne jest skuteczne zarządzanie dostępem do systemów, aby zapobiec ewentualnym zagrożeniom, takim jak nieautoryzowany dostęp, utrata danych czy sabotaż.

W praktyce zadania działu IT związane z offboardingiem obejmują zarówno aspekty techniczne, jak i koordynację z innymi działami, zwłaszcza HR i bezpieczeństwa informacji. Należy je rozpocząć niezwłocznie po tym, jak informacja o odejściu pracownika zostanie oficjalnie potwierdzona. W czasie szkoleń Cognity ten temat bardzo często budzi ożywione dyskusje między uczestnikami.

Oto główne obszary odpowiedzialności działu IT w tym procesie:

• Identyfikacja i ewidencja dostępu: ustalenie pełnej listy zasobów i systemów, do których pracownik posiadał dostęp – zarówno lokalnych, jak i chmurowych.
• Dezaktywacja kont użytkownika: odpowiednie, sekwencyjne wyłączanie kont i zmiana haseł do wspólnych zasobów.
• Zarządzanie urządzeniami końcowymi: zabezpieczenie komputerów, telefonów służbowych i innych nośników danych, w tym odzyskanie sprzętu.
• Rewizja uprawnień w systemach: usunięcie lub przeniesienie uprawnień administracyjnych oraz dostępów do narzędzi takich jak VPN, serwery plików, konta pocztowe, repozytoria kodu czy systemy CRM.
• Monitorowanie aktywności końcowej: sprawdzenie ostatnich logowań i nietypowych działań, które mogłyby wskazywać na próbę nieautoryzowanego działania.

Dla ułatwienia można przedstawić zakres odpowiedzialności działu IT w procesie offboardingu w formie tabeli:

Starannie przeprowadzony offboarding przez dział IT minimalizuje ryzyko pozostawienia otwartych „furt” do firmowych zasobów i realnie zwiększa poziom cyberbezpieczeństwa organizacji.

Procedury bezpiecznego dezaktywowania kont i dostępu

Bezpieczne zakończenie dostępu pracownika do firmowych zasobów IT to kluczowy element procesu offboardingu. Błędnie przeprowadzona dezaktywacja kont może prowadzić do poważnych naruszeń bezpieczeństwa, dlatego organizacje powinny stosować uporządkowane i powtarzalne procedury. Poniżej przedstawiamy główne etapy i obszary, które należy uwzględnić w procesie. Osobom odpowiedzialnym za zarządzanie dostępami i bezpieczeństwem zalecamy zapoznanie się z Kursem Cyberbezpieczeństwo dla administratorów IT – efektywne zarządzanie i ochrona zasobów IT w firmie, który kompleksowo omawia dobre praktyki w tym obszarze.

1. Identyfikacja wszystkich punktów dostępu

Pracownicy mogą posiadać dostęp do różnych systemów, zarówno lokalnych (np. serwery plików, Active Directory), jak i chmurowych (np. Google Workspace, Microsoft 365, Slack). Kluczowe jest stworzenie kompletnej listy kont i uprawnień przypisanych do użytkownika przed przystąpieniem do dezaktywacji.

2. Harmonogram dezaktywacji

Moment wyłączenia kont powinien być skoordynowany z działem HR oraz przełożonym pracownika. W zależności od sytuacji, konta mogą być dezaktywowane natychmiast (np. w przypadku zwolnienia dyscyplinarnego) lub według ustalonego planu (np. przy przejściu z jednego działu do innego).

3. Dezaktywacja vs. usunięcie konta

4. Zmiana haseł dostępów współdzielonych

Jeśli pracownik miał dostęp do kont grupowych lub współdzielonych (np. konto serwisowe, wspólna skrzynka e-mail), niezbędne jest natychmiastowe zresetowanie haseł. W przeciwnym razie były pracownik może nadal uzyskać dostęp.

5. Przekazanie danych i ustawień

W przypadku odejścia pracownika, jego skrzynka pocztowa, pliki czy notatki mogą zawierać istotne informacje firmowe. Przed dezaktywacją konta należy zapewnić odpowiednie przekazanie lub archiwizację tych zasobów.

6. Rejestracja i dokumentacja

Każda czynność związana z dezaktywacją konta powinna być dokumentowana. Dzięki temu możliwe jest przeprowadzenie audytu oraz potwierdzenie, że procedury zostały wykonane zgodnie z polityką bezpieczeństwa.

7. Przykład automatycznego skryptu dezaktywacji konta w Active Directory (dla ilustracji)

Import-Module ActiveDirectory
Disable-ADAccount -Identity "jan.kowalski"
Move-ADObject -Identity "CN=jan.kowalski,OU=Users,DC=firma,DC=pl" -TargetPath "OU=Dezaktywowani,DC=firma,DC=pl"
Set-ADUser -Identity "jan.kowalski" -Description "Konto dezaktywowane - 2024-06-01"

Automatyzacja takich operacji pozwala ograniczyć ryzyko związane z pomyłkami ludzkimi i zwiększa szybkość działania.

Automatyzacja i narzędzia wspierające offboarding

Skuteczny proces offboardingu wymaga nie tylko ścisłej współpracy między działami IT i HR, ale również wykorzystania odpowiednich narzędzi, które pozwalają na bezpieczne, szybkie i powtarzalne wyłączanie dostępu byłych pracowników do systemów organizacji. Automatyzacja tego procesu minimalizuje ryzyko błędów ludzkich i usprawnia zarządzanie uprawnieniami w środowiskach o złożonej strukturze IT.

Korzyści automatyzacji w offboardingu

• Zmniejszenie ryzyka pozostawienia aktywnych kont po odejściu pracownika.
• Skrócenie czasu potrzebnego na dezaktywację dostępu.
• Standaryzacja procesu i zgodność z politykami bezpieczeństwa.
• Możliwość audytowania i raportowania wszystkich kroków offboardingu.

Rodzaje narzędzi wspomagających offboarding

Przykład zastosowania automatyzacji

Prosty skrypt PowerShell może służyć do dezaktywacji konta użytkownika w środowisku Microsoft Active Directory:

Disable-ADAccount -Identity "j.kowalski"

W połączeniu z harmonogramem zadań lub systemem zarządzania zdarzeniami, skrypt taki może być częścią większego procesu automatycznego offboardingu.

Dzięki odpowiednio dobranym narzędziom i automatyzacji, organizacje mogą znacząco ograniczyć ryzyko pozostawienia aktywnego dostępu po odejściu pracownika, a jednocześnie usprawnić cały proces pod kątem operacyjnym i zgodności z przepisami.

Współpraca między działami HR i IT

Efektywny proces offboardingu wymaga ścisłej współpracy pomiędzy działami HR i IT, ponieważ każdy z nich odpowiada za inne, lecz uzupełniające się elementy tego procesu. Dział HR zajmuje się formalnym zakończeniem współpracy z pracownikiem, podczas gdy dział IT odpowiada za techniczne aspekty związane z dostępem do systemów i danych.

Brak koordynacji między tymi dwoma jednostkami może prowadzić do poważnych luk w bezpieczeństwie – na przykład w sytuacji, gdy informacje o odejściu pracownika nie zostaną przekazane do IT na czas, co skutkuje pozostawieniem aktywnych kont lub dostępów do poufnych zasobów.

Kluczowe znaczenie ma tu wdrożenie jasnych procedur komunikacji i przepływu informacji między działami. Dzięki temu można zapewnić, że dezaktywacja kont, odbiór sprzętu firmowego i usunięcie dostępów są realizowane terminowo i zgodnie z obowiązującymi standardami bezpieczeństwa.

Wspólne planowanie, ustalenie ról i odpowiedzialności oraz regularne przeglądy procesów offboardingu pozwalają zminimalizować ryzyko i zwiększyć skuteczność działań podejmowanych przy rozstaniu z pracownikiem. Tylko dobrze skoordynowana współpraca HR i IT gwarantuje, że zakończenie zatrudnienia nie stanie się początkiem problemów z bezpieczeństwem.

Podsumowanie i dobre praktyki

Skuteczny proces offboardingu IT to kluczowy element strategii bezpieczeństwa każdej organizacji. Pozostawienie aktywnych kont po odejściu pracownika może prowadzić do poważnych naruszeń bezpieczeństwa, dlatego odpowiedzialne zarządzanie dostępami po zakończeniu współpracy jest nieodzowne.

Aby zminimalizować ryzyko, warto wdrożyć spójne procedury oraz stosować narzędzia wspomagające kontrolę nad dostępami. Poniżej zebrano zestaw dobrych praktyk, które pomagają chronić firmowe zasoby i dane:

• Stwórz jasno zdefiniowaną politykę offboardingu IT – określ, kto i kiedy odpowiada za dezaktywację kont oraz odebranie dostępu do systemów.
• Współpracuj między działami – zapewnij płynną komunikację między HR, IT i menedżerami liniowymi, aby proces wyrejestrowania pracownika był możliwie kompletny i efektywny.
• Używaj centralnych systemów zarządzania tożsamością – dzięki nim łatwiej kontrolować dostęp do aplikacji i zasobów firmowych z jednego miejsca.
• Ustal harmonogram regularnych przeglądów kont użytkowników – weryfikacja aktywnych kont pozwala identyfikować luki i nieaktualne uprawnienia.
• Dokumentuj wszystkie działania offboardingowe – prowadzenie rejestru umożliwia audyt i szybsze wykrycie błędów lub luk w procedurach.

Zastosowanie tych zasad może znacząco zwiększyć poziom bezpieczeństwa organizacji i ograniczyć ryzyko nadużyć związanych z nieautoryzowanym dostępem do systemów po odejściu pracownika. Jeśli ten temat jest dla Ciebie ważny – w Cognity pokazujemy, jak przełożyć go na praktyczne działania.

Jak połączyć n8n z API? Przykłady integracji krok po kroku 19 stycznia 2026

n8n vs Zapier vs Make – czym się różnią i co wybrać? 17 stycznia 2026