Jak efektywnie migrować rozwiązania ze SharePoint Designer do Power Platform lub SPFx

Wprowadzenie do migracji ze SharePoint Designer

SharePoint Designer przez wiele lat był podstawowym narzędziem do tworzenia niestandardowych przepływów pracy, formularzy oraz modyfikacji interfejsu użytkownika w środowisku SharePoint. Pomimo swojej funkcjonalności, narzędzie to nie jest już rozwijane przez Microsoft, a jego wsparcie systematycznie wygaszane. W związku z tym organizacje stają przed koniecznością migracji istniejących rozwiązań do nowocześniejszych i wspieranych technologii.

Obecnie Microsoft promuje Power Platform – zestaw narzędzi obejmujący Power Automate, Power Apps i Power BI – jako główne środowisko do tworzenia rozwiązań biznesowych bez konieczności pisania kodu. Dodatkowo, dla bardziej zaawansowanych scenariuszy, dostępny jest SharePoint Framework (SPFx), umożliwiający tworzenie w pełni zintegrowanych i wydajnych komponentów w nowoczesnym SharePoint.

Migracja ze SharePoint Designer do Power Platform lub SPFx wymaga zrozumienia, jakie funkcje były realizowane w dotychczasowych rozwiązaniach oraz który z nowoczesnych komponentów najlepiej odpowiada ich odpowiednikom. Choć nowe narzędzia oferują szersze możliwości, ich architektura i sposób działania znacząco różnią się od tych znanych ze SharePoint Designer.

Przejście to nie tylko kwestia technologiczna, ale również organizacyjna – wiąże się z potrzebą przemyślenia procesów biznesowych, zaangażowania użytkowników oraz dostosowania środowiska IT do nowych standardów i metod pracy.

Analiza istniejących rozwiązań i planowanie migracji

Przed rozpoczęciem migracji z SharePoint Designer do nowoczesnych rozwiązań, takich jak Power Platform czy SharePoint Framework (SPFx), kluczowe jest przeprowadzenie dokładnej analizy istniejących komponentów. Pozwoli to nie tylko na trafne dopasowanie nowych technologii, ale także na zoptymalizowanie i uproszczenie architektury aplikacji.

Proces analizy powinien obejmować identyfikację wszystkich niestandardowych przepływów pracy, formularzy oraz web partów. Należy również zwrócić uwagę na powiązane listy, biblioteki dokumentów, połączenia danych oraz logikę biznesową zaszytą w rozwiązaniu.

Podczas planowania migracji warto uwzględnić kluczowe różnice pomiędzy SharePoint Designer a nowoczesnymi platformami:

• Power Automate oferuje bardziej elastyczne i zintegrowane przepływy pracy w chmurze, pozwalając na łączenie SharePoint z wieloma innymi systemami i usługami.
• Power Apps umożliwia tworzenie nowoczesnych, responsywnych formularzy i aplikacji, zastępujących dotychczasowe formularze SharePoint Designer.
• SharePoint Framework (SPFx) pozwala na budowanie zaawansowanych komponentów interfejsu użytkownika, które działają w nowoczesnym środowisku SharePoint Online.

Efektywne planowanie powinno uwzględniać ocenę aktualnych potrzeb biznesowych, identyfikację funkcjonalności do migracji oraz określenie priorytetów wdrożenia. Warto również przewidzieć możliwość refaktoryzacji niektórych rozwiązań, aby lepiej wykorzystać potencjał nowych technologii.

Na tym etapie istotne jest także zaangażowanie interesariuszy, w tym właścicieli procesów i użytkowników końcowych, aby zapewnić, że zmigrowane rozwiązania będą efektywne i zgodne z rzeczywistymi potrzebami organizacji.

Ten artykuł powstał jako rozwinięcie jednego z najczęstszych tematów poruszanych podczas szkoleń Cognity.

Migracja przepływów pracy do Power Automate

Migracja przepływów pracy ze SharePoint Designer do Power Automate (dawniej Microsoft Flow) jest jednym z kluczowych etapów transformacji środowiska SharePoint do nowoczesnych rozwiązań Microsoft 365. Przepływy pracy stworzone w SharePoint Designer 2010 i 2013 opierały się na modelu deklaratywnym, który w dużej mierze został zastąpiony przez nowoczesne, bardziej elastyczne i skalowalne podejście w Power Automate.

Power Automate oferuje bogatszy zestaw funkcji, lepszą integrację z usługami Microsoft 365 oraz możliwość automatyzacji procesów nie tylko w SharePoint, ale również w wielu innych aplikacjach i systemach zewnętrznych. Oprócz tego Power Automate umożliwia tworzenie przepływów przy użyciu interfejsu graficznego typu low-code/no-code oraz wspiera bardziej zaawansowane scenariusze z użyciem wyrażeń, warunków, pętli i konektorów.

Porównanie podstawowych funkcji

Typowe scenariusze migracji

• Automatyczne powiadomienia e-mail i zatwierdzenia – zastępowane przez predefiniowane szablony Power Automate.
• Obsługa złożonych scenariuszy decyzyjnych – realizowane z użyciem warunków, ścieżek równoległych i scope'ów.
• Integracja z listami i bibliotekami dokumentów – z użyciem konektora SharePoint.
• Wywoływanie przepływów z poziomu formularzy lub aplikacji użytkownika – możliwe dzięki integracji z Power Apps.

Ważnym krokiem w procesie migracji jest dokładne zidentyfikowanie typów przepływów używanych w środowisku SharePoint oraz ich przeznaczenia. Nie wszystkie przepływy muszą być przeniesione w identycznej formie – wiele z nich można uprościć lub zrealizować w bardziej efektywny sposób. Osobom, które chcą poszerzyć swoją wiedzę z zakresu budowania aplikacji i automatyzacji procesów, polecamy Kurs Microsoft PowerApps podstawowy - tworzenie aplikacji, projektowanie i automatyzowanie procesów biznesowych.

Dla przykładu, prosty przepływ wysyłający powiadomienie e-mail może w Power Automate wyglądać następująco:

{
  "trigger": {
    "type": "When an item is created",
    "siteUrl": "https://contoso.sharepoint.com/sites/projekt",
    "listName": "Zgłoszenia"
  },
  "actions": [
    {
      "type": "Send an email (V2)",
      "to": "@{triggerOutputs()?['body/CreatedBy/Email']}",
      "subject": "Nowe zgłoszenie",
      "body": "Dziękujemy za dodanie zgłoszenia do listy."
    }
  ]
}

Choć migracja przepływów może wydawać się wyzwaniem, Power Automate oferuje narzędzia i funkcje, które ułatwiają ten proces oraz pozwalają tworzyć bardziej elastyczne i skalowalne rozwiązania, gotowe na przyszłość.

Przekształcanie formularzy SharePoint Designer do PowerApps

Formularze tworzone za pomocą SharePoint Designer były przez lata wykorzystywane do modyfikacji interfejsu list i bibliotek dokumentów w środowisku SharePoint. Oferowały podstawowe możliwości dopasowania wyglądu oraz logiki formularzy, jednak w nowoczesnych scenariuszach ich funkcjonalność szybko okazała się niewystarczająca. Obecnie rolę narzędzia do tworzenia interaktywnych i responsywnych formularzy przejęła platforma PowerApps (obecnie znana jako Power Apps), która stanowi kluczowy komponent Power Platform.

Przy migracji formularzy warto zrozumieć podstawowe różnice między podejściem SharePoint Designer a PowerApps:

PowerApps oferuje znacznie większą elastyczność i możliwości personalizacji. Poza klasycznym scenariuszem modyfikowania formularzy SharePoint, umożliwia tworzenie całych aplikacji biznesowych, które można udostępniać użytkownikom na różnych platformach. Dzięki zastosowaniu języka Power Fx, użytkownicy mogą też definiować bardziej zaawansowaną logikę bez konieczności pisania tradycyjnego kodu.

W Cognity mamy doświadczenie w pracy z zespołami, które wdrażają to rozwiązanie – dzielimy się tym także w artykule.

Przykładowe porównanie logiki formularza:

'Warunkowe ukrycie pola w SharePoint Designer (XSLT z warunkiem)':
<xsl:if test="someField != ''">
  <td>...</td>
</xsl:if>

'Warunkowe ukrycie kontrolki w PowerApps':
Visible: If(!IsBlank(DataCardValue1.Text), true, false)

Podczas migracji warto również pamiętać, że PowerApps wspiera zarówno podejście canvas (większa swoboda projektowania) jak i model-driven (lepsze dla złożonych aplikacji opartych o Dataverse), co pozwala dobrać odpowiednią technologię do potrzeb konkretnego rozwiązania.

W kolejnych krokach migracyjnych należy przeanalizować strukturę istniejących formularzy, zidentyfikować pola, logikę warunkową oraz zależności między danymi, a następnie zaprojektować ich odpowiedniki w PowerApps. Należy również uwzględnić kwestie związane z dostępem do danych i zabezpieczeniami aplikacji końcowej.

Zastępowanie niestandardowych web partów przez SharePoint Framework

Wielu użytkowników SharePoint Designer wykorzystywało niestandardowe web party (części Web), tworzone przy użyciu skryptów JavaScript, XSLT lub innych technologii wbudowanych bezpośrednio w strony SharePoint. Wraz z rozwojem platformy Microsoft 365 oraz wycofaniem wsparcia dla SharePoint Designer, najlepszą alternatywą dla budowy i utrzymania takich komponentów jest SharePoint Framework (SPFx).

SharePoint Framework to nowoczesny model programowania po stronie klienta, wspierający integrację z Microsoft Teams, Microsoft Graph oraz innymi usługami platformy Microsoft 365. SPFx oferuje lepsze bezpieczeństwo, wydajność i możliwość wdrażania komponentów jako aplikacje SharePoint lub rozszerzenia środowiska Teams.

Główne różnice między web partami SharePoint Designer a SPFx

Przykład prostego komponentu SPFx

Poniższy kod pokazuje uproszczony przykład web partu SPFx wyświetlającego tekst:

export default class HelloWorldWebPart extends BaseClientSideWebPart {
  public render(): void {
    this.domElement.innerHTML = `
      <div>
        <h3>Witaj w SPFx!</h3>
        <p>Ten web part został utworzony w SharePoint Framework.</p>
      </div>`;
  }
}

Dzięki SPFx, web party mogą być łatwo aktualizowane, testowane i wdrażane, co pozwala na zachowanie spójności interfejsu oraz integrację z innymi usługami Microsoft 365.

Przy migracji z SharePoint Designer, rekomenduje się identyfikację wszystkich niestandardowych web partów i ocenę ich funkcjonalności pod kątem możliwości przeniesienia do SPFx. W wielu przypadkach możliwe jest także uproszczenie rozwiązania lub zastąpienie go gotowym komponentem z Microsoft Viva Connections lub App Catalogu. Dla osób zainteresowanych automatyzacją i poszerzeniem kompetencji w tym zakresie, pomocny może być Kurs Microsoft Power Automate (kurs Flow) podstawowy - automatyzacja procesów i zadań.

Testowanie i wdrażanie zmigrowanych rozwiązań

Po zakończeniu procesu migracji ze SharePoint Designer do nowoczesnych technologii, takich jak Power Platform czy SharePoint Framework (SPFx), kluczowym etapem jest dokładne przetestowanie i prawidłowe wdrożenie zmodyfikowanych rozwiązań. Testowanie nie tylko weryfikuje poprawność działania, ale również pomaga wychwycić różnice funkcjonalne wynikające z odmiennych architektur platform.

Rodzaje testów

Efektywne testowanie powinno obejmować kilka poziomów:

• Testy funkcjonalne – sprawdzenie, czy wszystkie komponenty rozwiązania działają zgodnie z oczekiwaniami użytkowników końcowych.
• Testy integracyjne – ważne w scenariuszach, gdzie rozwiązania komunikują się z innymi systemami (np. listy SharePoint, usługi HTTP, bazy danych).
• Testy wydajnościowe – szczególnie istotne dla aplikacji PowerApps i rozwiązań SPFx, gdzie duże zbiory danych mogą wpływać na czas ładowania i responsywność.
• Testy bezpieczeństwa – upewnienie się, że dostęp do danych i funkcjonalności jest odpowiednio ograniczony zgodnie z uprawnieniami użytkowników.

Praktyki wdrożeniowe

Wdrożenie zmigrowanych rozwiązań powinno być przeprowadzone etapowo, z uwzględnieniem środowisk:

• Środowisko deweloperskie – do budowy i wstępnych testów.
• Środowisko testowe (UAT) – do walidacji przez wybranych użytkowników biznesowych.
• Środowisko produkcyjne – finalne wdrożenie po zatwierdzeniu rozwiązania.

Power Platform umożliwia użycie narzędzi takich jak Solutions oraz ALM (Application Lifecycle Management) do zarządzania pakietami i przepływami wdrożeniowymi. W przypadku SPFx standardem jest korzystanie z narzędzi takich jak Gulp, Yeoman oraz SharePoint Package Deployment.

Porównanie wdrażania dla Power Platform i SPFx

Automatyzacja testów i CI/CD

Automatyzacja testowania i wdrażania jest szczególnie korzystna przy większych projektach lub częstych zmianach. W Power Platform można wykorzystać Power Platform Build Tools dla Azure DevOps, natomiast dla SPFx można korzystać z potoków CI/CD w GitHub Actions lub Azure Pipelines.

// Przykład fragmentu YAML dla Azure Pipelines (SPFx)
trigger:
- main

pool:
  vmImage: 'windows-latest'

steps:
- task: NodeTool@0
  inputs:
    versionSpec: '16.x'
- script: |
    npm install
    gulp bundle --ship
    gulp package-solution --ship
  displayName: 'Build SPFx solution'

Efektywne testowanie i dobrze przygotowane wdrożenie to fundamenty sukcesu przy migracji rozwiązań ze SharePoint Designer – ich pominięcie może prowadzić do nieprzewidzianych błędów, obniżonej wydajności lub problemów z bezpieczeństwem.

Szkolenia użytkowników i zarządzanie zmianą

Proces migracji ze SharePoint Designer do Power Platform lub SharePoint Framework (SPFx) to nie tylko kwestia technologiczna – równie istotnym elementem jest skuteczne przygotowanie użytkowników końcowych oraz zespołów technicznych na nowe środowisko pracy. Nowoczesne narzędzia Microsoft, takie jak Power Automate, Power Apps i SPFx, oferują odmienne podejście do tworzenia rozwiązań, co oznacza konieczność przyswojenia nowych umiejętności i metod pracy.

Wdrażając nowe rozwiązania, warto skupić się na dwóch kluczowych aspektach: odpowiednim przeszkoleniu użytkowników oraz skutecznym zarządzaniu zmianą organizacyjną.

Szkolenia użytkowników

Szkolenia powinny być dostosowane do różnych grup odbiorców – od użytkowników biznesowych, którzy korzystają z formularzy i automatyzacji, po administratorów i deweloperów odpowiedzialnych za rozwój i utrzymanie aplikacji. Warto zapewnić szkolenia w formie warsztatów praktycznych, tutoriali wideo, dokumentacji oraz sesji Q&A, aby umożliwić płynne przejście do nowych narzędzi.

• Power Users – powinni zdobyć umiejętności budowania prostych aplikacji w Power Apps i przepływów w Power Automate.
• Administratorzy i IT – powinni poznać zasady zarządzania środowiskami Power Platform oraz podstawy SPFx.
• Użytkownicy końcowi – należy ich zapoznać z nowym interfejsem oraz zasadami korzystania z aplikacji i formularzy.

Zarządzanie zmianą

Wprowadzenie nowych technologii często wiąże się z oporem lub niepewnością wśród pracowników. Aby zminimalizować te ryzyka, zaleca się:

• komunikację celów i korzyści płynących z migracji,
• angażowanie kluczowych użytkowników w proces testowania i opiniowania rozwiązań,
• zapewnienie wsparcia technicznego i merytorycznego po wdrożeniu,
• monitorowanie wykorzystania nowych narzędzi i reagowanie na potrzeby szkoleniowe.

Dobre przygotowanie organizacji do zmiany nie tylko zwiększa szanse na sukces migracji, ale również buduje kulturę innowacyjności i otwartości na nowe rozwiązania technologiczne.

Zasoby edukacyjne i narzędzia wspierające proces migracji

Migracja rozwiązań ze środowiska SharePoint Designer do nowoczesnych technologii takich jak Power Platform (Power Automate, Power Apps) czy SharePoint Framework (SPFx) wymaga nie tylko znajomości technicznej, ale również dostępu do odpowiednich materiałów edukacyjnych oraz narzędzi wspierających cały proces. Poniżej przedstawiamy kluczowe zasoby, które warto wykorzystać, planując i realizując migrację. W Cognity uczymy, jak skutecznie radzić sobie z podobnymi wyzwaniami – zarówno indywidualnie, jak i zespołowo.

Oficjalna dokumentacja i centra szkoleniowe Microsoft

• Microsoft Learn – bezpłatna platforma edukacyjna z kursami dotyczącymi Power Platform, SPFx i Microsoft 365. Dostarcza interaktywnych scenariuszy i praktycznych ćwiczeń.
• Dokumentacja Microsoft 365 i SharePoint – obszerna baza wiedzy na temat aktualnych rozwiązań, ich konfiguracji oraz najlepszych praktyk.

Społeczność i fora techniczne

• Microsoft Tech Community – aktywne forum użytkowników i specjalistów, gdzie można zadawać pytania i dzielić się doświadczeniami z migracji.
• Stack Overflow – źródło praktycznych rozwiązań technicznych i przykładów kodu związanych z Power Platform oraz SPFx.

Szkolenia online i materiały wideo

• Microsoft Virtual Training Days – cykliczne, bezpłatne webinaria prowadzone przez ekspertów Microsoft z zakresu Power Platform, automatyzacji procesów i integracji z SharePoint.
• Kanały YouTube Microsoft 365 – zawierają nagrania konferencji, poradniki i demonstracje nowych funkcji oraz migracji rozwiązań.

Narzędzia wspomagające analizę i planowanie migracji

• SharePoint Modernization Scanner – narzędzie udostępnione przez Microsoft do analizy klasycznych komponentów SharePoint i identyfikacji elementów wymagających modernizacji.
• Power Platform Admin Center – centrum zarządzania środowiskami Power Platform, umożliwiające kontrolę uprawnień, aplikacji i przepływów pracy.

Skorzystanie z powyższych zasobów znacząco zwiększa efektywność procesu migracji oraz pozwala uniknąć typowych błędów wynikających z nieznajomości nowoczesnych technologii i dobrych praktyk wdrożeniowych.

Co to jest SPSS i czy warto go używać? 12 stycznia 2025

Tworzenie przepływów Power Automate za pomocą Copilota – czy to już koniec ręcznego klikania? 01 stycznia 2025