PowerApps w połączeniu z SharePoint

Wprowadzenie do PowerApps i SharePoint

PowerApps i SharePoint to dwa narzędzia wchodzące w skład ekosystemu Microsoft 365, które umożliwiają tworzenie nowoczesnych, zautomatyzowanych rozwiązań biznesowych bez konieczności programowania.

PowerApps to platforma typu low-code, która pozwala na szybkie projektowanie aplikacji mobilnych i webowych, dostosowanych do indywidualnych potrzeb organizacji. Umożliwia tworzenie intuicyjnych interfejsów użytkownika, łączenie się z różnymi źródłami danych oraz wdrażanie aplikacji w środowisku Microsoft 365.

SharePoint natomiast to narzędzie służące do przechowywania, udostępniania i zarządzania informacjami w formie list, bibliotek dokumentów i witryn zespołowych. Umożliwia tworzenie struktur danych, które mogą być źródłem informacji dla aplikacji PowerApps.

W połączeniu, PowerApps i SharePoint umożliwiają tworzenie kompleksowych rozwiązań – od prostych formularzy po zaawansowane systemy obsługi procesów biznesowych – z wykorzystaniem danych przechowywanych centralnie i bezpiecznie w SharePoint.

Ich integracja pozwala na eliminację papierowych formularzy, przyspieszenie zbierania danych oraz zwiększenie efektywności pracy zespołowej w organizacji.

Dlaczego warto integrować PowerApps z SharePoint

Integracja PowerApps z SharePoint otwiera przed organizacjami szerokie możliwości w obszarze automatyzacji procesów biznesowych oraz tworzenia nowoczesnych aplikacji bez konieczności pisania kodu. Oba narzędzia są częścią ekosystemu Microsoft 365, co zapewnia ich płynną współpracę i ułatwia zarządzanie danymi oraz dostępem.

SharePoint pełni rolę elastycznego repozytorium danych – pozwala tworzyć listy, biblioteki dokumentów oraz struktury informacyjne, które można bezpiecznie udostępniać wewnątrz organizacji. Z kolei PowerApps służy do tworzenia interaktywnych aplikacji użytkowych, które działają na różnych urządzeniach i umożliwiają pracownikom realizację konkretnych zadań w przystępny i intuicyjny sposób.

Wielu uczestników szkoleń Cognity zgłaszało potrzebę pogłębienia tego tematu – odpowiadamy na tę potrzebę także na blogu.

Korzyści płynące z połączenia PowerApps i SharePoint obejmują:

• Szybsze tworzenie aplikacji – dzięki gotowym konektorom i intuicyjnemu interfejsowi PowerApps, możliwe jest budowanie aplikacji opartych na danych z SharePoint w krótkim czasie.
• Centralizacja danych – SharePoint jako źródło danych umożliwia przechowywanie informacji w jednym miejscu, co ułatwia ich późniejsze przetwarzanie i analizowanie.
• Lepsza współpraca – aplikacje PowerApps mogą być udostępniane zespołom lub całej organizacji, co zwiększa efektywność komunikacji i pozwala na bieżąco śledzić postęp prac.
• Automatyzacja procesów – integracja z usługą Power Automate pozwala dodatkowo wzbogacić aplikacje o reguły biznesowe i automatyczne przepływy pracy, które zwiększają produktywność.
• Bezpieczeństwo i kontrola – dzięki mechanizmom SharePoint, takim jak uprawnienia i wersjonowanie, dane pozostają bezpieczne, a administratorzy mają pełną kontrolę nad dostępem.

Połączenie PowerApps i SharePoint to sposób na budowanie nowoczesnych rozwiązań biznesowych, które są zarówno wydajne, jak i przyjazne dla użytkownika końcowego.

Przykładowy scenariusz: aplikacja do zgłaszania wniosków urlopowych

Jednym z najczęstszych zastosowań integracji PowerApps z SharePoint jest budowa dedykowanej aplikacji do obsługi procesów wewnętrznych, takich jak zgłaszanie i zarządzanie wnioskami urlopowymi. Dzięki połączeniu obu technologii możliwe jest stworzenie intuicyjnego interfejsu użytkownika, który umożliwia pracownikom szybkie wypełnienie wniosku, a przełożonym łatwe zatwierdzanie lub odrzucanie zgłoszeń.

W tym scenariuszu SharePoint pełni rolę centralnego repozytorium danych, przechowując informacje o zgłoszeniach, statusach oraz historii decyzji, podczas gdy PowerApps umożliwia tworzenie interaktywnej aplikacji dostępnej zarówno na komputerach, jak i urządzeniach mobilnych.

Typowy przepływ aplikacji wygląda następująco:

• Pracownik uruchamia aplikację PowerApps i wypełnia formularz wniosku urlopowego.
• Dane są przesyłane do listy SharePoint, gdzie rejestrowane są szczegóły wniosku (imię, nazwisko, daty urlopu, typ urlopu, komentarze).
• System automatycznie przypisuje status "Oczekujący", a przełożony otrzymuje powiadomienie (np. za pomocą Power Automate).
• Przełożony przegląda szczegóły zgłoszenia bezpośrednio w aplikacji lub w SharePoint i podejmuje decyzję.
• Ostateczna decyzja (zatwierdzenie/odrzucenie) zostaje zapisana w SharePoint i widoczna jest dla pracownika w aplikacji PowerApps.

Poniższa tabela przedstawia podstawowe komponenty wykorzystane w projekcie:

Ten prosty scenariusz pokazuje, jak poprzez integrację PowerApps i SharePoint można usprawnić rutynowe procesy biurowe, eliminując konieczność ręcznego przekazywania dokumentów czy utrzymywania arkuszy kalkulacyjnych. Jeśli chcesz nauczyć się tworzyć podobne aplikacje krok po kroku, zapoznaj się z Kursem Microsoft PowerApps podstawowy - tworzenie aplikacji, projektowanie i automatyzowanie procesów biznesowych.

Tworzenie listy SharePoint jako źródła danych

SharePoint oferuje elastyczny system list, który może posłużyć jako solidne zaplecze danych dla aplikacji tworzonych w PowerApps. Lista SharePoint to nic innego jak zestaw danych przechowywany w strukturze tabelarycznej, w której każdy wpis (element) stanowi osobny rekord, a kolumny definiują typy danych przechowywanych w rekordach (np. tekst, liczba, data).

Aby rozpocząć integrację PowerApps z SharePoint, pierwszym krokiem jest utworzenie odpowiedniej listy, która będzie pełniła funkcję źródła danych. Lista powinna odwzorowywać strukturę informacji, jaką przetwarzać będzie aplikacja. Przykładowo, jeśli aplikacja ma obsługiwać wnioski urlopowe, lista powinna zawierać kolumny takie jak:

• Imię i nazwisko – tekst jednoliniowy
• Data rozpoczęcia urlopu – data i godzina
• Data zakończenia urlopu – data i godzina
• Status wniosku – wybór (np. Oczekujący, Zatwierdzony, Odrzucony)
• Uwagi – tekst wieloliniowy

W porównaniu do klasycznego arkusza kalkulacyjnego (np. Excel), lista SharePoint oferuje lepszą kontrolę nad typami danych, uprawnieniami dostępu oraz integracją z innymi usługami Microsoft 365. Poniższa tabela przedstawia podstawowe różnice:

Tworząc listę SharePoint, warto zadbać o odpowiednie nazewnictwo kolumn (np. bez spacji), co ułatwia późniejsze korzystanie z nich w PowerApps i przepływach Power Automate. Przykład tworzenia listy można zrealizować z poziomu witryny SharePoint, wybierając Nowa lista, a następnie ręcznie definiując kolumny zgodnie z potrzebami aplikacji. W czasie szkoleń Cognity ten temat bardzo często budzi ożywione dyskusje między uczestnikami.

Projektowanie interfejsu użytkownika w PowerApps

Tworzenie czytelnego i funkcjonalnego interfejsu użytkownika to jeden z kluczowych etapów budowania aplikacji w PowerApps. Dzięki wizualnemu edytorowi PowerApps, użytkownicy mogą projektować interfejsy metodą "przeciągnij i upuść", co znacząco przyspiesza proces tworzenia aplikacji. W połączeniu z SharePoint jako źródłem danych, PowerApps umożliwia łatwe prezentowanie i edytowanie informacji w przyjaznej formie.

Podczas projektowania interfejsu należy wziąć pod uwagę kilka istotnych aspektów:

• Układ ekranu: PowerApps pozwala tworzyć wiele ekranów (screens), które można wykorzystać np. do przeglądania danych, dodawania nowych rekordów czy edycji istniejących wpisów.
• Kontrolki: Istnieje szeroka gama kontrolek, takich jak Label, TextInput, Dropdown, Gallery, Form czy Button, które umożliwiają interakcję z użytkownikiem.
• Personalizacja wyglądu: Każdy element interfejsu można dostosować pod kątem kolorów, czcionek, rozmieszczenia czy widoczności, wykorzystując właściwości kontrolek i wyrażenia w języku Power Fx.
• Responsywność: Choć PowerApps automatycznie dopasowuje aplikacje do różnych urządzeń, dobrym zwyczajem jest zaplanowanie układu tak, by był czytelny zarówno na desktopie, jak i smartfonie.

Poniższa tabela przedstawia porównanie dwóch kluczowych typów kontrolek używanych przy integracji z SharePoint:

Przykładowy fragment kodu właściwości Items dla kontrolki Gallery przedstawiającej dane z listy SharePoint:

Items = Filter('WnioskiUrlopowe', Status = "Oczekuje")

Prawidłowe zaprojektowanie interfejsu użytkownika nie tylko poprawia estetykę aplikacji, ale przede wszystkim wpływa na jej funkcjonalność i użyteczność. PowerApps oferuje w tym zakresie dużą elastyczność, pozwalając na tworzenie aplikacji dopasowanych do konkretnych procesów biznesowych i potrzeb użytkowników. Jeśli chcesz pogłębić swoją wiedzę w tym zakresie, sprawdź nasze szkolenie PowerApps średniozaawansowany.

Dodawanie logiki i przepływów pracy

Gdy aplikacja PowerApps połączona z SharePoint posiada już interfejs użytkownika oraz dane z listy SharePoint, kolejnym krokiem jest nadanie jej funkcjonalności poprzez dodanie logiki oraz zautomatyzowanych przepływów pracy. Dzięki temu możliwe jest obsłużenie takich procesów jak zatwierdzanie, wysyłanie powiadomień czy walidacja danych bez konieczności pisania zaawansowanego kodu.

Logika w PowerApps

Logika w PowerApps oparta jest głównie na wyrażeniach i funkcjach podobnych do formuł stosowanych w Excelu. Umożliwia to dynamiczne sterowanie zachowaniem aplikacji na podstawie danych wprowadzanych przez użytkownika czy interakcji z interfejsem.

Przykładowe zastosowania logiki to:

• Ukrywanie lub wyświetlanie elementów formularza w zależności od roli użytkownika,
• Automatyczne ustawianie wartości pól na podstawie innych danych,
• Weryfikacja poprawności danych przed wysłaniem formularza.

// Przykład ustawienia pola tylko do odczytu, jeśli wniosek został już zatwierdzony
DisplayMode = If(ThisItem.Status = "Zatwierdzony", DisplayMode.View, DisplayMode.Edit)

Przepływy pracy (Power Automate)

Power Automate (dawniej Microsoft Flow) to narzędzie do tworzenia przepływów pracy, które umożliwiają automatyzację procesów związanych z danymi w SharePoint i PowerApps. Przepływy mogą być wywoływane bezpośrednio z aplikacji lub działać w tle po spełnieniu określonych warunków.

Typowe zastosowania przepływów to:

• Wysyłanie wiadomości e-mail do przełożonego po złożeniu wniosku,
• Aktualizacja statusu rekordu w SharePoint po zatwierdzeniu,
• Tworzenie wpisów w innych systemach, np. Teams lub Outlook.

Porównanie: Logika PowerApps vs. Przepływy Power Automate

Umiejętne łączenie logiki PowerApps ze zautomatyzowanymi przepływami Power Automate pozwala stworzyć elastyczne, skalowalne i nowoczesne aplikacje, które realnie wspierają procesy biznesowe oparte o SharePoint.

Testowanie i publikacja aplikacji

Po zakończeniu projektowania aplikacji w PowerApps oraz skonfigurowaniu logiki działania, kluczowym etapem jest jej dokładne przetestowanie i odpowiednie opublikowanie. Testowanie pozwala upewnić się, że aplikacja działa zgodnie z założeniami, a wszystkie funkcje – takie jak przesyłanie danych do listy SharePoint – są realizowane poprawnie.

Podczas testowania warto zwrócić uwagę na:

• responsywność aplikacji na różnych urządzeniach (np. komputery, tablety, smartfony),
• poprawność działania przycisków i formularzy,
• obsługę błędów i nieprawidłowych danych wprowadzanych przez użytkownika,
• komunikację z listą SharePoint i poprawność zapisów danych.

PowerApps umożliwia testowanie aplikacji bezpośrednio w edytorze, ale zaleca się także testy w środowisku produkcyjnym z udziałem rzeczywistych użytkowników, aby zidentyfikować ewentualne niedociągnięcia i poprawić doświadczenie użytkownika.

Po pozytywnym zakończeniu testów aplikację można opublikować, udostępniając ją określonym użytkownikom lub grupom w organizacji. PowerApps pozwala zarządzać dostępem, określać role użytkowników oraz monitorować wykorzystanie aplikacji w czasie rzeczywistym. W razie potrzeby można również wprowadzać aktualizacje bez konieczności przerywania działania aplikacji.

Efektywne testowanie i dobrze zaplanowana publikacja mają kluczowe znaczenie dla sukcesu wdrażanej aplikacji i zapewnienia jej niezawodnego działania w codziennym użytkowaniu.

Podsumowanie i dalsze kroki

PowerApps i SharePoint to dwa potężne narzędzia w ekosystemie Microsoft 365, które doskonale się uzupełniają. PowerApps umożliwia szybkie tworzenie aplikacji biznesowych bez konieczności głębokiej wiedzy programistycznej, natomiast SharePoint stanowi solidne i elastyczne źródło danych oraz platformę współdzielenia informacji w organizacji.

W połączeniu, PowerApps i SharePoint pozwalają na:

• automatyzację procesów biznesowych, takich jak składanie wniosków, zatwierdzanie dokumentów czy zarządzanie zadaniami,
• tworzenie intuicyjnych interfejsów użytkownika do pracy z danymi zgromadzonymi na listach SharePoint,
• skrócenie czasu wdrażania aplikacji dzięki gotowym integracjom i prostemu modelowi wdrożeniowemu,
• dostosowanie rozwiązań do specyficznych potrzeb działów lub całych organizacji bez konieczności tworzenia niestandardowego oprogramowania od podstaw.

Rozpoczęcie pracy z tymi narzędziami daje możliwość usprawnienia codziennych zadań, zwiększenia przejrzystości procesów oraz podniesienia efektywności zespołów. W Cognity uczymy, jak skutecznie radzić sobie z podobnymi wyzwaniami – zarówno indywidualnie, jak i zespołowo.

Jak skutecznie planować projekt? Narzędzia, techniki i najczęstsze błędy 20 listopada 2025

Zwinne vs. klasyczne zarządzanie projektami – kiedy wybrać które podejście? 18 listopada 2025