Jak przygotować organizację na AI Act? 5 kroków dla biznesu

Wprowadzenie do AI Act i jego znaczenie dla firm

AI Act to pierwsze kompleksowe rozporządzenie Unii Europejskiej regulujące zastosowanie sztucznej inteligencji. Jego celem jest zapewnienie bezpiecznego i etycznego rozwoju oraz wykorzystywania systemów AI na rynku unijnym. Rozporządzenie wprowadza jednolite zasady dotyczące projektowania, wdrażania i monitorowania systemów opartych na sztucznej inteligencji — niezależnie od kraju członkowskiego czy wielkości organizacji.

Nowe przepisy mają kluczowe znaczenie dla firm korzystających z technologii AI, zarówno tych, które tworzą rozwiązania oparte na sztucznej inteligencji, jak i tych, które je wdrażają lub integrują w swojej działalności. Przedsiębiorstwa będą zobowiązane do identyfikacji zastosowań AI w swojej strukturze, oceny ryzyka z nimi związanego i dostosowania procesów wewnętrznych do nowych standardów regulacyjnych.

AI Act wprowadza podejście oparte na ocenie ryzyka, dzieląc systemy AI na cztery główne kategorie: niedozwolone, wysokiego ryzyka, ograniczonego ryzyka oraz minimalnego ryzyka. W zależności od klasyfikacji, firmy będą musiały spełnić określone wymagania dotyczące przejrzystości, nadzoru, zarządzania danymi czy dokumentacji.

W praktyce oznacza to konieczność wprowadzenia konkretnych procesów zarządczych, polityk zgodności oraz działań edukacyjnych w organizacji. Dostosowanie się do AI Act to nie tylko obowiązek prawny, ale również szansa na zwiększenie zaufania klientów, transparentność działania i długofalową konkurencyjność na rynku europejskim.

Krok 1: Przeprowadzenie audytu systemów AI w organizacji

Pierwszym krokiem na drodze do zapewnienia zgodności z AI Act jest dokładna inwentaryzacja i audyt wszystkich systemów wykorzystujących sztuczną inteligencję w organizacji. Celem tego etapu jest zrozumienie, gdzie i w jaki sposób AI jest wykorzystywana w działalności firmy, a także przygotowanie gruntu pod dalsze działania zgodnościowe. Temat tego artykułu pojawia się w niemal każdej sesji szkoleniowej Cognity – czasem w formie pytania, czasem w formie frustracji.

Audyt powinien objąć nie tylko systemy AI opracowane wewnętrznie, ale również rozwiązania dostarczane przez zewnętrznych dostawców, które są zintegrowane z procesami biznesowymi. Kluczowe jest określenie, które z tych systemów można uznać za „systemy sztucznej inteligencji” w rozumieniu AI Act, a które nie podlegają jego przepisom. Jednocześnie należy zwrócić uwagę na to, czy systemy te działają autonomicznie, wspomagają podejmowanie decyzji czy służą jedynie jako zaawansowane narzędzia analityczne.

Podczas audytu warto skupić się na następujących aspektach:

• Identyfikacja systemów AI: Sporządzenie listy wszystkich rozwiązań opartych na AI, zarówno wykorzystywanych operacyjnie, jak i będących w fazie rozwoju lub testów.
• Zakres zastosowania: Określenie, do jakich celów używane są systemy AI – np. rekrutacja, obsługa klienta, analiza danych, zarządzanie ryzykiem.
• Źródło technologii: Ustalenie, czy dane rozwiązanie zostało stworzone wewnętrznie, zakupione jako gotowy produkt, czy też pochodzi od zewnętrznego dostawcy usług.
• Dostępność dokumentacji: Sprawdzenie, czy posiadane są informacje o sposobie działania systemu, jego danych wejściowych, algorytmach i aktualizacjach.

Przeprowadzenie audytu pozwala firmie zbudować mapę wykorzystania AI, która będzie niezbędna w dalszych krokach – zwłaszcza przy ocenie ryzyka i wdrażaniu odpowiednich mechanizmów zgodności. Jest to również świetna okazja do zidentyfikowania „martwych punktów”, gdzie sztuczna inteligencja może być używana niesformalizowanie lub bez odpowiedniego nadzoru.

Krok 2: Klasyfikacja systemów AI według poziomu ryzyka

Klasyfikacja systemów AI według poziomu ryzyka to kluczowy element AI Act, który determinuje zakres obowiązków regulacyjnych nakładanych na organizacje. Legislatorzy unijni przyjęli podejście oparte na ryzyku, co oznacza, że obowiązki zależą od potencjalnego wpływu systemu AI na prawa podstawowe oraz bezpieczeństwo użytkowników i społeczeństwa.

AI Act wyróżnia cztery główne kategorie ryzyka:

Aby dokonać poprawnej klasyfikacji, organizacje powinny dokładnie przeanalizować sposób działania danego systemu, jego funkcje, kontekst stosowania oraz potencjalne skutki dla użytkowników końcowych. Właściwe przypisanie systemu do jednej z powyższych kategorii pozwoli określić zakres obowiązków, które będą omawiane w dalszych krokach przygotowania do zgodności z AI Act. W celu pogłębienia wiedzy i praktycznego przygotowania do wdrożenia przepisów, warto zapoznać się z Kursem AI Act w praktyce – compliance, ryzyka i obowiązki.

Krok 3: Wdrożenie mechanizmów zgodności z AI Act

Po zidentyfikowaniu i sklasyfikowaniu systemów AI w organizacji, kolejnym krokiem jest wdrożenie odpowiednich mechanizmów zgodności z wymogami AI Act. Celem tego etapu jest zapewnienie, że wszystkie systemy sztucznej inteligencji – szczególnie te zaklasyfikowane jako wysokiego ryzyka – działają zgodnie z obowiązującymi standardami prawnymi i etycznymi.

AI Act nakłada szereg obowiązków, które zależą od poziomu ryzyka danego systemu. W przypadku systemów wysokiego ryzyka konieczne jest wdrożenie kompleksowych ram zgodności obejmujących m.in. zarządzanie danymi, przejrzystość, dokumentację techniczną oraz nadzór ludzki.

W praktyce organizacje powinny opracować i wdrożyć wewnętrzne polityki zgodności. Może to oznaczać stworzenie zespołu ds. etyki AI, wdrożenie procedur testowania algorytmów przed wprowadzeniem na rynek czy zastosowanie narzędzi do monitoringu działania modeli w czasie rzeczywistym. W Cognity mamy doświadczenie w pracy z zespołami, które wdrażają to rozwiązanie – dzielimy się tym także w artykule.

Poniżej przykład uproszczonej struktury kodu służącego do rejestrowania interwencji człowieka w podejmowaniu decyzji przez system AI:

def decision_with_human_review(ai_output):
    print("Wynik AI:", ai_output)
    user_input = input("Czy zaakceptować wynik AI? (tak/nie): ")
    if user_input.lower() == "tak":
        return ai_output
    else:
        return "Decyzja odrzucona przez człowieka"

Wdrożenie tych mechanizmów nie tylko minimalizuje ryzyko prawne, lecz także wspiera zaufanie klientów i partnerów do stosowanych technologii AI. Organizacje, które już teraz zaczną dostosowywać swoje praktyki, zyskają przewagę konkurencyjną w dobie nadchodzących regulacji.

Krok 4: Szkolenia dla pracowników i budowanie świadomości

Jednym z kluczowych filarów skutecznego wdrożenia regulacji AI Act w organizacji jest odpowiednie przygotowanie pracowników – zarówno tych, którzy bezpośrednio pracują z systemami opartymi na sztucznej inteligencji, jak i osób nadzorujących, zarządzających i wspierających projekty wykorzystujące AI.

AI Act nakłada konkretne obowiązki na podmioty wykorzystujące systemy AI, w tym wymogi dotyczące przejrzystości, bezpieczeństwa i odpowiedzialności. Aby firma mogła spełnić te wymagania, konieczne jest zbudowanie odpowiedniego poziomu świadomości wśród pracowników oraz zapewnienie im wiedzy pozwalającej prawidłowo identyfikować ryzyka i postępować zgodnie z nowym prawem. W tym celu warto rozważyć udział w dedykowanych kursach, takich jak Kurs Compliance i bezpieczeństwo danych w organizacji.

Dlaczego szkolenia są niezbędne?

• Compliance: Pracownicy muszą być świadomi nowych obowiązków, np. dokumentacyjnych, audytowych i etycznych.
• Bezpieczeństwo: Niewłaściwe użycie systemu AI może prowadzić do poważnych konsekwencji prawnych i reputacyjnych.
• Efektywność: Zrozumienie zasad działania i ograniczeń AI pozwala lepiej wykorzystać jej potencjał w codziennej pracy.

Grupy docelowe i zakres szkoleń

Nie wszystkie szkolenia muszą mieć ten sam zakres – warto je dostosować do roli i poziomu zaangażowania danej grupy w pracę z AI. Poniższa tabela przedstawia przykładowy podział:

Formy szkoleń i budowania świadomości

• Szkolenia stacjonarne i online: interaktywne sesje z ekspertami w dziedzinie prawa i technologii AI.
• E-learning i webinary: elastyczne formy edukacyjne dostępne dla wszystkich pracowników.
• Warsztaty praktyczne: analiza konkretnych przypadków użycia AI w firmie i ocena ich zgodności z AI Act.
• Kampanie informacyjne: plakaty, newslettery, quizy edukacyjne – wspierające utrwalenie wiedzy.

Regularne szkolenia i działania edukacyjne nie tylko pomagają spełnić wymogi regulacyjne, ale również budują kulturę odpowiedzialnego i świadomego korzystania z technologii sztucznej inteligencji w całej organizacji. Sprawdź również Kurs Compliance i bezpieczeństwo danych w organizacji, który może być wartościowym wsparciem w tym procesie.

Krok 5: Przygotowanie i zarządzanie dokumentacją

Jednym z kluczowych wymogów AI Act jest prowadzenie rzetelnej i aktualnej dokumentacji dla systemów sztucznej inteligencji. To nie tylko formalność, ale fundament zapewniający transparentność, możliwość audytu i dowodzenie zgodności z rozporządzeniem. Dokumentacja powinna być dostosowana do poziomu ryzyka danego systemu AI oraz jego zastosowania w praktyce biznesowej.

Przygotowanie dokumentacji warto podzielić na kilka głównych obszarów:

• Dokumentacja techniczna – opisuje architekturę systemu, źródła danych, sposoby trenowania modeli, zastosowane algorytmy oraz mechanizmy bezpieczeństwa i nadzoru.
• Dokumentacja procesowa – zawiera procedury wdrażania, zarządzania cyklem życia AI, aktualizacji systemu i reagowania na incydenty.
• Dokumentacja zgodności – obejmuje deklaracje zgodności, oceny ryzyka, raporty z testów zgodności oraz wyniki monitorowania systemów wysokiego ryzyka.

Dla lepszego zobrazowania, poniżej znajduje się uproszczona tabela porównawcza typów dokumentacji:

Warto pamiętać, że dokumentacja powinna być tworzona w sposób uporządkowany i łatwy do aktualizacji. W praktyce oznacza to konieczność wdrożenia jasnych zasad zarządzania wersjami dokumentów i przypisania odpowiedzialności za ich tworzenie i aktualizację.

Dodatkowo, dla systemów wysokiego ryzyka, AI Act wymaga, aby dokumentacja była dostępna dla organów nadzorczych i przechowywana przez określony czas. Dlatego firmy powinny rozważyć wykorzystanie dedykowanych narzędzi do zarządzania dokumentacją zgodności (compliance documentation tools).

Odpowiednie przygotowanie dokumentacji to nie tylko kwestia przestrzegania przepisów – to także element budowania zaufania użytkowników, partnerów i regulatorów wobec rozwiązań opartych na AI.

Najczęstsze wyzwania i dobre praktyki

Wdrażanie wymogów AI Act to złożone przedsięwzięcie, które stawia przed firmami szereg wyzwań organizacyjnych, technicznych i prawnych. Poniżej przedstawiamy najczęstsze trudności, z którymi mierzą się przedsiębiorstwa, oraz sprawdzone praktyki, które mogą pomóc w skutecznym przygotowaniu organizacji.

Najczęstsze wyzwania

• Brak pełnej inwentaryzacji systemów AI – wiele organizacji nie posiada dokładnej wiedzy o tym, które technologie wykorzystywane w firmie kwalifikują się jako systemy AI według definicji AI Act.
• Trudności w klasyfikacji ryzyka – ocena poziomu ryzyka zgodnie z AI Act wymaga zarówno wiedzy technicznej, jak i zrozumienia kontekstu biznesowego, co często przekracza kompetencje jednej osoby lub działu.
• Niedostateczna koordynacja między działami – brak współpracy między zespołami IT, prawnym, compliance i biznesowymi może prowadzić do niespójnych działań i opóźnień w wdrażaniu zmian.
• Braki kompetencyjne – wiele zespołów nie posiada jeszcze wystarczającej wiedzy na temat przepisów AI Act oraz ich praktycznej interpretacji.
• Obawy przed kosztami i wpływem na innowacyjność – firmy obawiają się, że dostosowanie się do regulacji może ograniczyć elastyczność eksperymentowania z AI.

Dobre praktyki

• Wczesne zaangażowanie interdyscyplinarnego zespołu – stworzenie grupy roboczej z udziałem przedstawicieli IT, prawników, compliance i działu operacyjnego umożliwia lepsze zrozumienie wymogów oraz szybsze podejmowanie decyzji.
• Regularne szkolenia i aktualizacja wiedzy – utrzymywanie wysokiej świadomości regulacyjnej wśród kluczowych pracowników pozwala uniknąć błędów interpretacyjnych i zwiększa gotowość zespołu do działania.
• Stopniowe wdrażanie zmian – podejście iteracyjne pozwala organizacji testować nowe procedury i narzędzia w wybranych obszarach, zanim zostaną wdrożone na szeroką skalę.
• Współpraca z ekspertami zewnętrznymi – korzystanie z usług doradców specjalizujących się w regulacjach AI może przyspieszyć proces zgodności i ograniczyć ryzyko błędów.
• Transparentność i dokumentacja decyzji – prowadzenie dokładnej dokumentacji procesów decyzyjnych związanych z AI wzmacnia zaufanie i ułatwia ewentualne kontrole.

Choć implementacja AI Act może wydawać się skomplikowana, dobrze zaplanowane działania i świadoma strategia pozwalają nie tylko zminimalizować ryzyka regulacyjne, ale także budować przewagę konkurencyjną w oparciu o odpowiedzialne wykorzystanie sztucznej inteligencji.

Podsumowanie i dalsze kroki dla organizacji

AI Act to przełomowa regulacja, która wprowadza nowe obowiązki dla firm rozwijających, wdrażających lub wykorzystujących systemy sztucznej inteligencji na rynku Unii Europejskiej. Jego celem jest zwiększenie przejrzystości, bezpieczeństwa i odpowiedzialności w obszarze AI, a także ochrona podstawowych praw obywateli.

Dla organizacji oznacza to konieczność świadomego podejścia do wykorzystania technologii AI oraz dostosowania procesów wewnętrznych do nowych wymogów prawnych. Kluczowe działania obejmują m.in. identyfikację i klasyfikację systemów AI, ocenę poziomu ryzyka, wdrożenie odpowiednich środków zgodności, przygotowanie dokumentacji oraz zadbanie o edukację pracowników.

AI Act nie dotyczy wyłącznie działów technologicznych – wpływa on na całą strukturę przedsiębiorstwa, od strategii zarządczej po procesy operacyjne. Dlatego organizacje powinny traktować jego wdrożenie nie tylko jako obowiązek regulacyjny, ale także jako szansę na budowę zaufania, zwiększenie jakości usług i zrównoważony rozwój oparty na odpowiedzialnym wykorzystaniu AI.

Przygotowanie do AI Act powinno rozpocząć się jak najwcześniej. Firmy, które podejdą do tego procesu proaktywnie i strategicznie, zyskają przewagę konkurencyjną oraz zminimalizują ryzyko regulacyjne. Kluczowe znaczenie ma tu kompleksowe podejście, zaangażowanie kadry zarządzającej oraz współpraca między działami. W Cognity uczymy, jak skutecznie radzić sobie z podobnymi wyzwaniami – zarówno indywidualnie, jak i zespołowo.

Jak wykorzystać agenta AI w marketingu, obsłudze klienta i sprzedaży? 03 lipca 2025

Tworzenie prostych agentów AI – poradnik krok po kroku z przykładami 01 lipca 2025