Automatyzacja SharePointa

Wprowadzenie do automatyzacji w SharePoint

SharePoint to platforma Microsoftu, która od lat wspiera organizacje w zarządzaniu dokumentami, współpracą zespołową oraz przechowywaniem danych. Wraz z rozwojem technologii i potrzebą efektywniejszego działania, coraz większą rolę zaczęła odgrywać automatyzacja procesów biznesowych opartych na SharePoint.

Automatyzacja w SharePoint pozwala na usprawnienie codziennych czynności, eliminowanie błędów ludzkich oraz skrócenie czasu realizacji zadań. Dzięki zastosowaniu narzędzi takich jak Power Automate, użytkownicy mogą tworzyć przepływy pracy (workflows), które realizują określone zadania bez konieczności ręcznej interwencji.

Typowe zastosowania automatyzacji obejmują między innymi obsługę wniosków, zatwierdzanie dokumentów, zarządzanie terminami czy generowanie powiadomień. Automatyczne procesy w SharePoint mogą być dostosowane zarówno do prostych scenariuszy, jak i bardziej złożonych sekwencji operacji rozciągających się na wiele działów lub systemów zewnętrznych.

Zaletą automatyzacji w środowisku SharePoint jest możliwość tworzenia rozwiązań bez konieczności zaawansowanego programowania, co otwiera drogę do szerokiego zastosowania także wśród użytkowników nietechnicznych. Dzięki temu organizacje mogą szybko reagować na zmieniające się potrzeby, jednocześnie podnosząc jakość i spójność realizowanych procesów.

Integracja SharePoint z Power Automate

Power Automate, dawniej znany jako Microsoft Flow, to narzędzie umożliwiające tworzenie zautomatyzowanych przepływów pracy pomiędzy aplikacjami i usługami. Jego integracja z SharePoint pozwala na znaczące usprawnienie codziennych procesów biznesowych, eliminację ręcznych zadań oraz zwiększenie efektywności operacyjnej.

Integracja SharePoint z Power Automate opiera się na możliwości reagowania na różne zdarzenia w ramach bibliotek dokumentów i list SharePointa. Przepływy pracy mogą być uruchamiane automatycznie, ręcznie lub według harmonogramu, co daje dużą elastyczność w dostosowywaniu rozwiązań do potrzeb organizacji.

Podczas szkoleń Cognity ten temat wraca regularnie – dlatego zdecydowaliśmy się go omówić również tutaj.

Do najczęstszych zastosowań tej integracji należą:

• Automatyczne tworzenie zadań lub rekordów w odpowiedzi na nowe elementy w SharePoint.
• Wysyłanie powiadomień e-mail po dodaniu lub zmianie dokumentów.
• Tworzenie przepływów zatwierdzających dokumenty lub wnioski.
• Kopiowanie lub przenoszenie plików pomiędzy różnymi lokalizacjami SharePointa lub innych usług.

Dzięki łatwemu w użyciu interfejsowi Power Automate, użytkownicy biznesowi, a nie tylko programiści, mogą projektować i wdrażać własne automatyzacje, co czyni to narzędzie szczególnie atrakcyjnym w środowiskach opartych na Microsoft 365.

Typowe procesy do automatyzacji w SharePoint

Automatyzacja w SharePoint pozwala znacząco usprawnić codzienne operacje wykonywane w ramach pracy zespołowej i zarządzania dokumentami. Dzięki integracji z narzędziami takimi jak Power Automate, użytkownicy mogą tworzyć przepływy pracy (workflows), które eliminują potrzebę ręcznego wykonywania powtarzalnych zadań. Poniżej przedstawiamy najczęściej automatyzowane procesy w środowisku SharePoint:

• Zatwierdzanie dokumentów – umożliwia automatyczne wysyłanie dokumentów do odpowiednich osób lub działów w celu zatwierdzenia, skracając czas obiegu informacji.
• Powiadamianie i alerty – system może automatycznie informować użytkowników o nowych dokumentach, zmianach w plikach lub zbliżających się terminach.
• Aktualizacja metadanych – automatyczne uzupełnianie pól w bibliotekach dokumentów na podstawie określonych kryteriów lub danych wejściowych.
• Tworzenie i zarządzanie zadaniami – automatyczne przypisywanie zadań do członków zespołu po przesłaniu formularza lub utworzeniu nowego rekordu na liście SharePoint.
• Archiwizacja danych – przenoszenie nieaktywnych dokumentów do archiwum po określonym czasie lub spełnieniu konkretnych warunków.
• Rejestracja zgłoszeń i formularzy – automatyczne zapisywanie danych z formularzy do listy SharePoint oraz rozpoczęcie odpowiedniego przepływu pracy w zależności od ich zawartości.

Poniższa tabela przedstawia zestawienie głównych typów procesów i potencjalne korzyści wynikające z ich automatyzacji:

Automatyzacja tych procesów wpływa pozytywnie na organizację pracy, minimalizując błędy oraz przyspieszając wykonywanie codziennych działań administracyjnych. Aby lepiej poznać możliwości Power Automate i nauczyć się samodzielnie tworzyć automatyzacje, warto zapoznać się z Kursem Microsoft Power Automate (kurs Flow) podstawowym – automatyzacja procesów i zadań.

Automatyzacja zatwierdzania dokumentów

W środowisku SharePoint jednym z najczęstszych scenariuszy automatyzacji jest proces zatwierdzania dokumentów. Umożliwia on organizacjom standaryzację obiegu dokumentów, skrócenie czasu akceptacji oraz zmniejszenie ryzyka błędów wynikających z ręcznego zarządzania plikami.

Automatyzacja zatwierdzania dokumentów polega na utworzeniu przepływu pracy (workflow), który automatycznie kieruje dokumenty do odpowiednich osób w celu ich przeglądu lub zatwierdzenia. Proces ten może być wyzwalany na przykład przez dodanie nowego pliku do biblioteki dokumentów lub zmianę jego stanu.

W zależności od potrzeb organizacji, można wdrożyć różne typy przepływów zatwierdzających:

• Prosty przepływ jednopoziomowy – dokument trafia do jednego zatwierdzającego, który akceptuje lub odrzuca dokument.
• Wielopoziomowy przepływ zatwierdzania – dokument przechodzi przez kilka etapów akceptacji, np. najpierw przez bezpośredniego przełożonego, a następnie dział prawny.
• Warunkowy przepływ zatwierdzania – decyzja o tym, kto ma zatwierdzić dokument, zależy od jego właściwości, np. typu dokumentu, wartości kontraktu lub działu.

Poniższa tabela przedstawia porównanie podstawowych typów przepływów zatwierdzania:

Automatyzacja zatwierdzania dokumentów może być realizowana za pomocą gotowych szablonów lub niestandardowych przepływów tworzonych w narzędziach takich jak Power Automate. Przykładowy fragment przepływu może wyglądać następująco:

{
  "trigger": "When a file is created in a folder",
  "condition": "If Document Type = 'Umowa'",
  "actions": [
    {
      "sendApproval": {
        "to": "Dział prawny",
        "onApproval": "Zapisz jako 'Zatwierdzony'",
        "onReject": "Wyślij komentarz do autora"
      }
    }
  ]
}

Dzięki takim rozwiązaniom, organizacje mogą nie tylko skrócić czas obiegu dokumentów, ale również zwiększyć przejrzystość i kontrolę nad całym procesem.

Powiadomienia i alerty w zautomatyzowanych przepływach pracy

Jednym z kluczowych elementów automatyzacji w SharePoint jest możliwość konfigurowania powiadomień i alertów, które informują użytkowników o ważnych zdarzeniach lub wymaganych działaniach w przepływach pracy. Dzięki wykorzystaniu platform takich jak Power Automate, możliwe jest tworzenie reguł reagujących na zmiany w dokumentach, listach lub bibliotekach SharePointa.

Powiadomienia i alerty różnią się pod względem celu i sposobu działania:

Powiadomienia mogą być dostarczane na różne sposoby – najczęściej za pomocą:

• wiadomości e-mail,
• wiadomości Teams,
• notyfikacji push na urządzeniach mobilnych,
• wpisów na listach SharePoint lub Teams.

W zautomatyzowanych przepływach pracy można również ustawić warunki logiczne, które decydują o tym, czy i kiedy konkretne powiadomienie ma zostać wysłane. Przykładowo, poniższy fragment pseudokodu ilustruje prosty warunek dla wysłania alertu:

if (DaysSinceSubmission > 5 && DocumentApprovalStatus == 'Pending') {
    SendAlertTo('Manager');
}

Dzięki odpowiedniemu zarządzaniu tymi mechanizmami SharePoint może stać się aktywnym uczestnikiem procesów biznesowych, przypominając o terminach, eskalując problemy i wspierając komunikację wewnętrzną organizacji. Aby jeszcze lepiej wykorzystać te możliwości, warto zapoznać się z Kursem Microsoft Power Automate zaawansowany - automatyzacja i synchronizacja przepływów, który kompleksowo omawia zaawansowane techniki pracy z Power Automate.

Zarządzanie harmonogramami i terminami

Automatyzacja procesów w SharePoint pozwala nie tylko na oszczędność czasu, ale także ułatwia zarządzanie harmonogramami i terminami realizacji zadań. Dzięki integracji z wbudowanymi funkcjami kalendarza oraz narzędziami przepływów pracy, możliwe jest dynamiczne śledzenie postępów i synchronizacja terminów zadań w czasie rzeczywistym.

Podstawowe zastosowania automatyzacji w zakresie zarządzania terminami obejmują:

• Automatyczne przypomnienia o zbliżających się terminach wykonania zadań lub przeglądu dokumentów.
• Tworzenie zadań w listach SharePoint z określoną datą rozpoczęcia i zakończenia.
• Synchronizacja wydarzeń z kalendarzami Outlooka lub Teams.
• Wysyłanie cyklicznych powiadomień o zadaniach powtarzających się (np. raz w miesiącu).

W zależności od potrzeb organizacyjnych, można wykorzystać różne podejścia do automatyzacji terminów. Poniższa tabela prezentuje porównanie dwóch najczęściej stosowanych rozwiązań:

Przykładowy fragment przepływu Power Automate, który wysyła przypomnienie dzień przed upływem terminu zadania w SharePoint:

{
  "trigger": {
    "type": "Recurrence",
    "interval": 1,
    "frequency": "Day"
  },
  "actions": [
    {
      "type": "Get items",
      "siteUrl": "https://contoso.sharepoint.com/sites/projekty",
      "listName": "Zadania",
      "filter": "DataZakonczenia eq 'Dzisiaj + 1'"
    },
    {
      "type": "Send email",
      "to": "@item.Uzytkownik",
      "subject": "Przypomnienie: Zadanie do wykonania jutro",
      "body": "Twoje zadanie '@item.Tytul' ma termin zakończenia jutro."
    }
  ]
}

Takie podejście może znacząco zmniejszyć liczbę opóźnień, poprawiając efektywność pracy zespołowej i zarządzanie czasem w środowisku SharePoint.

Przykłady zastosowania automatyzacji w praktyce

Automatyzacja procesów w SharePoint znajduje szerokie zastosowanie w codziennym funkcjonowaniu firm i organizacji. Pozwala na usprawnienie powtarzalnych zadań, zwiększenie efektywności pracy oraz minimalizację ryzyka błędów ludzkich. Poniżej przedstawiono kilka praktycznych przykładów wykorzystania automatyzacji w SharePoint:

• Zarządzanie wnioskami urlopowymi: Automatyczny przepływ pracy umożliwia pracownikom składanie wniosków urlopowych przez formularz w SharePoint, a następnie przekazuje je do odpowiednich osób zatwierdzających i zapisuje decyzję w jednym miejscu.
• Tworzenie i archiwizacja dokumentów: System może samodzielnie generować szablon dokumentu, uzupełniać go danymi z formularza i przesyłać do zatwierdzenia, a po zakończeniu procesu przenosić dokument do odpowiedniej biblioteki archiwalnej.
• Zgłoszenia serwisowe i IT: Pracownicy mogą zgłaszać problemy techniczne poprzez SharePoint, a automatyczne reguły przyporządkowują zgłoszenie do odpowiedniego działu i monitorują status jego realizacji.
• Onboarding nowych pracowników: Automatyzacja wspiera proces wdrażania nowych osób poprzez generowanie list kontrolnych, przypisywanie zadań do działów HR, IT oraz przełożonych oraz dostarczanie niezbędnych dokumentów.
• Publikacja aktualności firmowych: Treści przygotowane przez dział komunikacji mogą być automatycznie kierowane do zatwierdzenia i publikowane na intranecie zgodnie z ustalonym harmonogramem.

Wykorzystanie automatyzacji w SharePoint znacząco ogranicza nakład pracy administracyjnej i pozwala zespołom skupić się na zadaniach wymagających kreatywności oraz decyzji strategicznych.

Podsumowanie i najlepsze praktyki

Automatyzacja w środowisku SharePoint to skuteczny sposób na zwiększenie efektywności operacyjnej oraz ograniczenie błędów wynikających z ręcznego przetwarzania danych. Dzięki odpowiedniemu wykorzystaniu dostępnych narzędzi, takich jak Power Automate, możliwe jest zautomatyzowanie wielu codziennych zadań, co przekłada się na oszczędność czasu i lepszą kontrolę nad przepływem informacji.

Aby w pełni wykorzystać potencjał automatyzacji, warto kierować się kilkoma sprawdzonymi zasadami:

• Analiza potrzeb biznesowych: Zidentyfikuj procesy, które są powtarzalne i czasochłonne, a następnie rozważ ich automatyzację.
• Projektowanie z myślą o elastyczności: Twórz przepływy pracy w taki sposób, aby można je było łatwo dostosować do zmieniających się potrzeb organizacji.
• Bezpieczeństwo i uprawnienia: Upewnij się, że automatyzowane procesy respektują struktury dostępu i nie naruszają polityk bezpieczeństwa danych.
• Testowanie i monitorowanie: Przed wdrożeniem automatyzacji na szeroką skalę, dokładnie przetestuj działanie przepływów w warunkach rzeczywistych i wprowadź mechanizmy monitorujące ich pracę.
• Utrzymanie i dokumentacja: Prowadź dokumentację stworzonych automatyzacji oraz regularnie je aktualizuj, aby zapewnić ich długoterminową skuteczność i zrozumiałość dla innych członków zespołu.

Stosując powyższe praktyki, każda organizacja może skutecznie wdrożyć rozwiązania automatyzujące procesy w SharePoint, przyczyniając się tym samym do wzrostu produktywności i przejrzystości działań wewnętrznych. Na zakończenie – w Cognity wierzymy, że wiedza najlepiej działa wtedy, gdy jest osadzona w codziennej pracy. Dlatego szkolimy praktycznie.

Zwinne vs. klasyczne zarządzanie projektami – kiedy wybrać które podejście? 18 listopada 2025

Jak automatyzować codzienną pracę konsultanta z AI – 20 praktycznych przykładów (e-maile, analizy, badania, slajdy, briefy) 16 listopada 2025