MS Excel: tworzenie baz danych – wprowadzenie

Aby stworzyć prostą bazę danych wystarczy nam dostęp do programu MS Excel. Jest on najprostszym i najczęściej używanemu programem do przygotowania baz danych. Pojęcie bazy danych rozumiane jest, jako narzędzie, które służy do przechowywania, organizowania, przeglądania, wyszukiwania i sortowania informacji i danych. Nawet prosty zestaw zgromadzonych danych takich jak imię i nazwisko, adres, numer telefonu – możemy nazwać bazą danych.

Tworzenie baz danych w MS Excel

Tworzenie bazy danych rozpoczyna się od projektowania. Na początku warto zastanowić się, jakie dane chcemy przechowywać w naszej bazie danych.

Pamiętajmy, że w Polsce tworzone przez nas bazy danych są chronione prawem własności intelektualnej – zgodnie z Ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych z 4 lutego 1994 oraz Ustawy o ochronie baz danych z dnia 27 lipca 2001 r. Natomiast dane osobowe w nich zgormadzone podlegają ochronie danych osobowych i należy ich podsiadanie zgłosić do Generalnego Inspektoratu Ochrony Danych Osobowych.

Na potrzeby artykułu załóżmy, że chcemy stworzyć bazę, w której będziemy przechowywać dane o pracownikach firmy Y. Gromadzone dane to: jak imię, nazwisko, kod pocztowy, miejsce zamieszkania, telefon kontaktowy (Rysunek 1).

Rysunek 1 

Jak widzimy dane te możemy rozłożyć w arkuszu Excel na wiele kolumn – każda z nich będzie gromadzić jedną formę danych. Takie rozdzielenie poszczególnych danych umożliwia nam sprawną obsługę bazy oraz skuteczne filtrowanie zgromadzonych w bazie informacji. Tabela, która zostanie stworzona musi posiadać nazwy w pierwszym wierszu – aby została potraktowana jako baza danych.

Sprawdź jak filtrować dane MS Excel

Kolejnym krokiem jest określenie typu pól i charakteru, jakie będę miały dane wpisywane do bazy. To pomoże w zachowaniu porządku podczas wprowadzania nowych danych.

Automatyczne wypełnienie serią danych w MS Excel

W pierwszym polu ustawiamy liczby porządkowe – możemy to zrobić za pomocą automatycznego numerowania lub wypełnienia serią (Rysunek 2).

Rysunek 2

Aby automatycznie wypełnić komórki serią liczb porządkowych klikamy w dowolne pole zaznaczonego obszaru podobnie jak na rysunku 3.

Rysunek 3

Następnie z Menu wybieramy polecenie Formatuj Komórki (Rysunek 4).

Rysunek 4

Po wybraniu tego polecania pokaże się nam kolejne pole, w którym musimy określić typ formatowania – aby ustawić liczby rzeczywiste, porządkowe w oknie Kategoria zaznaczamy Liczbowe. Dodatkowo ustawiamy zerowe miejsce liczb dziesiętnych i zatwierdzamy przyciskiem OK (Rysunek 5).

Rysunek 5  

MS Excel – formatowanie komórek

Pola, które zawierają tekst również poddajemy formatowaniu; ścieżka postepowania jest podobna jak powyżej – tylko w oknie Kategoria zamiast Liczbowe wybieram typ pola o nazwie Tekstowe (Rysunek 6).

Rysunek 6

Wyświetlanie liczb jako kodów pocztowych w MS Excel

Z racji tego, ze nasza baza będzie zawierać również kody pocztowe musimy zastosować specjalny format wyświetlania liczb, jako kodów pocztowych. Aby ustawić taki format po wybraniu opcji Formatowanie komórki zaznaczamy w oknie kategorii Niestandardowe – tak jak na rysunku 7.

Po wybraniu tych poleceń w przypadku wprowadzenia do określnej komórki liczby 00593 zostaną one automatycznie przedzielone dywizem.

Rysunek 7

MS Excel – wiersz nagłówkowy w tabeli

Gdy już przygotowaliśmy odpowiednie kolumny bazy danych musimy określić, który wiersz będzie wierszem nagłówkowym.

Wierszem nagłówkowym nazywamy pierwszy wiersz stworzonej tabeli, w naszym przypadku będą to wiersze, które zawierają nazwy: imię, nazwisko, kod pocztowy, miejsce zamieszkania, telefon kontaktowy (Rysunek 8).

Aby ustawić wiersz nagłówkowy z Układ strony wybieramy następujące polecenia -> Nagłówki -> Wyświetl.

Rysunek 8 

Formatowanie tabeli w MS Excel

Kolejnym naszym krokiem powinno być sformatowanie tabeli, w której stworzona została baza danych. W tym celu z Menu głównego wybieramy Narzędzia Główne klikając w nich na ikonę Formatuj, jako tabelę (Rysunek 9).

Rysunek 9

Pokaże się nam wtedy okno, w którym ustalamy, jaki zakres mają obejmować dane, zaznaczamy również opcję Moja tabela ma nagłówki (Rysunek 10).

Rysunek 10

Po naciśnięciu OK. ukaże się nam wybrany styl graficzny naszej tabeli (Rysunek 11).

Rysunek 11

Wprowadzanie danych do tabeli Excel

W naszej przykładowej bazie danych mamy już wprowadzone informacje, które chcemy zgromadzić, poniżej przedstawimy jednak jak je wprowadzić krok po kroku przy użyciu formularza. Aby móc uruchomić formularz musimy najpierw dodać go na pasku szybkiego uruchamiania (Rysunek 12).

Rysunek 12

 
W tym celu po naciśnięciu Więcej poleceń w oknie Opcje programu Excel wybieramy Wszystkie polecenia a następnie z zakresu poniżej zakładkę Formularz – tak jak na poniższym rysunku (Rysunek 13).

Rysunek 13

Po kliknięciu polecenia Dodaj wybrana przez nas komenda pojawi się po lewej stronie, klikając OK zaakceptujemy dodanie Formularza do Pasku szybkiego dostępu.

Wprowadzanie danych Excel – formularz

Wykonując powyższe komendy formularz pojawi się na naszym pasku szybkiego dostępu, będzie to wyglądać tak jak na poniższym rysunku. Okno formularza na Pasku szybkiego uruchamiania (Rysunek 14).

Rysunek 14

Aby uruchomić formularz musimy zaznaczyć komórki tabeli, a następnie nacisnąć jego ikonę (Rysunek 15).

Rysunek 15

Formularze sprawdzą się zwłaszcza w przypadku złożonych baz danych, z dużą liczbą pól. Działania na formularzu daje możliwość wygodnego przeglądu wartości pól wybranego rekordu, a zarazem przeciwdziałają omyłkowej edycji wartości zależnych.

Filtrowanie danych w Excelu

Mając przygotowaną tabelę danych możemy zacząć wyszukiwać i filtrować dane w naszej bazie danych. Filtrować i wyszukiwać dane w tabelach MS Excel możemy na kilka sposobów, oto najpopularniejsze z nich.

Jedną z metod wyszukiwania jest użycie skrótu klawiaturowego CTRL+F.

Rysunek 16

Kolejnym sposobem na filtrowanie jest wybór wcześniej ustawionych filtrów, dzięki temu klikając strzałkę (Rysunek 17) możemy wyszukiwać dane np. nazwiska pracowników umieszczonych w bazie.

Rysunek 17

 
Po kliknięciu OK pokażą nam się tylko te wiersze, które spełniają nasze kryterium, pole według którego filtrujemy jest oznaczone za pomocą lejka (Rysunek 18).

Rysunek 18

Następnym sposobem, który możemy zastosować filtrując dane w Excelu jest sortowanie za pomocą uporządkowania od A do Z lub odwrotnie (Rysunek 19).

Rysunek 19

 
Pole, według którego, będzie sortowana baza jest oznaczone ikoną widoczną na obrazku (Rysunek 20).

Rysunek 20

 
Warto pamiętać, że stworzoną bazę możemy filtrować jednocześnie według kilku wierszy, aby to zrobić musimy nacisnąć strzałkę znajdująca się przy dowolnej kolumnie, następnie z Menu wybrać Sortuj według kolorów oraz opcję oznaczona, jako Sortowanie niestandardowe (Rysunek 21).

Rysunek 21

Wyświetli się okno, w którym mamy możliwość określić opcję, według której chcemy posortować bazę np. kodu pocztowego lub miejsca zamieszkania oraz sposób, w jaki możemy to uczynić (Rysunek 22).

Rysunek 22

Filtry oraz reguły, według których prowadzimy sortowanie możemy łączyć ze sobą, czyli tak uporządkować bazę, by wyświetliły się rekordy, które spełniają nasze warunki filtrowania.

Stworzone bazy danych dają możliwość szybkiego i sprawnego wyszukiwania informacji. Odpowiednio przygotowane z pewnością wpłyną na usprawnienie wykonywanych zadań.

Powyższy artykuł związany jest z kursem Excel oraz kursem Ochrona danych Osobowych. Szczegółowe informację na temat tworzenia bez danych w programie Excel będą przedstawione na szkoleniu:

• Excel Podstawowy
• Excel Średniozaawansowany
• Excel Zaawansowany

Informację na temat chronienia danych osobowych zawartych w bazie będą omawiane na:

• Kurs Ochrona Danych Osobowych w Administracji Publicznej
• Kurs Prawo w handlu elektronicznym
• Kurs RODO - Ochrona Danych Osobowych po zmianach 2018
• Kurs Ochrona danych osobowych dla Inspektorów ochrony danych

Powiązane artykuły:

• Filtrowanie danych w Excelu
• Podstawowe informacje o przetwarzaniu danych osobowych

MS Excel: tworzenie baz danych – wprowadzenie by Cognity is licensed under a Creative Commons Uznanie autorstwa-Użycie niekomercyjne 4.0 Międzynarodowe License.