Power Automate i AI Builder – od prostych flow do inteligentnych procesów

Wprowadzenie do Power Automate i jego możliwości

Power Automate to narzędzie firmy Microsoft, które umożliwia tworzenie zautomatyzowanych przepływów pracy (flow) w celu usprawnienia codziennych zadań i procesów biznesowych. Dzięki integracji z szerokim ekosystemem usług Microsoft 365 oraz aplikacjami zewnętrznymi, Power Automate pozwala użytkownikom – zarówno technicznym, jak i nietechnicznym – na budowanie automatyzacji bez potrzeby pisania kodu.

Główną zaletą Power Automate jest łatwość łączenia różnych systemów i usług, takich jak Outlook, SharePoint, Teams, OneDrive, Dynamics 365 czy popularne platformy zewnętrzne jak Twitter, Dropbox czy Salesforce. Użytkownicy mogą tworzyć przepływy automatyzujące powtarzalne czynności, reagujące na określone zdarzenia lub wykonujące działania cykliczne.

Power Automate obsługuje różne typy przepływów:

• Przepływy automatyczne – uruchamiane w odpowiedzi na zdarzenia, np. otrzymanie wiadomości e-mail.
• Przepływy natychmiastowe – wywoływane ręcznie przez użytkownika, np. z poziomu aplikacji mobilnej lub przycisku w Teams.
• Przepływy zaplanowane – działające w określonych odstępach czasu, np. codziennie o wyznaczonej godzinie.
• Przepływy desktopowe (Desktop flows) – umożliwiające automatyzację działań wykonywanych w aplikacjach desktopowych poprzez tzw. RPA (Robotic Process Automation).

Power Automate znajduje zastosowanie w wielu obszarach – od prostych powiadomień czy kopiowania plików, po złożone scenariusze automatyzacji między różnymi systemami. Dzięki swojej elastyczności i dostępności z poziomu przeglądarki oraz urządzeń mobilnych, staje się ważnym elementem cyfrowej transformacji w organizacjach każdej wielkości.

Pierwsze kroki – tworzenie prostych przepływów automatyzacji

Rozpoczęcie pracy z Power Automate jest intuicyjne i nie wymaga specjalistycznej wiedzy programistycznej. Już na wczesnym etapie użytkownicy mogą tworzyć proste przepływy (flows), które automatyzują rutynowe zadania w codziennej pracy. Celem tych podstawowych przepływów jest odciążenie użytkownika od powtarzalnych czynności, poprawa efektywności oraz zwiększenie spójności działań w obrębie zespołu lub organizacji. Temat tego artykułu pojawia się w niemal każdej sesji szkoleniowej Cognity – czasem w formie pytania, czasem w formie frustracji.

Power Automate oferuje dwa główne typy przepływów, które są szczególnie przydatne w pierwszych krokach:

• Przepływy automatyczne – uruchamiane na podstawie zdarzeń, takich jak otrzymanie wiadomości e-mail, dodanie pliku do folderu czy utworzenie nowego rekordu w systemie.
• Przepływy natychmiastowe – inicjowane ręcznie przez użytkownika, często za pomocą przycisku w aplikacji mobilnej lub interfejsie Power Automate.

Tworzenie prostych przepływów opiera się na łączeniu gotowych konektorów do popularnych usług chmurowych, takich jak Outlook, SharePoint, OneDrive, Teams czy Excel. Dzięki temu możliwe jest m.in. automatyczne zapisywanie załączników z e-maili w wybranym folderze chmurowym, wysyłanie powiadomień o nowych zadaniach czy synchronizacja danych między aplikacjami.

Interfejs Power Automate pozwala budować przepływy w sposób wizualny – użytkownik dodaje kolejne kroki, wybiera wyzwalacz i definiuje akcje, które mają zostać wykonane. Takie podejście sprawia, że nawet osoby bez doświadczenia technicznego mogą szybko stworzyć funkcjonalne automatyzacje, odpowiadające na ich konkretne potrzeby biznesowe.

Najczęstsze zastosowania podstawowych przepływów

Power Automate pozwala użytkownikom na tworzenie przepływów pracy, które automatyzują powtarzalne czynności bez konieczności pisania kodu. Podstawowe przepływy (tzw. automated flows) są często wykorzystywane w codziennych scenariuszach związanych z zarządzaniem dokumentami, komunikacją oraz integracją różnych usług. Poniżej przedstawiono najczęstsze przypadki użycia:

• Automatyzacja e-maili i powiadomień: Wysyłanie powiadomień e-mail po otrzymaniu nowego elementu w SharePoint, formularzu Microsoft Forms czy nowej wiadomości w Outlooku.
• Synchronizacja danych między usługami: Automatyczne kopiowanie danych między Excel Online, SharePoint i OneDrive lub synchronizacja zewnętrznych aplikacji, np. Dropbox i Google Drive.
• Zarządzanie plikami: Automatyczne zapisywanie załączników z e-maili do określonego folderu lub tworzenie folderów na podstawie danych z formularzy.
• Powtarzalne zadania w pracy zespołowej: Tworzenie zadań w Microsoft Planner lub przypisywanie zgłoszeń na podstawie formularzy i e-maili.
• Zbieranie informacji i ankiety: Przepływy reagujące na odpowiedzi z Microsoft Forms, które zapisują dane do Excela lub SharePoint.

Dla łatwiejszego porównania, poniższa tabela prezentuje przykładowe kategorie zastosowań oraz typowe wyzwalacze i działania:

Proste przepływy w Power Automate nie wymagają zaawansowanej wiedzy technicznej, a jednocześnie potrafią znacząco usprawnić codzienne procesy biznesowe. Dzięki integracji z wieloma usługami Microsoft 365 oraz aplikacjami zewnętrznymi, użytkownicy zyskują możliwość szybkiej automatyzacji wielu rutynowych zadań. Jeśli chcesz poznać więcej możliwości i nauczyć się tworzyć własne przepływy krok po kroku, sprawdź Kurs Microsoft Power Automate (kurs Flow) podstawowy - automatyzacja procesów i zadań.

Wprowadzenie do AI Builder – czym jest i jak działa

AI Builder to narzędzie dostępne w ramach platformy Microsoft Power Platform, które umożliwia użytkownikom tworzenie i wykorzystywanie modeli sztucznej inteligencji bez konieczności posiadania zaawansowanej wiedzy programistycznej. Dzięki integracji z Power Automate, AI Builder pozwala na wzbogacenie przepływów o inteligentne działania, takie jak rozpoznawanie tekstu, analiza sentymentu czy klasyfikacja dokumentów.

Podstawową zaletą AI Buildera jest jego niskokodowy charakter – użytkownicy mogą budować modele AI za pomocą graficznego interfejsu, wybierając gotowe szablony lub trenując własne modele na podstawie dostarczonych danych. W Cognity wierzymy, że dobre zrozumienie tego tematu to podstawa efektywnej pracy z narzędziami cyfrowymi.

Kluczowe możliwości AI Builder

• Rozpoznawanie tekstu i ekstrakcja danych z dokumentów (np. faktur, formularzy)
• Analiza sentymentu w wiadomościach e-mail lub opiniach klientów
• Klasyfikacja obrazów i rozpoznawanie obiektów
• Prognozowanie na podstawie danych historycznych
• Detekcja języka i analiza kategorii tematów

Porównanie: Power Automate vs. AI Builder

AI Builder działa w ścisłej integracji z innymi usługami Microsoft, takimi jak SharePoint, Dynamics 365, Excel, a także z usługami zewnętrznymi, umożliwiając budowanie bardziej kontekstowych i adaptacyjnych procesów biznesowych. Co istotne, modele AI mogą być wykorzystywane nie tylko w Power Automate, ale również w Power Apps, co otwiera drogę do budowania inteligentnych aplikacji biznesowych.

Przykładowy fragment użycia AI Buildera w Power Automate może wyglądać następująco:

{
  "step": {
    "type": "AIBuilder.Predict",
    "modelId": "invoice-processing-model",
    "input": {
      "document": "@{triggerOutputs()?['body/DocumentContent']}"
    }
  }
}

Powyższy krok w przepływie inicjuje model AI do rozpoznawania danych z dokumentu, np. faktury, i przekazuje je do dalszego przetwarzania, np. zapisu w bazie danych lub zatwierdzenia przez pracownika.

AI Builder stanowi więc istotne rozszerzenie funkcjonalności Power Automate, umożliwiając przejście od prostych reguł automatyzacji do bardziej złożonych i kontekstowo świadomych procesów biznesowych.

Rozwijanie umiejętności – przejście od podstaw do zaawansowanych scenariuszy

Po opanowaniu podstaw Power Automate, takich jak tworzenie prostych przepływów opartych na szablonach czy zdarzeniach wyzwalających, naturalnym krokiem jest przejście do bardziej zaawansowanych scenariuszy. Kluczowe różnice między poziomem podstawowym a zaawansowanym dotyczą zarówno złożoności logiki biznesowej, jak i integracji z innymi usługami oraz wykorzystania sztucznej inteligencji.

Na poziomie zaawansowanym użytkownicy zaczynają korzystać z dynamicznych danych wejściowych, pętli, warunków, wywołań HTTP, zmiennych oraz łączenia Power Automate z Power Apps i Microsoft Dataverse. Takie podejście pozwala tworzyć bardziej elastyczne, kontekstowe i inteligentne procesy.

Przykładem przejścia z poziomu podstawowego do zaawansowanego może być przekształcenie prostego przepływu e-mailowego w zaawansowany proces zatwierdzania z rejestracją decyzji w Dataverse, powiadomieniami Teams oraz analizą treści za pomocą AI.

Użytkownicy rozwijający swoje umiejętności często zaczynają korzystać z wyrażeń funkcji języka Power Fx oraz edytora zaawansowanego, co otwiera możliwości tworzenia logiki przypominającej programowanie:

=if(equals(triggerBody()['approvalStatus'], 'Odrzucone'), 'Zakończ', 'Kontynuuj')

Wraz z rozwojem kompetencji, automatyzacje przestają być tylko prostym oszczędzaniem czasu – stają się inteligentnymi procesami wspierającymi decyzje biznesowe w czasie rzeczywistym. Aby jeszcze bardziej pogłębić swoją wiedzę i praktyczne umiejętności w tym zakresie, warto rozważyć udział w Kursie Microsoft Power Automate zaawansowany - automatyzacja i synchronizacja przepływów.

Przykłady zaawansowanych automatyzacji z wykorzystaniem AI Builder

Integracja Power Automate z AI Builder otwiera drogę do tworzenia inteligentnych procesów, które wykraczają poza standardową automatyzację. AI Builder umożliwia wykorzystanie modeli sztucznej inteligencji bez potrzeby posiadania specjalistycznej wiedzy programistycznej. Dzięki temu użytkownicy mogą rozszerzać swoje przepływy o funkcje rozpoznawania obrazów, przetwarzania języka naturalnego czy analizy formularzy.

Poniżej przedstawiamy kilka typowych przykładów zaawansowanych automatyzacji z użyciem AI Builder:

• Automatyczne przetwarzanie faktur: Wykorzystując model ekstrakcji danych z dokumentów, Power Automate może automatycznie odczytać dane z przesłanych faktur (np. w formacie PDF) i wprowadzić je do systemów księgowych lub ERP.
• Klasyfikacja zgłoszeń serwisowych: Dzięki modelom klasyfikacji tekstu, zgłoszenia klientów mogą być automatycznie analizowane i przypisywane do odpowiednich działów lub grup roboczych w zależności od ich treści.
• Ocena nastroju klientów: Analiza sentymentu wiadomości e-mail lub opinii w mediach społecznościowych pozwala określić, czy klient wyraża pozytywne, neutralne czy negatywne emocje, co może zainicjować odpowiednie działania marketingowe lub obsługowe.
• Rozpoznawanie obiektów na zdjęciach: Model rozpoznawania obiektów umożliwia analizę zdjęć (np. produktów, usterek, dokumentów), co znajduje zastosowanie w logistyce, produkcji czy kontroli jakości.

Dla porównania, poniższa tabela zestawia podstawowe i zaawansowane zastosowania Power Automate:

Tworzenie takich procesów nie wymaga zaawansowanego kodowania – przykładowo, aby wykorzystać model AI Builder do analizy tekstu, wystarczy dodać odpowiednią akcję w przepływie Power Automate:

{
  "type": "Predict",
  "modelId": "sentiment-analysis",
  "inputs": {
    "text": "Dziękujemy za szybką pomoc, jesteśmy bardzo zadowoleni!"
  }
}

Wynik działania modelu może następnie decydować o dalszym przebiegu procesu, np. wysłaniu alertu do działu obsługi klienta lub zarejestrowaniu pozytywnej opinii w CRM.

Najlepsze praktyki i zasoby wspierające rozwój

Efektywne wykorzystanie Power Automate i AI Builder wymaga nie tylko znajomości funkcji narzędzi, ale także stosowania sprawdzonych praktyk oraz korzystania z wiarygodnych źródeł wiedzy. Oto kluczowe zalecenia i materiały, które mogą wspierać rozwój umiejętności w tym obszarze:

• Zaczynaj od potrzeb biznesowych – zanim zaczniesz projektować automatyzację, jasno określ, jaki problem chcesz rozwiązać i jakie dane są dostępne. Podejście oparte na celach pozwala tworzyć bardziej trafne i skuteczne przepływy.
• Stosuj modularność i przejrzystość – dziel przepływy na mniejsze, logiczne części. Zwiększa to czytelność oraz ułatwia ich utrzymanie i rozwój w przyszłości.
• Nadawaj znaczące nazwy – zarówno przepływom, jak i ich poszczególnym krokom. Ułatwia to pracę zespołową i przyspiesza diagnostykę ewentualnych błędów.
• Testuj iteracyjnie – każda zmiana w przepływie powinna być przetestowana przed wdrożeniem na produkcję. Dzięki temu unika się niepożądanych skutków automatyzacji.
• Używaj środowisk testowych – środowiska deweloperskie i testowe pozwalają eksperymentować bez ryzyka zakłócenia działania systemów produkcyjnych.

Aby poszerzać wiedzę i być na bieżąco z możliwościami narzędzi Power Platform, warto regularnie korzystać z dostępnych zasobów:

• Microsoft Learn – oficjalna platforma edukacyjna Microsoft oferuje bezpłatne kursy i ścieżki szkoleniowe dotyczące Power Automate i AI Builder.
• Dokumentacja Microsoft – pełna i aktualna dokumentacja techniczna zawiera szczegółowe opisy funkcji, przykładów użycia, a także informacje o najnowszych aktualizacjach.
• Społeczność użytkowników – fora, grupy dyskusyjne i lokalne meetupy są świetnym miejscem do wymiany doświadczeń oraz poznania praktycznych przykładów wdrożeń.
• Szkolenia i webinaria – regularnie organizowane przez Microsoft i partnerów wydarzenia online pozwalają pogłębiać wiedzę i uzyskać odpowiedzi na konkretne pytania od ekspertów.
• GitHub i blogi techniczne – wiele przykładów przepływów, szablonów i integracji publikowanych jest przez społeczność jako open source, co może pomóc przy nauce i rozbudowie własnych rozwiązań.

Stosując dobre praktyki i korzystając z właściwych źródeł wiedzy, można skutecznie rozwijać zarówno proste, jak i zaawansowane rozwiązania oparte na Power Automate i AI Builder, zwiększając efektywność procesów biznesowych.

Podsumowanie i dalsze kroki edukacyjne

Power Automate oraz AI Builder to narzędzia, które znacząco upraszczają automatyzację procesów i wprowadzanie elementów sztucznej inteligencji w codzienne operacje biznesowe. Dzięki Power Automate użytkownicy mogą tworzyć przepływy automatyzujące powtarzalne zadania – od prostych operacji, takich jak przesyłanie danych między aplikacjami, po bardziej złożone scenariusze z udziałem warunków i logiki sterującej.

Z kolei AI Builder to platforma umożliwiająca wykorzystanie modeli sztucznej inteligencji bez konieczności pisania kodu, co otwiera drzwi do inteligentnej analizy danych, rozpoznawania obrazów, przetwarzania języka naturalnego czy predykcji.

Połączenie tych dwóch podejść pozwala nie tylko na automatyzację działań, ale również na ich inteligentne usprawnienie – np. poprzez automatyczne klasyfikowanie dokumentów, analizę opinii klientów czy przewidywanie przyszłych zdarzeń na podstawie danych historycznych.

Aby skutecznie wykorzystać potencjał Power Automate i AI Builder, warto kontynuować naukę, testować różne scenariusze oraz korzystać z dostępnych zasobów takich jak dokumentacja Microsoft, społeczność użytkowników czy kursy dostępne online. W Cognity zachęcamy do traktowania tej wiedzy jako punktu wyjścia do zmiany – i wspieramy w jej wdrażaniu.

Rozwijając swoje umiejętności krok po kroku, można stopniowo przechodzić od prostych automatyzacji do kompleksowych i inteligentnych rozwiązań, które realnie wpływają na efektywność organizacji.

Copilot w Teams – jak AI wspiera spotkania i komunikację zespołów 26 grudnia 2025

Relacje w modelu danych Power BI – jak poprawnie łączyć wiele tabel? 23 grudnia 2025