Jak Power Automate może zastąpić makra w codziennej pracy?

Wprowadzenie do makr w Excelu (VBA) i Power Automate

Makra w Excelu, tworzone przy użyciu języka VBA (Visual Basic for Applications), od lat stanowią popularne narzędzie do automatyzacji zadań w arkuszach kalkulacyjnych. Umożliwiają użytkownikom pisanie własnych skryptów, które mogą wykonywać złożone operacje na danych, sterować interfejsem aplikacji, a także integrować Excela z innymi programami pakietu Microsoft Office.

Typowe zastosowania makr VBA obejmują między innymi:

• automatyczne formatowanie i przetwarzanie danych,
• generowanie raportów,
• tworzenie interaktywnych formularzy,
• obsługę zdarzeń i interakcję z użytkownikiem.

Przykładowy kod VBA może wyglądać następująco:

Sub PrzykladMakra()
    Range("A1:A10").Select
    Selection.Sort Key1:=Range("A1"), Order1:=xlAscending
End Sub

Power Automate to nowoczesne rozwiązanie Microsoftu oparte na chmurze, które umożliwia tworzenie zautomatyzowanych przepływów pracy (tzw. flow) bez konieczności programowania. Narzędzie to integruje wiele usług – od Microsoft 365 po aplikacje zewnętrzne – i pozwala automatyzować powtarzalne zadania w sposób bardziej dostępny dla użytkowników nietechnicznych.

Power Automate wykorzystuje graficzny interfejs do budowania logiki przepływu, co czyni go intuicyjnym rozwiązaniem nawet dla osób bez doświadczenia programistycznego. Automatyzacje mogą obejmować działania takie jak:

• wysyłanie powiadomień e-mail po zapisaniu pliku w OneDrive,
• kopiowanie danych między aplikacjami,
• tworzenie harmonogramów zadań,
• przetwarzanie formularzy Microsoft Forms.

Choć zarówno VBA, jak i Power Automate służą do automatyzacji, różnią się znacznie pod względem sposobu działania, dostępności oraz integracji z innymi aplikacjami. Zrozumienie tych różnic pozwala wybrać właściwe narzędzie do konkretnych potrzeb biznesowych.

Podstawowe różnice między VBA a Power Automate

Makra tworzone w języku Visual Basic for Applications (VBA) oraz przepływy w Power Automate służą do automatyzacji zadań, jednak różnią się podejściem, zakresem działania oraz wymaganiami technicznymi.

VBA to język programowania osadzony w aplikacjach pakietu Microsoft Office, szczególnie w Excelu. Pozwala na tworzenie zaawansowanych, niestandardowych skryptów działających lokalnie w obrębie jednego pliku lub aplikacji. Użytkownik ma pełną kontrolę nad strukturą kodu i interakcją z arkuszem, a automatyzacja opiera się głównie na ręcznym uruchamianiu makr lub zdarzeniach, takich jak otwarcie pliku czy zmiana komórki.

Z kolei Power Automate to narzędzie chmurowe działające w ekosystemie Microsoft 365, które umożliwia tworzenie przepływów pracy bez konieczności pisania kodu. Jego głównym atutem jest integracja z wieloma usługami – od Outlooka i SharePointa po aplikacje zewnętrzne. Automatyzacja opiera się tu na zdarzeniach i warunkach, a procesy mogą być wykonywane w tle, w sposób ciągły lub cykliczny, bez konieczności otwierania Excela.

Jedną z kluczowych różnic jest również interfejs. VBA wymaga znajomości języka programowania i edytora kodu, natomiast Power Automate oferuje wizualny interfejs typu „przeciągnij i upuść”, który jest dostępny dla szerszego grona użytkowników – także tych bez doświadczenia programistycznego.

W skrócie:

• VBA działa lokalnie, Power Automate – w chmurze
• VBA wymaga kodowania, Power Automate – głównie konfiguracji
• VBA operuje głównie w Excelu, Power Automate – w całym Microsoft 365 i poza nim
• VBA uruchamiany jest ręcznie lub przez zdarzenia w pliku, Power Automate reaguje na zdarzenia w systemie lub działa harmonogramowo

Te różnice sprawiają, że choć oba narzędzia służą do automatyzacji, ich zastosowanie i sposób działania znacznie się różnią – co warto uwzględnić przy wyborze odpowiedniego rozwiązania.

Zadania, w których Power Automate może zastąpić makra

Power Automate to narzędzie, które doskonale sprawdza się w automatyzacji wielu zadań biurowych, które tradycyjnie były realizowane za pomocą makr VBA w Excelu. Dzięki integracji z usługami chmurowymi i aplikacjami Microsoft 365, Power Automate może przejąć wiele procesów, które dotąd wymagały pisania i utrzymywania kodu w VBA.

Poniżej przedstawiono typowe zadania, które można z powodzeniem zautomatyzować przy użyciu Power Automate:

• Automatyczne przesyłanie danych – np. kopiowanie danych z formularzy Microsoft Forms do Excela w OneDrive lub SharePoint.
• Wysyłanie wiadomości e-mail – generowanie i wysyłanie wiadomości e-mail na podstawie danych w arkuszu Excel lub odpowiedzi z formularza.
• Tworzenie zadań i zdarzeń – na przykład automatyczne dodawanie wydarzeń do kalendarza Outlooka po wprowadzeniu danych w Excelu.
• Powiadomienia na podstawie zmian – np. wysyłanie alertu, gdy nowy wiersz zostanie dodany do tabeli w Excelu online.
• Tworzenie i archiwizacja plików – automatyczne zapisywanie załączników z wiadomości e-mail do wskazanej biblioteki dokumentów.

Tabela poniżej zestawia przykładowe zadania i wskazuje, jak Power Automate może je zastąpić:

Przykład prostego przepływu w Power Automate, który reaguje na dodanie nowego wiersza w Excelu i wysyła e-mail:

{
  "trigger": "When a new row is added",
  "action": {
    "type": "Send an email",
    "to": "manager@example.com",
    "subject": "Nowy wpis w tabeli",
    "body": "Dodano nowy wiersz: @{triggerBody()?['Nazwa']}"
  }
}

Dzięki prostszemu podejściu do tworzenia przepływów i minimalizacji potrzeby pisania kodu, Power Automate staje się bardziej przystępny dla użytkowników biznesowych, którzy chcą automatyzować swoje codzienne zadania bez znajomości programowania. Jeśli chcesz nauczyć się, jak skutecznie wykorzystać to narzędzie w praktyce, zobacz Kurs Microsoft Power Automate (kurs Flow) podstawowy - automatyzacja procesów i zadań.

Zalety Power Automate w środowisku Microsoft 365

Power Automate, jako część ekosystemu Microsoft 365, oferuje wiele korzyści, które czynią go atrakcyjną alternatywą dla tradycyjnych makr VBA. Jego największym atutem jest pełna integracja z usługami chmurowymi oraz dostępność przez przeglądarkę, co eliminuje konieczność lokalnej instalacji i uruchamiania kodu.

• Bezpieczeństwo i zgodność z politykami IT – Power Automate działa w chmurze Microsoftu, co oznacza automatyczne aktualizacje, kontrolę dostępu i zgodność z firmowymi politykami bezpieczeństwa.
• Automatyzacja między aplikacjami – umożliwia tworzenie przepływów pracy (flow) między różnymi aplikacjami Microsoft (np. Outlook, Excel, Teams, SharePoint) oraz usługami zewnętrznymi.
• Brak konieczności programowania – Dzięki interfejsowi typu „przeciągnij i upuść”, nawet osoby bez doświadczenia w kodowaniu mogą tworzyć zautomatyzowane procesy.
• Dostępność z dowolnego urządzenia – przepływy można uruchamiać i monitorować z poziomu przeglądarki, aplikacji mobilnej lub Teams, bez potrzeby otwierania Excela.
• Lepsza współpraca zespołowa – przepływy mogą być współdzielone, co ułatwia zarządzanie automatyzacją w zespołach i projektach.

Dla porównania, poniższa tabela podsumowuje kluczowe zalety Power Automate w kontekście Microsoft 365:

Przykład prostego przepływu w Power Automate, który zapisuje załączniki z wiadomości e-mail w OneDrive:

Gdy nowa wiadomość e-mail nadejdzie (Outlook) → Jeśli zawiera załącznik → Zapisz plik w folderze OneDrive

Taką automatyzację można utworzyć bez pisania ani jednej linijki kodu.

Ograniczenia Power Automate w porównaniu do VBA

Power Automate to potężne narzędzie do automatyzacji procesów w środowisku Microsoft 365, jednak nie zastępuje w pełni elastyczności i możliwości, jakie oferuje klasyczne programowanie w VBA (Visual Basic for Applications) w Excelu. W tej sekcji przedstawiamy kluczowe ograniczenia Power Automate w porównaniu do rozwiązań opartych na makrach VBA.

• Brak dostępu do lokalnych danych i aplikacji: Power Automate działa w chmurze, a przez to nie może bezpośrednio manipulować plikami lub aplikacjami zapisanymi lokalnie na komputerze użytkownika, w przeciwieństwie do VBA, które może to robić bez ograniczeń.
• Mniejsza kontrola nad interfejsem aplikacji: Makra VBA pozwalają na modyfikację interfejsu użytkownika Excela, np. tworzenie własnych formularzy, przycisków czy pasków narzędzi. Power Automate takich możliwości nie oferuje.
• Ograniczenia w logice programistycznej: VBA to pełnoprawny język programowania z możliwością użycia pętli, warunków, tablic wielowymiarowych i obsługi błędów. Power Automate posiada ograniczone możliwości logiczne, oparte głównie na gotowych akcjach i prostych wyrażeniach.
• Wydajność przy dużych zbiorach danych: Operowanie na dużych zestawach danych (np. analiza tysięcy wierszy w Excelu) jest znacznie szybsze w VBA niż w Power Automate, który działa na zasadzie przetwarzania zdarzeń i kroków, co może prowadzić do opóźnień.
• Brak pełnej integracji z niektórymi funkcjami Excela: Zaawansowane operacje, takie jak dynamiczne tworzenie wykresów, makra z obsługą zdarzeń czy bezpośrednia manipulacja komórkami poprzez wskaźniki (np. Range("A1").Offset(2,1).Value), są możliwe tylko w VBA.

Przykładowo, poniższy kod VBA z łatwością odczyta wartość z komórki, przetworzy ją i zapisze wynik w innej komórce:

Sub Przelicz()
    Dim x As Double
    x = Range("A1").Value * 2
    Range("B1").Value = x
End Sub

W Power Automate podobny proces wymagałby kilku kroków, integracji z konektorem Excel Online i nie działałby w przypadku pliku otwartego lokalnie lub zawierającego funkcje wymagające aktywnego środowiska Excel Desktop.

Mimo wielu zalet Power Automate, jego ograniczenia sprawiają, że w niektórych przypadkach nadal bardziej odpowiednim narzędziem pozostaje VBA. Jeśli chcesz w pełni wykorzystać potencjał Power Automate, zachęcamy do zapoznania się z Kursem Microsoft Power Automate zaawansowany - automatyzacja i synchronizacja przepływów.

Przykłady zastosowań Power Automate w codziennej pracy

Power Automate to narzędzie, które umożliwia tworzenie zautomatyzowanych przepływów pracy bez konieczności znajomości języka programowania. Dzięki integracji z usługami Microsoft 365 oraz aplikacjami zewnętrznymi, znajduje ono szerokie zastosowanie w biurowych zadaniach rutynowych. Poniżej przedstawiamy kilka najczęstszych przykładów jego wykorzystania w codziennej pracy:

• Automatyczne zapisywanie załączników z maili do OneDrive lub SharePoint – po otrzymaniu wiadomości e-mail z załącznikiem, Power Automate zapisuje plik w określonej lokalizacji chmurowej.
• Powiadomienia o nowych wpisach w Excelu lub formularzach – w przypadku dodania nowego rekordu do arkusza Excel bądź Microsoft Forms, pracownicy otrzymują powiadomienie e-mail lub Teams.
• Generowanie cyklicznych raportów – zautomatyzowane przepływy mogą agregować dane z różnych źródeł i wysyłać zestawienia np. co tydzień do wybranych osób.
• Tworzenie zadań w plannerze lub To Do na podstawie wiadomości e-mail – po oznaczeniu wiadomości flagą lub przesłaniu jej do określonego folderu, tworzy się zadanie z przypomnieniem.
• Obsługa prostych procesów zatwierdzania – np. po wypełnieniu formularza urlopowego, przełożony otrzymuje prośbę o akceptację, a po jej zatwierdzeniu informacja trafia do działu HR.

Przykładowy przepływ zapisujący załączniki z Outlooka do OneDrive może wyglądać następująco:

Trigger: When a new email arrives (V3)
Condition: Has Attachments = true
Action: Save attachments to OneDrive folder

Dzięki takiej automatyzacji użytkownicy mogą skupić się na pracy wymagającej analizy czy kreatywnego myślenia, a powtarzalne operacje zostawić narzędziom takim jak Power Automate.

Kiedy nadal warto korzystać z makr VBA

Mimo rosnącej popularności Power Automate, makra VBA wciąż mają swoje niezastąpione miejsce w codziennej pracy, zwłaszcza w sytuacjach wymagających pełnej kontroli nad działaniem Excela oraz zaawansowanej logiki biznesowej. VBA sprawdza się tam, gdzie potrzeba szybkiego i bezpośredniego dostępu do struktur arkusza, działania w czasie rzeczywistym oraz tworzenia spersonalizowanych formularzy i interfejsów użytkownika.

• Dostęp do zaawansowanych funkcji Excela: VBA pozwala manipulować każdym elementem skoroszytu – od formatowania komórek, przez tworzenie wykresów, po dynamiczne modyfikowanie zawartości arkuszy.
• Praca offline: Makra działają lokalnie, więc sprawdzą się w środowiskach bez stałego dostępu do Internetu lub chmurowych usług Microsoft 365.
• Złożone operacje warunkowe i pętle: VBA umożliwia tworzenie rozbudowanych struktur sterujących, które w Power Automate mogą być znacznie trudniejsze do implementacji.
• Obsługa zdarzeń i interakcji z użytkownikiem: Makra pozwalają reagować na zdarzenia takie jak zmiana komórki, otwarcie skoroszytu czy kliknięcie przycisku, co umożliwia tworzenie dynamicznych rozwiązań dopasowanych do zachowań użytkownika.
• Zgodność z istniejącymi rozwiązaniami: W wielu firmach istnieją już rozbudowane systemy oparte na makrach VBA – ich migracja do Power Automate może być nieopłacalna lub technologicznie trudna.

W sytuacjach, gdzie liczy się szybkość działania, pełna kontrola nad środowiskiem Excela i zaawansowana logika, VBA pozostaje narzędziem pierwszego wyboru. Power Automate jest doskonałym uzupełnieniem, ale nie we wszystkich przypadkach jego pełnoprawnym zamiennikiem.

Podsumowanie i rekomendacje

Makra w Excelu oparte na VBA od lat są nieodzownym narzędziem do automatyzacji zadań w arkuszach kalkulacyjnych, zwłaszcza w środowiskach, które wymagają precyzyjnego sterowania danymi i logiką biznesową. Z drugiej strony, Power Automate to nowoczesne rozwiązanie chmurowe oferowane przez Microsoft, które umożliwia automatyzację procesów nie tylko w Excelu, ale również pomiędzy różnymi usługami w ramach Microsoft 365 i poza nim.

Kluczowa różnica między tymi podejściami polega na tym, że VBA działa lokalnie i jest silnie związane z aplikacjami pakietu Office, podczas gdy Power Automate operuje w chmurze i pozwala tworzyć przepływy pracy integrujące różne aplikacje i usługi.

W codziennej pracy Power Automate może z powodzeniem przejąć wiele zadań realizowanych wcześniej za pomocą makr – takich jak automatyczne wysyłanie e-maili, kopiowanie danych między plikami, czy powiadamianie zespołu o zmianach w dokumentach. Co więcej, jego intuicyjny interfejs typu „przeciągnij i upuść” sprawia, że automatyzacja staje się dostępna również dla osób bez znajomości kodowania.

Wybór między VBA a Power Automate zależy głównie od charakteru wykonywanych zadań oraz infrastruktury IT w organizacji. Jeśli głównym celem jest integracja usług, mobilność i współpraca zespołowa – Power Automate będzie lepszym wyborem. Natomiast w przypadku skomplikowanych operacji obliczeniowych wykonywanych bezpośrednio w Excelu – makra VBA wciąż pozostają niezastąpione.

Dobrą praktyką może być równoległe wykorzystanie obu technologii, dostosowując je do konkretnych potrzeb i możliwości organizacji.

SharePoint Designer zostaje wygaszony – co dalej? 02 stycznia 2025

Continuum TOGAF-a: Strategiczne podejście do ewolucji architektury przedsiębiorstwa 03 grudnia 2024