10 przykładów makr VBA, które automatyzują codzienną pracę

Wprowadzenie do makr VBA w Excelu

Makra w Excelu to potężne narzędzie automatyzujące powtarzalne czynności i usprawniające codzienną pracę z arkuszami kalkulacyjnymi. Oparte są na języku programowania VBA (Visual Basic for Applications), który umożliwia tworzenie własnych skryptów i rozszerzenie funkcjonalności Excela poza standardowe możliwości interfejsu użytkownika.

Stosowanie makr pozwala m.in. na automatyczne modyfikacje danych, generowanie raportów, integrację z pocztą e-mail, czy przetwarzanie informacji z wielu arkuszy jednocześnie. Dla osób regularnie pracujących z dużą ilością danych lub wykonujących rutynowe operacje, VBA staje się niezwykle cennym wsparciem, oszczędzając czas i redukując ryzyko błędów.

Warto zaznaczyć, że korzystanie z makr nie jest zarezerwowane wyłącznie dla zaawansowanych użytkowników. Dzięki wbudowanemu rejestratorowi makr w Excelu nawet osoby bez doświadczenia w programowaniu mogą rozpocząć przygodę z automatyzacją i stopniowo poznawać podstawy VBA.

Makra mogą być uruchamiane ręcznie, przypisywane do przycisków, a nawet działać w tle w odpowiedzi na określone zdarzenia w arkuszu. Ich elastyczność sprawia, że znajdują zastosowanie zarówno w prostych zadaniach biurowych, jak i w zaawansowanych procesach analitycznych.

Jak uruchamiać i tworzyć makra w Excelu

Makra w Excelu to zapisane ciągi poleceń, które pozwalają automatyzować powtarzalne czynności. Dzięki nim można oszczędzać czas i ograniczać błędy, które często pojawiają się przy ręcznym wykonywaniu zadań. Makra tworzy się za pomocą języka VBA (Visual Basic for Applications), który jest wbudowany w aplikacje pakietu Microsoft Office.

Podczas szkoleń Cognity ten temat wraca regularnie – dlatego zdecydowaliśmy się go omówić również tutaj.

Istnieją dwa główne sposoby uruchamiania makr:

• Rejestrator makr – idealny dla początkujących użytkowników. Pozwala nagrywać sekwencje działań wykonywanych w Excelu i zapisać je jako makro, które można potem wielokrotnie odtwarzać bez potrzeby znajomości programowania.
• Edytor VBA – umożliwia tworzenie i edytowanie makr bezpośrednio w języku Visual Basic. To podejście daje znacznie większą elastyczność i pozwala budować bardziej zaawansowane automatyzacje.

Aby rozpocząć pracę z makrami, należy włączyć kartę Deweloper w Excelu, która daje dostęp do narzędzi takich jak przycisk „Nagraj makro”, „Makra” oraz „Edytor Visual Basic”. W tym miejscu można przeglądać, uruchamiać, edytować i tworzyć nowe makra dostosowane do własnych potrzeb.

Makra mogą być zapisywane w bieżącym skoroszycie lub w specjalnym pliku osobistym, dzięki czemu są dostępne we wszystkich nowo tworzonych plikach Excela. Należy jednak pamiętać, że pliki zawierające makra muszą być zapisywane w formacie umożliwiającym ich przechowywanie, czyli z rozszerzeniem .xlsm.

Choć tworzenie prostych makr jest intuicyjne, warto znać podstawy VBA, by w pełni wykorzystać ich potencjał i upewnić się, że działają niezawodnie w różnych sytuacjach.

Makro 1: Automatyczne czyszczenie danych

Jednym z najczęstszych zadań wykonywanych przez użytkowników Excela jest przygotowywanie danych do dalszej analizy lub raportowania. Niestety, dane te często zawierają zbędne spacje, puste wiersze, błędne formatowania lub niepotrzebne znaki. Ręczne poprawianie takich błędów jest czasochłonne i podatne na pomyłki. Właśnie w takich przypadkach szczególnie przydatne okazuje się makro VBA do automatycznego czyszczenia danych.

Makro to może zautomatyzować wiele standardowych operacji porządkowych, takich jak:

• usuwanie pustych wierszy i kolumn,
• usuwanie nadmiarowych spacji (np. na początku lub końcu tekstu),
• zamiana błędnych wartości na puste komórki,
• standaryzacja formatów liczb i dat,
• usuwanie duplikatów.

Poniżej znajduje się prosty przykład makra, które automatycznie usuwa puste wiersze oraz przycina spacje w zaznaczonym zakresie danych:

Sub CzyscDane()
    Dim komorka As Range
    Dim obszar As Range

    On Error Resume Next
    Set obszar = Selection.SpecialCells(xlCellTypeConstants)
    On Error GoTo 0

    If Not obszar Is Nothing Then
        For Each komorka In obszar
            If Not IsEmpty(komorka.Value) Then
                komorka.Value = Trim(komorka.Value)
            End If
        Next komorka
    End If

    Dim i As Long
    For i = Selection.Rows.Count To 1 Step -1
        If WorksheetFunction.CountA(Selection.Rows(i)) = 0 Then
            Selection.Rows(i).EntireRow.Delete
        End If
    Next i
End Sub

Makro to może być dostosowane do konkretnych potrzeb użytkownika i uruchamiane w wybranym zakresie danych. Dzięki niemu praca z arkuszami staje się bardziej uporządkowana i efektywna, a ryzyko błędów – znacznie mniejsze. Jeśli chcesz nauczyć się tworzyć podobne rozwiązania samodzielnie, sprawdź nasz Kurs VBA (Visual Basic for Applications) w Microsoft Excel podstawowy - zasady tworzenia i kodowania algorytmów oraz automatyzacja pracy i tworzenie aplikacji.

Makro 2: Tworzenie kopii zapasowej arkusza

Tworzenie kopii zapasowej danych to jeden z podstawowych elementów bezpiecznej pracy w Excelu. Dzięki makrom VBA możemy ten proces całkowicie zautomatyzować, eliminując ryzyko utraty danych i oszczędzając czas.

Makro tworzące kopię zapasową może działać na kilka sposobów – od kopiowania całego arkusza do nowego skoroszytu, po zapisywanie pliku z nową nazwą w określonym folderze. Takie rozwiązanie jest szczególnie przydatne w pracy z raportami cyklicznymi, budżetami czy analizami, które zmieniają się z dnia na dzień.

Poniżej znajduje się prosty przykład makra, które tworzy kopię aktywnego arkusza i zapisuje ją jako nowy plik w tym samym folderze co oryginał:

Sub KopiaZapasowa()
    Dim sciezka As String
    Dim nowaNazwa As String
    sciezka = ThisWorkbook.Path & "\"
    nowaNazwa = "Backup_" & ActiveSheet.Name & "_" & Format(Now, "yyyymmdd_hhmmss") & ".xlsx"
    ActiveSheet.Copy
    ActiveWorkbook.SaveAs Filename:=sciezka & nowaNazwa, FileFormat:=xlOpenXMLWorkbook
    ActiveWorkbook.Close False
End Sub

Zalety automatycznego tworzenia kopii zapasowej:

• Bezpieczeństwo danych – minimalizuje ryzyko nadpisania lub przypadkowego usunięcia ważnych informacji.
• Oszczędność czasu – eliminuje potrzebę ręcznego zapisywania kopii.
• Łatwe śledzenie zmian – każda wersja może mieć unikalną nazwę zawierającą datę i godzinę.

W Cognity mamy doświadczenie w pracy z zespołami, które wdrażają to rozwiązanie – dzielimy się tym także w artykule. Takie makro może być uruchamiane ręcznie z poziomu przycisku lub automatycznie przy zamykaniu pliku – w zależności od potrzeb użytkownika.

Makro 3: Wysyłanie e-maili z Excela

Wysyłanie e-maili bezpośrednio z poziomu Excela to jedna z bardziej praktycznych funkcji, które można zautomatyzować za pomocą makr VBA. Tego typu rozwiązania sprawdzają się szczególnie w firmach, które regularnie wysyłają raporty, podsumowania lub przypomnienia do wielu odbiorców na podstawie danych z arkusza kalkulacyjnego.

Makro do wysyłania e-maili pozwala na:

• Automatyczne generowanie wiadomości e-mail na podstawie danych z komórek arkusza,
• Ustawianie adresatów, tematu oraz treści wiadomości dynamicznie,
• Dodawanie załączników, np. wygenerowanych raportów w formacie PDF lub kopii arkusza,
• Integrację z programem Outlook w celu automatycznego wysyłania wiadomości.

W praktyce można np. stworzyć makro, które analizuje dane sprzedażowe i na ich podstawie wysyła spersonalizowane raporty do odpowiednich osób. Poniżej uproszczony przykład kodu, który tworzy wiadomość e-mail w Outlooku:

Sub WyslijEmail()
    Dim OutlookApp As Object
    Dim Mail As Object

    Set OutlookApp = CreateObject("Outlook.Application")
    Set Mail = OutlookApp.CreateItem(0)

    With Mail
        .To = "adres@przyklad.pl"
        .Subject = "Raport miesięczny"
        .Body = "W załączeniu przesyłam raport za ostatni miesiąc."
        .Send
    End With

    Set Mail = Nothing
    Set OutlookApp = Nothing
End Sub

Ten fragment kodu to tylko punkt wyjścia – funkcjonalności mogą być znacznie bardziej zaawansowane, np. oparte na warunkach logicznych lub pętlach przetwarzających wielu adresatów. Makro tego typu to świetny sposób, by zaoszczędzić czas i zminimalizować ryzyko pomyłek przy wysyłaniu wiadomości ręcznie. Jeśli chcesz nauczyć się więcej i tworzyć jeszcze bardziej zaawansowane rozwiązania, sprawdź Kurs VBA (Visual Basic for Applications) w Microsoft Excel - analiza danych i automatyzacja raportowania.

Makro 4: Automatyczne formatowanie tabeli

Ręczne formatowanie danych w Excelu to czynność czasochłonna i podatna na błędy, szczególnie gdy pracujemy z dużymi zestawami informacji. Dzięki prostemu makru VBA można szybko zastosować spójne style, kolory, czcionki i rozmiary do całych tabel, zwiększając tym samym czytelność arkusza oraz ułatwiając analizę danych.

Automatyczne formatowanie jest szczególnie przydatne w sytuacjach, gdy:

• regularnie importujesz dane z różnych źródeł i chcesz nadać im jednolity wygląd,
• tworzysz raporty cykliczne w podobnym układzie,
• współdzielisz pliki z zespołem i chcesz zadbać o spójną estetykę dokumentów,
• musisz błyskawicznie przygotować dane do prezentacji lub spotkania.

Makro może m.in.:

• ustawić pogrubienie i tło nagłówków,
• dostosować szerokość kolumn do zawartości,
• zastosować format liczbowy do kolumn z kwotami,
• automatycznie włączyć filtrowanie w tabeli,
• zastosować predefiniowany styl tabeli (np. „Tabela średnia – niebieska”).

Prosty przykład kodu VBA realizującego automatyczne formatowanie dla aktywnej tabeli danych:

Sub FormatujTabeleAutomatycznie()
    Dim rng As Range
    Set rng = Range("A1").CurrentRegion

    With rng
        .Font.Name = "Calibri"
        .Font.Size = 11
        .Rows(1).Font.Bold = True
        .Rows(1).Interior.Color = RGB(200, 200, 200)
        .EntireColumn.AutoFit
        .AutoFilter
        .Borders.LineStyle = xlContinuous
    End With
End Sub

Automatyczne formatowanie za pomocą VBA nie tylko oszczędza czas, ale także minimalizuje ryzyko pomyłek i zapewnia wizualną spójność arkuszy, co jest szczególnie ważne w środowiskach pracy opartych na danych.

Makro 5: Sumowanie danych z wielu arkuszy

W przypadku pracy z dużymi skoroszytami Excela, które zawierają wiele arkuszy z podobną strukturą danych, ręczne sumowanie wartości z każdego z nich może być czasochłonne i podatne na błędy. Makro VBA, które automatycznie zbiera i sumuje dane z wielu arkuszy, to doskonałe rozwiązanie dla analityków, księgowych czy specjalistów ds. raportowania.

Makro tego typu przeszukuje każdy arkusz w skoroszycie, identyfikuje odpowiednie zakresy danych, a następnie sumuje wskazane wartości w jednym, zbiorczym zestawieniu. Dzięki temu użytkownik otrzymuje pełny obraz danych bez konieczności kopiowania i wklejania ich ręcznie z każdego arkusza.

Takie rozwiązanie sprawdza się szczególnie wtedy, gdy dane są zorganizowane według miesięcy, oddziałów lub kategorii tematycznych, a każda z tych jednostek ma swój własny arkusz. Makro pozwala nie tylko na oszczędność czasu, ale także minimalizuje ryzyko pomyłek wynikających z ręcznego przetwarzania informacji.

Automatyczne sumowanie danych z wielu arkuszy to jeden z najbardziej praktycznych przykładów wykorzystania makr VBA w codziennej pracy z Excelem, zwłaszcza w środowiskach, gdzie raportowanie cykliczne odgrywa kluczową rolę.

Podsumowanie i dalsze kroki w nauce VBA

Makra VBA to potężne narzędzie dostępne w Excelu, które umożliwia automatyzację wielu powtarzalnych i czasochłonnych działań. Dzięki nim można zwiększyć efektywność pracy, ograniczyć liczbę błędów oraz zyskać większą kontrolę nad przetwarzaniem danych w arkuszach kalkulacyjnych.

VBA (Visual Basic for Applications) to język programowania wbudowany w pakiet Microsoft Office. Pozwala on nie tylko rejestrować proste makra, ale również pisać bardziej zaawansowane procedury, które reagują na działania użytkownika lub wykonują złożone operacje warunkowe.

W codziennej pracy z Excelem makra mogą znaleźć zastosowanie w wielu obszarach, takich jak:

• czyszczenie i porządkowanie danych,
• tworzenie i zapisywanie kopii zapasowych arkuszy,
• wysyłka e-maili bezpośrednio z poziomu Excela,
• automatyczne formatowanie danych zgodnie z ustalonymi standardami,
• zbieranie i agregowanie informacji z wielu arkuszy lub plików.

Choć początki pracy z VBA mogą wydawać się trudne, nawet podstawowa znajomość tego języka wystarcza, by znacząco usprawnić wiele aspektów pracy biurowej. Regularna praktyka i eksploracja możliwości, jakie oferuje VBA, pozwolą stopniowo przechodzić do coraz bardziej zaawansowanych automatyzacji.

Jeśli chcesz rozwijać swoje umiejętności, warto zacząć od prostych, konkretnych przykładów i stopniowo rozszerzać wiedzę. W sieci dostępnych jest wiele kursów, forów i materiałów pomocniczych, które wspierają naukę tego niezwykle praktycznego narzędzia. Jeśli chcesz poznać więcej takich przykładów, zapraszamy na szkolenia Cognity, gdzie rozwijamy ten temat w praktyce.

Czym różni się Artykuł 4 od pozostałych części AI Act – przegląd struktury aktu 14 października 2025

Jak szkolić zespół w zakresie wymogów Artykułu 4 – program szkoleniowy krok po kroku 12 października 2025