XLOOKUP vs VLOOKUP – którą funkcję wybrać i dlaczego nie wracać do starego Excela

Wprowadzenie do funkcji wyszukiwania w Excelu

Funkcje wyszukiwania to jedne z najczęściej używanych narzędzi w Excelu, wykorzystywane zarówno przez analityków danych, jak i codziennych użytkowników do porządkowania, filtrowania i łączenia informacji. Pozwalają one automatycznie znajdować określone dane w obrębie jednej lub wielu tabel, co znacząco ułatwia analizę dużych zestawów danych.

Przez wiele lat standardem była funkcja VLOOKUP (pol. WYSZUKAJ.PIONOWO), która umożliwia wyszukiwanie wartości pionowo w tabeli — głównie w pierwszej kolumnie — i zwracanie odpowiadających jej danych z określonej kolumny. Jej składnia i ograniczenia są dobrze znane użytkownikom Excela, jednak z czasem zaczęła ustępować miejsca nowszym rozwiązaniom.

W odpowiedzi na potrzeby większej elastyczności, przejrzystości i nowoczesnego podejścia do analizy danych, Microsoft wprowadził funkcję XLOOKUP. Zaprojektowana jako następca VLOOKUP, oferuje znacznie bardziej intuicyjną składnię i szersze możliwości zastosowania, eliminując wiele ograniczeń swojej poprzedniczki, takich jak konieczność znajdowania wartości tylko w pierwszej kolumnie czy brak możliwości zwracania danych z kolumn po lewej stronie.

Obie funkcje mają swoje zastosowania i mogą być przydatne w różnych scenariuszach, jednak zrozumienie ich różnic i możliwości to klucz do wydajniejszej pracy z danymi w Excelu.

Podstawowe różnice między XLOOKUP a VLOOKUP

Funkcje XLOOKUP i VLOOKUP służą do wyszukiwania danych w arkuszach Excela, ale różnią się znacząco pod względem działania, elastyczności oraz wygody użytkowania. Wprowadzenie XLOOKUP to odpowiedź Microsoftu na ograniczenia starej funkcji VLOOKUP, która przez lata była jednym z najczęściej używanych narzędzi w Excelu. Ten artykuł powstał jako rozwinięcie jednego z najczęstszych tematów poruszanych podczas szkoleń Cognity.

Oto kilka najważniejszych różnic między tymi funkcjami:

• Kierunek wyszukiwania: VLOOKUP może przeszukiwać dane tylko w pionie i wyłącznie w prawo od kolumny bazowej. XLOOKUP nie ma takiego ograniczenia – pozwala na wyszukiwanie zarówno w pionie, jak i poziomie, w dowolnym kierunku.
• Składnia i argumenty: XLOOKUP ma bardziej przejrzystą i intuicyjną składnię. Zamiast czterech obowiązkowych argumentów i dodatkowej logiki, jak w VLOOKUP, XLOOKUP korzysta z nazwanych argumentów, co ułatwia jego stosowanie.
• Brak konieczności podawania numeru kolumny: W VLOOKUP użytkownik musi wskazać numer kolumny, z której ma zostać zwrócona wartość. W XLOOKUP od razu określamy zakres kolumny wynikowej, co upraszcza formułę i redukuje ryzyko błędów.
• Domyślne dopasowanie: VLOOKUP domyślnie wykonuje dopasowanie przybliżone, co często prowadzi do nieoczekiwanych wyników. XLOOKUP domyślnie stosuje dopasowanie dokładne, co jest znacznie bezpieczniejsze w praktyce.
• Obsługa brakujących wartości: XLOOKUP pozwala zdefiniować wartość zwracaną, gdy nie znajdzie dopasowania – VLOOKUP nie oferuje takiej funkcjonalności bez dodatkowych funkcji pomocniczych.

Przykładowo, zamiast pisać złożoną formułę VLOOKUP, taką jak:

=VLOOKUP("Anna"; A2:C10; 3; FALSE)

w XLOOKUP można użyć prostszej i bardziej czytelnej formy:

=XLOOKUP("Anna"; A2:A10; C2:C10)

Już na tym podstawowym poziomie widać, że XLOOKUP jest bardziej elastyczną i nowoczesną funkcją, która eliminuje wiele ograniczeń swojego poprzednika.

Elastyczność i nowoczesność XLOOKUP

Funkcja XLOOKUP to odpowiedź Microsoftu na potrzeby współczesnych użytkowników Excela — bardziej elastyczna, intuicyjna i dostosowana do pracy z dynamicznymi danymi. W porównaniu do VLOOKUP, która przez lata była podstawowym narzędziem wyszukiwania, XLOOKUP eliminuje wiele ograniczeń znanych z klasycznych funkcji.

Jedną z głównych zalet XLOOKUP jest możliwość wyszukiwania w dowolnym kierunku — zarówno w dół, jak i w lewo lub w górę. To cecha, której brakuje w VLOOKUP, gdzie ograniczamy się jedynie do przeszukiwania kolumn po prawej stronie kolumny klucza.

Dodatkowo, XLOOKUP pozwala na definiowanie wartości domyślnej w przypadku braku dopasowania, co eliminuje konieczność stosowania osobnych funkcji takich jak IFERROR czy IFNA.

Ponadto XLOOKUP lepiej współpracuje z tabelami dynamicznymi i strukturami danych w nowoczesnych wersjach Excela. Przykład użycia pokazujący podstawową składnię:

=XLOOKUP("Kowalski", A2:A100, B2:B100, "Brak danych")

Ta składnia jest nie tylko bardziej czytelna, ale i bardziej odporna na zmiany struktury danych – nie grozi nam tu problem z przesunięciem kolumn, który często występuje w przypadku VLOOKUP.

W świecie pracy z dużymi i często zmieniającymi się zestawami danych, XLOOKUP to krok milowy ku większej intuicyjności i wydajności analizy. Jeśli chcesz sprawniej pracować z funkcjami Excela i pogłębić swoją wiedzę, sprawdź nasz Kurs Microsoft Excel średniozaawansowany - formuły, funkcje, wykresy oraz wprowadzenie do tabel przestawnych i makr.

Zwracanie wielu kolumn — przewaga XLOOKUP

Jedną z kluczowych zalet funkcji XLOOKUP względem VLOOKUP jest możliwość zwracania wielu kolumn jednocześnie bez konieczności stosowania dodatkowych formuł ani kopiowania funkcji. W praktyce oznacza to znaczną oszczędność czasu i uproszczenie arkuszy kalkulacyjnych, szczególnie przy pracy z dużymi zestawami danych.

W przypadku VLOOKUP każda kolumna, którą chcemy zwrócić, wymaga stworzenia oddzielnej formuły. Przykładowo, aby pobrać trzy różne informacje z tabeli źródłowej (np. nazwisko, dział i stanowisko), musimy zastosować trzy osobne funkcje VLOOKUP.

Natomiast XLOOKUP pozwala na wskazanie zakresu, który zawiera wszystkie pożądane kolumny wynikowe — w ramach jednej formuły. Dzięki temu dane są pobierane jednocześnie i spójnie.

Na warsztatach Cognity wiele osób dopiero pierwszy raz zauważa, jak bardzo to zagadnienie wpływa na ich efektywność.

Przykład:

=XLOOKUP("ID123"; A2:A100; B2:D100)

Powyższa formuła wyszukuje wartość "ID123" w kolumnie A i zwraca dane z kolumn B do D — wszystko w jednym kroku.

Dzięki tej funkcjonalności XLOOKUP staje się szczególnie przydatny w raportowaniu, tworzeniu dashboardów oraz automatyzacji procesów analitycznych w Excelu.

Obsługa błędów i braków danych

Praca z danymi w Excelu rzadko przebiega bezproblemowo – często napotykamy na brakujące wartości, literówki lub nieistniejące klucze wyszukiwania. W takich sytuacjach kluczowe staje się to, jak funkcja wyszukiwania radzi sobie z błędami. XLOOKUP i VLOOKUP oferują różne podejścia, co ma istotne znaczenie dla jakości i czytelności arkuszy.

XLOOKUP ma wbudowaną możliwość definiowania wartości zwracanej w przypadku braku dopasowania, co znacznie upraszcza zarządzanie błędami. Dzięki temu możemy uniknąć stosowania dodatkowych funkcji, takich jak IFERROR(), które były niezbędne przy użyciu VLOOKUP.

Dzięki temu, że XLOOKUP obsługuje błędy bezpośrednio w swojej składni, formuły stają się prostsze i bardziej przejrzyste. Dodatkowo, możliwość jednoznacznego określenia zachowania w przypadku błędów zmniejsza ryzyko propagowania nieczytelnych komunikatów (np. #N/D) w raportach i analizach.

Warto również zaznaczyć, że XLOOKUP lepiej radzi sobie z niepełnymi zestawami danych, umożliwiając dokładniejsze kontrolowanie zachowania funkcji przy wyszukiwaniu nieistniejących pozycji. Jeśli chcesz nauczyć się efektywnego wykorzystania funkcji wyszukiwania oraz innych zaawansowanych możliwości Excela, sprawdź nasz Kurs Excel Masterclass – efektywne formuły, wykresy i analiza danych.

Dopasowanie przybliżone i dokładne w obu funkcjach

Jednym z kluczowych aspektów działania funkcji wyszukiwania w Excelu jest możliwość określenia, czy szukana wartość ma być dopasowana dokładnie, czy przybliżenie jest dopuszczalne. Zarówno VLOOKUP, jak i XLOOKUP oferują te dwa tryby, ale różnią się podejściem do ich stosowania.

XLOOKUP daje większą kontrolę nad sposobem wyszukiwania, pozwalając na precyzyjne określenie logiki dopasowania. Dodatkowo, w przeciwieństwie do VLOOKUP, nie wymaga sortowania danych w przypadku dopasowania przybliżonego rosnąco lub malejąco.

Przykład dokładnego dopasowania w VLOOKUP:

=VLOOKUP("ID123", A2:B100, 2, FALSE)

Przykład dokładnego dopasowania w XLOOKUP:

=XLOOKUP("ID123", A2:A100, B2:B100)

Przykład dopasowania przybliżonego rosnącego w XLOOKUP:

=XLOOKUP(50, A2:A100, B2:B100, , 1)

W praktyce, XLOOKUP eliminuje wiele niejasności związanych z dopasowaniem, które często popełniano przy używaniu VLOOKUP — zwłaszcza gdy nieświadomie pozostawiano domyślne dopasowanie przybliżone.

Praktyczne przykłady zastosowania XLOOKUP

Funkcja XLOOKUP to nowoczesne narzędzie do wyszukiwania danych w Excelu, które z powodzeniem zastępuje starsze rozwiązania, takie jak VLOOKUP czy HLOOKUP. Dzięki swojej elastyczności i intuicyjnej składni, XLOOKUP sprawdza się w wielu codziennych sytuacjach analizy danych.

Oto kilka praktycznych przykładów zastosowania:

• Wyszukiwanie nazwiska pracownika na podstawie ID: Masz listę identyfikatorów pracowników i chcesz szybko znaleźć odpowiadające im nazwiska. XLOOKUP pozwala na bezpośrednie przeszukiwanie kolumny z ID i zwrócenie wartości z dowolnej innej kolumny, np. z nazwiskami.
• Automatyczne dopasowanie cen produktów: W arkuszu z zamówieniem możesz dynamicznie pobierać aktualne ceny produktów z innej tabeli, bez konieczności stosowania indeksowania lub ręcznego przestawiania kolumn.
• Tworzenie raportów z brakami danych: Gdy szukasz informacji, które mogą być niekompletne, XLOOKUP pozwala zdefiniować wartość domyślną w przypadku braku dopasowania, np. „Brak danych”.
• Zastępowanie błędnych wartości: Możesz wykorzystać XLOOKUP do identyfikacji i zastępowania błędnych wpisów w bazie danych, np. błędnych kodów regionów czy nieaktualnych nazw produktów.
• Porównywanie list i zestawień: Jeżeli masz dwie różne listy klientów i chcesz sprawdzić, którzy z nich występują na obu, XLOOKUP umożliwia stworzenie warunku dopasowania między nimi, bez konieczności używania wielu zagnieżdżonych funkcji.

Dzięki tym zastosowaniom XLOOKUP ułatwia codzienną pracę z danymi i pozwala budować bardziej dynamiczne i odporne na błędy arkusze kalkulacyjne.

Dlaczego warto używać XLOOKUP w nowoczesnym Excelu

W świecie coraz bardziej rozbudowanych arkuszy kalkulacyjnych i rosnących potrzeb analitycznych, tradycyjne funkcje takie jak VLOOKUP zaczynają być niewystarczające. Microsoft odpowiedział na te wyzwania, wprowadzając XLOOKUP — nowoczesną alternatywę, która eliminuje wiele ograniczeń swojego poprzednika.

XLOOKUP to funkcja zaprojektowana od podstaw z myślą o większej elastyczności, czytelności i wydajności. Dzięki niej użytkownicy Excela zyskują narzędzie, które:

• umożliwia wyszukiwanie w lewo i prawo bez konieczności reorganizacji danych,
• pozwala na zwracanie wartości z wielu kolumn jednocześnie,
• łączy funkcjonalność kilku starszych funkcji w jednym, przejrzystym zapisie,
• lepiej radzi sobie z obsługą błędów i niepełnych danych,
• działa szybciej i wydajniej w dużych zakresach danych.

Przykładowe zastosowanie XLOOKUP może wyglądać tak: =XLOOKUP("ID123"; A2:A1000; B2:B1000) — prosty i zrozumiały zapis, który nie wymaga liczenia numerów kolumn i nie jest ograniczony kierunkiem wyszukiwania.

Wybierając XLOOKUP, stawiasz na przyszłość Excela — lepszą integrację z nowymi funkcjami, większą przejrzystość formuł i znacznie szersze możliwości analizy danych. Podczas szkoleń Cognity pogłębiamy te zagadnienia w oparciu o konkretne przykłady z pracy uczestników.

Automatyzacja procesów biznesowych oparta na danych 11 lipca 2025

Pisanie treści zoptymalizowanej pod SEO z pomocą ChatGPT – jak robić to dobrze? 09 lipca 2025