10 zastosowań agentów AI zbudowanych w Copilot Studio w codziennej pracy biurowej

Wprowadzenie do Copilot Studio i agentów AI

Współczesne środowisko pracy biurowej zmienia się dynamicznie, a rosnąca liczba zadań administracyjnych i informacyjnych sprawia, że coraz częściej sięgamy po wsparcie technologii. Jednym z najbardziej obiecujących rozwiązań są agenci AI, projektowani i wdrażani z wykorzystaniem Copilot Studio – platformy Microsoft służącej do tworzenia spersonalizowanych asystentów opartych na sztucznej inteligencji.

Copilot Studio pozwala użytkownikom biznesowym – nawet bez zaawansowanej wiedzy programistycznej – budować inteligentne agentki, które automatyzują procesy, odpowiadają na pytania, analizują dane i integrują się z różnorodnymi aplikacjami w ekosystemie Microsoft 365. Dzięki intuicyjnemu interfejsowi i szerokiemu zestawowi gotowych komponentów, użytkownicy mogą szybko wdrożyć rozwiązania dostosowane do potrzeb konkretnych zespołów czy działów.

Agenci AI tworzeni w Copilot Studio funkcjonują jako cyfrowi pomocnicy, którzy mogą wykonywać różne czynności – od prostych interakcji konwersacyjnych po bardziej złożone procesy, takie jak przetwarzanie dokumentów czy integracja z bazami danych. Ich działanie opiera się na regułach, przepływach pracy (Power Automate) oraz komponentach AI, takich jak modele językowe czy rozpoznawanie intencji użytkownika.

Co ważne, agenci ci są w pełni dostosowywalni i mogą być osadzeni w różnych kanałach komunikacji – od Microsoft Teams przez SharePoint, aż po zewnętrzne witryny internetowe. To sprawia, że ich zastosowanie w codziennej pracy biurowej jest szerokie i elastyczne.

W kolejnych częściach artykułu pokażemy konkretne przykłady zastosowań agentów AI w praktyce biurowej – od automatyzacji raportowania po wsparcie dla pracowników i zarządzanie zasobami biurowymi.

Automatyczne generowanie i dystrybucja raportów

Jednym z najbardziej czasochłonnych, a przy tym rutynowych zadań w pracy biurowej jest tworzenie cyklicznych raportów oraz ich udostępnianie odpowiednim osobom. Dzięki agentom AI zbudowanym w Copilot Studio proces ten można w pełni zautomatyzować, oszczędzając czas, eliminując błędy i zwiększając efektywność działań zespołów.

Agenci AI mogą być zaprogramowani tak, aby codziennie, tygodniowo lub miesięcznie pobierali dane z różnych źródeł – takich jak Excel, SharePoint, Power BI czy zewnętrzne systemy ERP – a następnie przetwarzali je według ustalonych reguł i generowali gotowe raporty w żądanym formacie (np. PDF, Excel, HTML). Co więcej, mogą również samodzielnie wysyłać te dokumenty do wybranych odbiorców za pośrednictwem poczty e-mail, Teams lub umieszczać je w określonych lokalizacjach chmurowych.

Przykładowo, agent stworzony w Copilot Studio może codziennie rano tworzyć raport sprzedaży z ostatnich 24 godzin i wysyłać go do kierowników działów. W razie braku danych lub wykrycia anomalii, agent może dodatkowo poinformować odpowiednią osobę o potrzebie interwencji lub uzupełnienia danych.

Warto zaznaczyć, że agenci mogą być również dostosowani do dynamicznych potrzeb organizacji – mogą generować różne typy raportów w zależności od odbiorcy, zmieniać zakres dat w zależności od dnia tygodnia lub reagować na konkretne zdarzenia, jak np. zamknięcie miesiąca finansowego.

Takie zastosowanie agentów AI znacząco odciąża pracowników z powtarzalnych obowiązków, pozwalając im skupić się na analizie danych i podejmowaniu decyzji, zamiast ich ręcznym przygotowaniu i dystrybucji.

Wspieranie procesu onboardingu nowych pracowników

Proces wdrażania nowych pracowników to jedno z kluczowych wyzwań w każdej organizacji. Dzięki agentom AI tworzonym w Copilot Studio możliwe jest znaczące usprawnienie i zautomatyzowanie tego procesu, co przekłada się na większą efektywność oraz pozytywne doświadczenie nowego członka zespołu już od pierwszego dnia pracy.

Agenci AI mogą pełnić rolę wirtualnych asystentów onboardingowych, którzy odpowiadają na pytania nowych pracowników, dostarczają potrzebne dokumenty, przypominają o zadaniach do wykonania oraz prowadzą przez kolejne etapy adaptacji w firmie. Zamiast ręcznego przekazywania informacji przez HR lub opiekuna, nowi pracownicy mogą uzyskać dostęp do wszystkich niezbędnych danych w sposób automatyczny i natychmiastowy, co znacząco ogranicza czas i zaangażowanie po stronie działu kadr.

Przykładowe funkcje realizowane przez agenta AI w procesie onboardingu:

• Przekazywanie harmonogramów szkoleń i pierwszych zadań
• Automatyczne wprowadzanie do firmowych narzędzi (np. Teams, SharePoint)
• Odpowiadanie na często zadawane pytania (FAQ)
• Generowanie przypomnień o dokumentach do podpisania

W Copilot Studio można stworzyć prostego agenta onboardingowego, który obsługuje nowe osoby w formie konwersacyjnej na czacie. Przykładowy fragment konfiguracji takiego agenta może wyglądać tak:

{
  "trigger": "nowy_pracownik",
  "response": {
    "text": "Witaj w firmie! Aby rozpocząć, pobierz przewodnik onboardingowy i zapoznaj się z harmonogramem szkoleń.",
    "attachments": ["przewodnik_onboardingowy.pdf", "harmonogram_szkolen.xlsx"]
  }
}

Dzięki elastyczności platformy Copilot Studio możliwe jest również podłączenie agenta do systemu HR lub kalendarza, co pozwala na dynamiczne dostosowywanie treści w zależności od roli i działu, do którego dołącza pracownik. Aby jeszcze lepiej poznać możliwości tej technologii i nauczyć się tworzyć własne rozwiązania, warto rozważyć udział w Kursie Tworzenie Agentów AI – automatyzacja procesów biznesowych dla AI Agent Developer.

Składanie i zarządzanie zamówieniami biurowymi

Codzienne funkcjonowanie biura wymaga regularnego uzupełniania zasobów – od artykułów papierniczych po sprzęt elektroniczny. Agenci AI stworzeni w Copilot Studio mogą w znaczący sposób usprawnić ten proces, automatyzując zarówno składanie zamówień, jak i ich monitorowanie oraz zarządzanie budżetem działu.

Dzięki integracji z wewnętrznymi systemami zakupowymi lub zewnętrznymi platformami e-commerce, agenci mogą stać się wirtualnym asystentem zaopatrzeniowym, który:

• monitoruje zużycie materiałów biurowych,
• generuje powiadomienia o konieczności uzupełnienia zapasów,
• składa zamówienia automatycznie na podstawie ustalonych progów,
• wysyła raporty o wydatkach i statusie dostaw.

Przykładowo, agent może być zaprogramowany do składania zamówień w momencie, gdy ilość papieru w magazynie spadnie poniżej 20 ryz. Możliwe jest również uwzględnienie preferencji działów, dostępności budżetowej lub historii poprzednich zamówień.

{
  "trigger": "stock_level_below_threshold",
  "product": "papier A4",
  "threshold": 20,
  "action": {
    "type": "send_order",
    "vendor": "DostawcaPapieru24",
    "quantity": 40
  }
}

W porównaniu do tradycyjnych metod, agent AI oferuje większą dokładność, szybszy czas reakcji i pełną dokumentację działań. Poniższa tabela obrazuje różnice:

W praktyce agenci AI mogą przejąć całościową obsługę procesu zamawiania – od identyfikacji potrzeby, przez wybór dostawcy, aż po potwierdzenie realizacji. To nie tylko oszczędność czasu, ale i większa przejrzystość oraz kontrola nad wydatkami firmowymi.

Ułatwiony dostęp do dokumentów i informacji

W środowisku biurowym szybkie odnajdywanie właściwych dokumentów, procedur i danych może być kluczowe dla wydajności pracy. Agenci AI zbudowani w Copilot Studio umożliwiają tworzenie inteligentnych narzędzi, które znacząco upraszczają ten proces, oferując kontekstowy dostęp do informacji, eliminując potrzebę ręcznego przeszukiwania zasobów firmowych.

Przykładowo, zamiast przeszukiwać dziesiątki folderów w poszukiwaniu wzoru umowy czy procedury wdrożeniowej, użytkownik może zadać pytanie agentowi AI w stylu: „Pokaż ostatnią wersję polityki urlopowej” lub „Jakie są zasady delegacji służbowych?”. Agent błyskawicznie lokalizuje i prezentuje odpowiedni dokument, często wraz z podsumowaniem jego treści.

Możliwości te są możliwe dzięki integracji z platformami takimi jak SharePoint, OneDrive, Teams czy Dynamics 365, gdzie dokumenty są w sposób ciągły analizowane i indeksowane przez agenta. Poniższa tabela ilustruje podstawowe różnice między tradycyjnym dostępem do dokumentów a podejściem wspieranym przez AI:

Dodatkowo, agenci mogą być trenowani w oparciu o konkretne zasoby organizacji i dostosowywani do działów – np. inny zakres danych dla HR, a inny dla księgowości. Można również dodać prostą obsługę zapytań w języku naturalnym:

{
  "userQuestion": "Jakie obowiązują stawki rozliczeń delegacji?",
  "agentResponse": "Zgodnie z dokumentem 'Polityka delegacji_2024.pdf', stawka ryczałtowa wynosi 30 zł dziennie."
}

Tego typu funkcjonalności znacznie redukują czas potrzebny na dostęp do informacji, jednocześnie zwiększając ich trafność i aktualność w kontekście bieżących zadań pracownika. Jeśli chcesz nauczyć się, jak skutecznie budować i wykorzystywać takich agentów AI w praktyce, sprawdź Kurs Copilot w Microsoft 365 – wykorzystanie AI do zwiększenia produktywności w Microsoft 365.

Obsługa wewnętrznych chatbotów firmowych

Jednym z najczęstszych i najbardziej efektywnych zastosowań agentów AI tworzonych w Copilot Studio jest obsługa wewnętrznych chatbotów firmowych. Dzięki prostemu interfejsowi i integracjom z narzędziami Microsoft 365, agenci AI mogą być wykorzystywani do szybkiego odpowiadania na pytania pracowników, automatyzacji zadań administracyjnych oraz usprawnienia komunikacji wewnętrznej.

Chatboty zbudowane w Copilot Studio można z łatwością wdrożyć w aplikacjach takich jak Microsoft Teams, SharePoint czy Outlook, co ułatwia dostęp do informacji i zwiększa produktywność zespołów.

Dzięki wbudowanej funkcji tworzenia konwersacyjnych przepływów, agenci AI mogą być programowani do reagowania na konkretne słowa kluczowe, zadawania pytań doprecyzowujących, a nawet do pobierania danych z innych źródeł — np. SharePoint, Excel czy Dataverse.

{
  "trigger": "sprawdź urlop",
  "response": "Twoje dostępne dni urlopowe: 7.5. Czy chcesz złożyć nowy wniosek?"
}

Wdrożenie takich chatbotów nie wymaga zaawansowanego kodowania, a dostępne szablony i gotowe komponenty pozwalają na szybkie uruchomienie projektu nawet przez osoby nietechniczne.

Inne praktyczne zastosowania agentów AI w biurze

Agenci AI stworzeni w Copilot Studio znajdują zastosowanie w wielu codziennych procesach biurowych, które nie zawsze są oczywiste na pierwszy rzut oka. Ich wszechstronność pozwala automatyzować różnorodne zadania oraz wspierać pracowników w działaniach wymagających szybkiego przetwarzania informacji, personalizacji komunikacji czy nadzoru nad powtarzalnymi czynnościami.

• Wsparcie w zarządzaniu kalendarzem i spotkaniami: Agenci mogą automatycznie koordynować terminy spotkań, wysyłać przypomnienia, a nawet proponować dostępne przedziały czasowe wszystkim uczestnikom na podstawie ich harmonogramów.
• Tworzenie treści marketingowych i komunikatów wewnętrznych: Dzięki integracji z danymi firmowymi, agenci mogą generować propozycje newsletterów, wpisów na intranet firmowy lub postów do mediów społecznościowych, dopasowanych do stylu organizacji.
• Analiza nastrojów w komunikacji zespołowej: Wspierając działy HR lub liderów zespołów, agent może analizować ton i styl wypowiedzi w komunikatorach firmowych (np. Teams), pomagając zidentyfikować potencjalne napięcia lub spadek morale zespołu.
• Weryfikacja zgodności z procedurami i politykami firmy: Agent może monitorować dokumenty, maile i komunikaty pod kątem zgodności z wytycznymi wewnętrznymi (np. użycie właściwych szablonów, zgodność z polityką RODO itp.).
• Obsługa zgłoszeń IT i wsparcia technicznego: Agenci mogą pełnić rolę pierwszej linii pomocy, odpowiadając na najczęstsze pytania, resetując hasła lub przekierowując zgłoszenia do odpowiednich działów.

Takie zastosowania pokazują, że Copilot Studio to nie tylko narzędzie wspierające konkretne zadania, ale także platforma umożliwiająca tworzenie inteligentnych agentów, dostosowanych do indywidualnych potrzeb organizacji i jej pracowników.

Podsumowanie i rekomendacje wdrożeniowe

Coraz więcej organizacji sięga po rozwiązania oparte na sztucznej inteligencji, aby zwiększyć efektywność operacyjną i ułatwić codzienne obowiązki pracownikom biurowym. Copilot Studio umożliwia tworzenie własnych agentów AI bez konieczności pisania kodu, co czyni tę technologię dostępną nawet dla osób bez doświadczenia programistycznego.

Agenci AI stworzeni w Copilot Studio mogą wspierać wiele aspektów pracy biurowej — od automatyzacji zadań administracyjnych, przez personalizację komunikacji wewnętrznej, aż po integrację z istniejącymi systemami, takimi jak Microsoft Teams, Excel, SharePoint czy Power Automate. Ich wdrożenie może znacząco skrócić czas wykonywania powtarzalnych czynności i ograniczyć liczbę błędów ludzkich.

Aby skutecznie wdrożyć agentów AI w biurze, warto:

• Zidentyfikować powtarzalne procesy, które mogą być zautomatyzowane (np. raportowanie, odpowiedzi na często zadawane pytania, wnioskowanie o urlopy itp.).
• Zaangażować właściwe zespoły — dział IT, HR, administracji i użytkowników końcowych — w celu lepszego dopasowania agentów do faktycznych potrzeb.
• Rozpocząć od prostych scenariuszy, które szybko przyniosą wartość i będą łatwe do zmierzenia (np. skrócenie czasu wykonania określonego zadania).
• Zadbać o bezpieczeństwo i zgodność z politykami firmy, zwłaszcza jeśli agenci mają dostęp do danych poufnych lub przetwarzają informacje osobowe.

Dzięki intuicyjnemu interfejsowi oraz możliwościom integracji z innymi narzędziami Microsoft, Copilot Studio stanowi przystępną i skalowalną platformę do budowy agentów AI, którzy realnie odciążają pracowników biurowych i wspierają organizację w cyfrowej transformacji.

Artykuł 4 a etyka AI – jak zapewnić odpowiedzialne wdrażanie sztucznej inteligencji 16 października 2025

Czym różni się Artykuł 4 od pozostałych części AI Act – przegląd struktury aktu 14 października 2025