Metoda ABC Excel – zastosowanie arkusza kalkulacyjnego w logistyce do analizy ABC

Wprowadzenie do analizy ABC w logistyce

Analiza ABC to jedno z kluczowych narzędzi wykorzystywanych w logistyce do klasyfikacji zapasów według ich znaczenia ekonomicznego. Pozwala ona na efektywne zarządzanie zasobami, koncentrując uwagę na towarach, które mają największy wpływ na wartość całkowitą zapasów.

Podstawą metody ABC jest zasada Pareto, która mówi, że niewielka liczba produktów (zwykle około 20%) odpowiada za większość całkowitej wartości zużycia (około 80%). Na tej podstawie produkty dzieli się na trzy klasy:

• Klasa A – produkty najważniejsze, generujące największą część wartości zużycia i wymagające szczególnego nadzoru;
• Klasa B – produkty o średnim znaczeniu, które stanowią przejście między klasami A i C;
• Klasa C – produkty najmniej istotne z punktu widzenia wartości, ale często stanowiące dużą część liczby pozycji w magazynie.

W logistyce analiza ABC wspiera podejmowanie decyzji związanych z kontrolą zapasów, optymalizacją stanów magazynowych oraz określaniem priorytetów zakupowych. Dzięki niej możliwe jest skupienie zasobów i działań operacyjnych na produktach, które mają największy wpływ na koszty i efektywność funkcjonowania firmy.

Wykorzystanie programu Excel do przeprowadzenia analizy ABC jest szczególnie popularne ze względu na jego dostępność i możliwości obliczeniowe. Narzędzie to umożliwia szybkie przetwarzanie danych, sortowanie, wyliczanie wartości oraz prezentację wyników w formie czytelnych wykresów i raportów.

Przygotowanie danych w Excelu

Skuteczne przeprowadzenie analizy ABC w logistyce wymaga odpowiedniego przygotowania danych w arkuszu kalkulacyjnym Excel. Proces ten polega na zebraniu i uporządkowaniu informacji dotyczących produktów, w szczególności ich ilości oraz cen jednostkowych. Dane te stanowią podstawę do dalszych obliczeń i klasyfikacji.

Podczas szkoleń Cognity ten temat wraca regularnie – dlatego zdecydowaliśmy się go omówić również tutaj.

Na tym etapie kluczowe jest zgromadzenie precyzyjnych danych źródłowych. Najczęściej wykorzystywane są informacje pochodzące z systemu ERP, raportów sprzedażowych lub magazynowych. Dane te należy zaimportować lub wprowadzić do Excela w ustrukturyzowanej formie, co umożliwi ich dalszą analizę.

Typowy zestaw danych do analizy ABC zawiera następujące kolumny:

• Nazwa produktu – identyfikator towaru lub materiału.
• Ilość zużyta lub sprzedana – liczba jednostek wykorzystanych w analizowanym okresie.
• Cena jednostkowa – wartość jednej jednostki towaru.

Ważne jest, aby dane były kompletne i prawidłowo sformatowane – np. wartości liczbowe w odpowiednich komórkach nie powinny zawierać błędów tekstowych, a wszystkie kolumny powinny mieć jednoznaczne nagłówki. Dobrą praktyką jest również posortowanie danych według nazw produktów lub ich kodów, co ułatwia dalsze działania analityczne.

Poprawne przygotowanie danych jest fundamentem dokładnej analizy ABC i pozwala na uniknięcie błędów w kolejnych etapach pracy z arkuszem Excel.

Obliczanie wartości zużycia produktów (wartość = cena × ilość)

W analizie ABC jednym z kluczowych kroków jest określenie tzw. wartości zużycia każdego produktu. To na jej podstawie ustalana jest ważność poszczególnych pozycji magazynowych. Wartość ta wyliczana jest jako iloczyn jednostkowej ceny produktu i jego rocznego zużycia (ilości).

W Excelu operacja ta jest prosta do wykonania i wymaga jedynie podstawowych funkcji arkusza kalkulacyjnego. Poniżej przedstawiono przykład tabeli obrazującej schemat danych:

W Excelu wartość zużycia można obliczyć za pomocą prostego wzoru. Zakładając, że:

• kolumna B zawiera ceny jednostkowe,
• kolumna C zawiera ilości rocznego zużycia,
• kolumna D ma przechowywać wynik,

należy w komórce D2 wpisać wzór:

=B2*C2

Następnie można przeciągnąć formułę w dół, aby zastosować ją dla wszystkich produktów znajdujących się w arkuszu.

Obliczona wartość zużycia jest fundamentem dalszej analizy, ponieważ pozwala określić udział każdego produktu w całkowitej wartości zapasów, co z kolei umożliwia klasyfikację do grup A, B i C. Jeśli chcesz jeszcze lepiej wykorzystać potencjał Excela w analizach danych, warto rozważyć udział w Kursie Excel Masterclass – efektywne formuły, wykresy i analiza danych.

Sortowanie i wyliczanie udziału procentowego w całkowitej wartości

Po obliczeniu wartości zużycia dla każdego produktu (czyli iloczynu ceny jednostkowej i ilości), kolejnym krokiem w analizie ABC jest sortowanie danych oraz określenie udziału procentowego poszczególnych pozycji w całkowitej wartości zużycia. To pozwala na identyfikację produktów, które mają największy wpływ na koszty i efektywność logistyki. Na szkoleniach Cognity pokazujemy, jak poradzić sobie z tym zagadnieniem krok po kroku – poniżej przedstawiamy skrót tych metod.

Sortowanie według wartości zużycia

Aby rozpocząć klasyfikację ABC, należy posortować produkty malejąco według ich wartości zużycia. Dzięki temu produkty o najwyższej wartości znajdą się na początku listy, co ułatwia identyfikację klasy A.

W Excelu można to osiągnąć za pomocą funkcji sortowania dostępnej na wstążce „Dane”:

• Zaznacz całą tabelę z danymi.
• Wybierz „Sortuj od największych do najmniejszych” według kolumny Wartość zużycia.

Obliczanie udziału procentowego

Udział procentowy pokazuje, jaką część całkowitej wartości zużycia stanowi dany produkt. Oblicza się go według wzoru:

= Wartość_zużycia_produktu / Suma_wartości_zużycia

W Excelu można użyć formuły typu:

=C2 / SUMA($C$2:$C$21)

gdzie C2 to komórka z wartością zużycia konkretnego produktu, a zakres $C$2:$C$21 obejmuje wszystkie wartości zużycia w tabeli.

Przykład

Takie przygotowanie danych pozwala na dalszą analizę ich skumulowanej wartości oraz podziału na klasy A, B i C, co znacząco wspiera podejmowanie decyzji w zarządzaniu zapasami.

Kumulacja procentowa i klasyfikacja produktów do klas A, B i C

Po wyliczeniu udziału procentowego poszczególnych produktów w całkowitej wartości zapasów, kolejnym krokiem analizy ABC jest ustalenie ich skumulowanej wartości procentowej. Kumulacja ta pozwala w prosty sposób przypisać produkty do jednej z trzech kategorii: A, B lub C, według ich znaczenia dla firmy.

Kumulacja procentowa polega na dodawaniu kolejnych udziałów procentowych wartości produktów w porządku malejącym, zgodnie z wcześniej posortowaną listą. Dzięki temu można zidentyfikować, które produkty generują największą wartość i tym samym zasługują na szczególną uwagę w procesach logistycznych.

Na podstawie skumulowanej wartości, produkty klasyfikuje się zazwyczaj według następujących progów:

W programie Excel klasyfikację tę można zrealizować za pomocą funkcji warunkowej JEŻELI. Przykładowa formuła w Excelu dla kolumny zawierającej wartości skumulowane (np. w kolumnie E) może wyglądać następująco:

=JEŻELI(E2<=0,8; "A"; JEŻELI(E2<=0,95; "B"; "C"))

Takie przypisanie klas pozwala lepiej zarządzać zapasami i skupić zasoby organizacyjne na produktach o największym wpływie na efektywność logistyczną. Jeśli chcesz jeszcze skuteczniej wykorzystywać możliwości Excela w analizach biznesowych, sprawdź Kurs Microsoft Excel w analizach danych - zaawansowane opcje filtrowania, tworzenie tabeli przestawnej i makra oraz praca z wykresami.

Tworzenie wykresu Pareto w Excelu

Wykres Pareto to narzędzie wizualne, które doskonale wspiera analizę ABC, umożliwiając szybkie zidentyfikowanie, które produkty generują największą wartość zużycia. W logistyce pozwala to skoncentrować działania optymalizacyjne na kluczowych pozycjach asortymentowych.

W Excelu wykres Pareto tworzony jest najczęściej jako połączenie dwóch typów wykresów: kolumnowego i liniowego. Kolumny reprezentują wartość zużycia poszczególnych produktów (posortowanych malejąco), a linia pokazuje skumulowany udział procentowy w całkowitej wartości. Dzięki temu użytkownik może łatwo zobaczyć, które produkty należą do klasy A (najważniejszych), a które do klas B i C.

Do stworzenia wykresu Pareto w Excelu wykorzystuje się wbudowaną funkcję wykresu "Histogramu Pareto" (dostępną od wersji Excel 2016), lub wykonuje się go ręcznie, używając wykresu kolumnowego z nałożoną linią wykresu skumulowanego procentu. Poniżej przedstawiono ogólne różnice między obiema metodami:

Dzięki wykresowi Pareto analitycy logistyki mogą łatwo zauważyć, że np. 20% produktów odpowiada za 80% wartości zużycia – zgodnie z zasadą Pareto. Ten graficzny obraz pomaga w podejmowaniu decyzji dotyczących zapasów, polityki zakupowej oraz priorytetów kontroli.

Interpretacja wyników analizy ABC

Po zakończeniu analizy ABC i sklasyfikowaniu asortymentu do odpowiednich kategorii A, B i C, kluczowym krokiem jest właściwa interpretacja uzyskanych danych. Dzięki tej analizie możliwe jest zidentyfikowanie produktów, które mają największy wpływ na wartość całkowitą zapasów, co pozwala na podejmowanie trafnych decyzji logistycznych i zakupowych.

• Grupa A – obejmuje zazwyczaj niewielką liczbę pozycji magazynowych (np. 10-20%), które odpowiadają za największą część wartości zużycia (około 70-80%). Produkty te wymagają szczególnej kontroli, częstych przeglądów stanów magazynowych oraz precyzyjnego planowania dostaw.
• Grupa B – to artykuły o średnim znaczeniu. Ich udział w całościowej wartości zużycia jest umiarkowany (około 15-25%). Z reguły stosuje się wobec nich zrównoważoną politykę zaopatrzeniową i magazynową.
• Grupa C – stanowi największą liczbę pozycji (nawet do 70%), ale ich udział w wartości zużycia jest relatywnie niewielki (około 5%). Produkty te mogą być objęte uproszczonymi procedurami kontrolnymi lub okresowymi przeglądami.

Interpretacja wyników analizy ABC umożliwia skoncentrowanie zasobów i uwagi na najważniejszych produktach, co przekłada się na poprawę efektywności operacyjnej, lepsze zarządzanie zapasami oraz optymalizację kosztów w łańcuchu dostaw.

Zastosowanie wyników analizy ABC w podejmowaniu decyzji logistycznych

Wyniki analizy ABC umożliwiają lepsze zarządzanie zapasami i efektywniejsze alokowanie zasobów logistycznych. Dzięki klasyfikacji produktów według ich znaczenia dla całkowitej wartości obrotu, logistycy mogą podejmować bardziej świadome decyzje dotyczące planowania, zakupów i kontroli zapasów.

• Produkty klasy A – to towary o największym udziale w wartości zużycia. Wymagają najściślejszego nadzoru, częstszych przeglądów stanów magazynowych oraz precyzyjnego prognozowania popytu. Dla tych produktów często stosuje się zaawansowane metody zarządzania zapasami, takie jak Just-in-Time lub minimalne poziomy bezpieczeństwa.
• Produkty klasy B – mają umiarkowany udział w wartości całkowitej i wymagają zrównoważonego podejścia. Często są zarządzane na podstawie okresowych przeglądów i bardziej elastycznych polityk zakupowych.
• Produkty klasy C – generują najmniejszą wartość, ale mogą stanowić dużą część asortymentu. Dla tych produktów można zastosować uproszczone procedury zarządzania, rzadziej aktualizować stany magazynowe lub rozważyć ich konsolidację.

Zastosowanie analizy ABC przekłada się na zwiększenie efektywności operacyjnej, redukcję kosztów magazynowania oraz poprawę dostępności kluczowych produktów. Pozwala również skupić uwagę zespołu logistycznego na elementach mających największy wpływ na wynik finansowy firmy. Podczas szkoleń Cognity pogłębiamy te zagadnienia w oparciu o konkretne przykłady z pracy uczestników.

AI w HR, finansach i prawie – dlaczego te obszary są szczególnie wrażliwe? 07 marca 2026

Jak Power Apps pomaga w pracy: przykłady biznesowych zastosowań 05 marca 2026