Jak wykorzystać Copilot w Power Automate do automatyzacji codziennych zadań

Wprowadzenie do Copilot w Power Automate

Copilot w Power Automate to inteligentny asystent oparty na technologii sztucznej inteligencji, który znacząco upraszcza proces tworzenia przepływów pracy. Dzięki integracji z modelami językowymi i uczeniem maszynowym, Copilot pozwala użytkownikom tworzyć automatyzacje przy użyciu zwykłego języka naturalnego – bez konieczności pisania skomplikowanego kodu.

Główna siła Copilot polega na jego zdolności do rozpoznawania intencji użytkownika i proponowania gotowych rozwiązań. Wystarczy wpisać komendę w stylu „Wyślij e-mail do zespołu, gdy nowy plik zostanie dodany do folderu SharePoint”, a Copilot automatycznie zbuduje odpowiedni przepływ. To radykalnie skraca czas projektowania automatyzacji, eliminuje błędy i czyni Power Automate jeszcze bardziej dostępnym – nie tylko dla programistów, ale także dla osób nietechnicznych.

Copilot może być wykorzystywany w różnych scenariuszach – od prostych powiadomień, przez zarządzanie dokumentami, aż po automatyczne generowanie raportów. Jego interaktywna natura umożliwia także szybkie modyfikowanie i udoskonalanie przepływów już w trakcie ich tworzenia.

W praktyce Copilot pełni rolę cyfrowego współtwórcy automatyzacji, który nie tylko wspiera użytkownika, ale również uczy się na podstawie zachowań i preferencji, aby z czasem dostarczać coraz trafniejsze sugestie. To zmienia dotychczasowe podejście do budowania automatyzacji – z technicznego i czasochłonnego procesu w bardziej intuicyjne i dynamiczne doświadczenie.

Pierwsze kroki: konfiguracja i dostęp do Copilot

Rozpoczęcie pracy z Copilot w Power Automate jest proste i intuicyjne – Microsoft zadbał o to, by użytkownicy mogli szybko uruchomić narzędzie i zacząć automatyzować procesy bez konieczności pisania złożonego kodu. Copilot to oparty na sztucznej inteligencji asystent, który pomaga tworzyć przepływy pracy na podstawie naturalnego języka – wystarczy opisać, co chcesz osiągnąć, a narzędzie zaproponuje odpowiednie kroki automatyzacji.

Aby skorzystać z Copilot w Power Automate, należy upewnić się, że posiadamy odpowiednie uprawnienia oraz aktywną usługę Microsoft Power Platform. Następnie wystarczy przejść do make.powerautomate.com, zalogować się przy użyciu konta Microsoft i wybrać opcję Copilot z poziomu paska nawigacyjnego lub rozpocząć tworzenie nowego przepływu, korzystając z funkcji „Describe it to design it”.

Po uruchomieniu Copilota użytkownik może wpisać w oknie konwersacyjnym opis zadania, które chce zautomatyzować, jak np. „Wyślij e-mail z przypomnieniem, jeśli formularz nie został wypełniony w ciągu 3 dni”. Copilot analizuje tę instrukcję i generuje propozycję przepływu, którą można od razu przetestować lub dostosować do własnych potrzeb.

Na tym etapie najważniejsze jest zrozumienie, że Copilot nie zastępuje całkowicie tradycyjnego projektowania przepływów, ale znacząco je przyspiesza i upraszcza – szczególnie dla osób, które nie posiadają zaawansowanej wiedzy technicznej. Narzędzie doskonale sprawdza się w zadaniach takich jak automatyczne wysyłanie wiadomości, aktualizacja danych, tworzenie przypomnień czy inicjowanie prostych procesów zatwierdzania.

Warto również pamiętać, że dostępność Copilota może zależeć od regionu oraz typu subskrypcji – w niektórych przypadkach konieczne może być włączenie dodatkowych funkcji eksperymentalnych w ustawieniach Power Automate. Proces konfiguracji jest jednak dobrze udokumentowany i wspierany przez Microsoft, co pozwala na szybkie wdrożenie tego rozwiązania w codziennej pracy.

Automatyzacja powiadomień – jak ustawić inteligentne alerty

Jednym z najczęstszych zastosowań Power Automate jest automatyzacja powiadomień – od prostych alertów e-mail po złożone powiadomienia kontekstowe. Z pomocą Copilot proces ten staje się jeszcze łatwiejszy, ponieważ wystarczy opisać, co chcemy osiągnąć, a narzędzie automatycznie zaproponuje odpowiednie kroki przepływu.

Copilot potrafi analizować naturalny język i przekształcać go w gotowe przepływy, co pozwala na szybkie generowanie alertów np. gdy:

• pojawi się nowy wpis w SharePoint,
• otrzymamy e-mail o określonej treści,
• zostanie utworzony nowy plik w usłudze OneDrive,
• przekroczony zostanie próg danych w formularzu Microsoft Forms.

W zależności od potrzeb, Copilot może pomóc w stworzeniu zarówno prostych powiadomień (np. wysyłka e-maila do określonego odbiorcy), jak i inteligentnych alertów, które zawierają dane dynamiczne, filtrację zdarzeń czy integrację z innymi aplikacjami (np. Teams, Outlook, Power BI).

Dla porównania, poniższa tabela prezentuje różnice między klasycznym a wspomaganym przez Copilot podejściem do tworzenia alertów:

Przykładowy prompt, który można użyć w Copilot, może wyglądać tak:

"Utwórz przepływ, który wysyła wiadomość w Teams do działu HR, kiedy nowy pracownik zostaje dodany do listy w SharePoint."

Copilot automatycznie rozpozna źródło danych, zaproponuje filtr, a także wygeneruje akcję wysyłki wiadomości – użytkownik musi jedynie zatwierdzić lub dostosować propozycję.

Automatyczne alerty dzięki Copilot stają się bardziej kontekstowe, szybsze do skonfigurowania i lepiej dopasowane do konkretnych scenariuszy organizacyjnych. Dzięki temu użytkownicy mogą skupić się na reagowaniu, zamiast na tworzeniu skomplikowanych schematów. Jeśli chcesz nauczyć się, jak w pełni wykorzystać potencjał tej technologii, sprawdź Kurs Copilot – wykorzystanie sztucznej inteligencji do automatyzacji i optymalizacji procesów.

Zatwierdzanie wniosków z użyciem Copilot – uproszczenie procesów decyzyjnych

Jednym z najczęstszych zastosowań Power Automate w środowisku biznesowym jest obsługa procesów wymagających zatwierdzeń – od wniosków urlopowych, przez zakupy sprzętu, aż po akceptację dokumentów projektowych. Dzięki integracji Copilot z Power Automate, te procesy można nie tylko zautomatyzować, ale również uczynić bardziej inteligentnymi i kontekstowymi.

Copilot pozwala tworzyć przepływy pracy obsługujące zatwierdzenia na podstawie języka naturalnego. Zamiast ręcznego budowania każdego kroku, użytkownik może po prostu wpisać polecenie, np. „Stwórz przepływ zatwierdzający każdy nowy plik PDF przesłany do folderu ‘Umowy’ w SharePoint i wyślij powiadomienie do zespołu prawniczego”. Copilot automatycznie wygeneruje odpowiedni przepływ, uwzględniając punkty decyzyjne i odbiorców powiadomień.

Typowe korzyści z wykorzystania Copilot w procesach zatwierdzających:

• Redukcja czasu konfiguracji: Zamiast ręcznego tworzenia przepływów, użytkownik opisuje potrzebny proces w języku naturalnym.
• Inteligentne podpowiedzi: Copilot sugeruje najlepsze praktyki i automatycznie wykrywa potencjalne braki w logice zatwierdzania.
• Personalizacja: Możliwość dostosowania logiki przepływu do roli, typu wniosku lub zawartości pliku.

Poniższa tabela prezentuje porównanie tradycyjnych metod zatwierdzania z podejściem opartym o Copilot:

Przykład prostego przepływu zatwierdzania można wyrazić w języku naturalnym jako:

"Gdy otrzymam wiadomość e-mail z załącznikiem o nazwie zawierającej 'budżet', poproś dyrektora finansowego o zatwierdzenie. Po zatwierdzeniu zapisz plik w folderze 'Zatwierdzone budżety' na OneDrive."

Copilot przekształci tę instrukcję w kompletny przepływ, konfigurując wszystkie niezbędne akcje, warunki i powiadomienia. Takie rozwiązanie eliminuje potrzebę manualnego tworzenia i testowania logiki, co znacznie przyspiesza realizację procesów biznesowych.

Zarządzanie plikami – automatyczne kopiowanie, porządkowanie i archiwizacja

Jednym z najczęstszych obszarów automatyzacji w organizacjach jest zarządzanie plikami – od obsługi dokumentów po generowanie kopii zapasowych. Dzięki integracji Copilot z Power Automate, użytkownicy mogą w prosty sposób tworzyć przepływy, które automatycznie wykonują działania na plikach, minimalizując ręczną pracę i ryzyko błędów.

Copilot pomaga w szybkim definiowaniu logiki przepływu, pozwalając na:

• Kopiowanie plików między usługami (np. z OneDrive do SharePoint) na podstawie warunków, takich jak typ dokumentu lub data utworzenia.
• Porządkowanie plików poprzez przenoszenie ich do odpowiednich folderów na podstawie metadanych lub nazw.
• Archiwizację, czyli automatyczne przenoszenie starszych dokumentów do folderów archiwalnych lub eksportowanie ich do zewnętrznych lokalizacji (np. Azure Blob Storage).

Copilot potrafi interpretować proste polecenia języka naturalnego i generować gotowe przepływy. Przykładowe zapytanie:

"Stwórz przepływ, który co piątek kopiuje wszystkie pliki z folderu 'Raporty tygodniowe' do folderu 'Archiwum 2024'."

Takie polecenie może wygenerować przepływ z warunkiem czasowym oraz akcją kopiowania plików:

{
  "trigger": "Schedule - every Friday",
  "actions": [
    {
      "type": "List files",
      "source": "OneDrive",
      "folder": "Raporty tygodniowe"
    },
    {
      "type": "Copy file",
      "destination": "OneDrive",
      "folder": "Archiwum 2024"
    }
  ]
}

Poniższa tabela przedstawia przykładowe zastosowania automatyzacji zarządzania plikami:

Dzięki Copilotowi nawet użytkownicy bez doświadczenia programistycznego mogą wprowadzać złożone reguły automatyzacji, które reagują na różne zdarzenia i warunki. To sprawia, że zarządzanie plikami w Power Automate staje się bardziej dostępne, efektywne i skalowalne. Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o możliwościach AI w środowisku Microsoft 365, sprawdź Kurs Copilot w Microsoft 365 – wykorzystanie AI do zwiększenia produktywności w Microsoft 365.

Tworzenie automatycznych raportów – integracja z Excel i Power BI

Copilot w Power Automate otwiera nowe możliwości w zakresie automatyzacji raportowania, integrując się płynnie z aplikacjami pakietu Microsoft 365, takimi jak Excel oraz z narzędziem analitycznym Power BI. Dzięki temu możliwe jest szybkie generowanie, aktualizowanie i udostępnianie raportów bez potrzeby ręcznego przetwarzania danych.

Excel sprawdza się idealnie w przypadku raportów operacyjnych opartych na tabelach i arkuszach danych, które można łatwo przeszukiwać i modyfikować. Power BI natomiast umożliwia tworzenie dynamicznych dashboardów i wizualizacji opartych na danych z wielu źródeł, co czyni go odpowiednim narzędziem do raportowania strategicznego i analityki.

Za pomocą Copilot można w naturalnym języku zdefiniować przepływ, który np. codziennie o 8:00 rano wygeneruje raport sprzedaży w Excelu na podstawie danych z SharePointa, zapisze go na OneDrive i wyśle do wybranej grupy odbiorców. Przykład polecenia:

Utwórz przepływ, który codziennie rano generuje raport z pliku Excel w bibliotece SharePoint, filtruje dane z ostatnich 7 dni i wysyła go jako załącznik mailem do działu sprzedaży.

W przypadku Power BI Copilot może pomóc zautomatyzować proces odświeżania danych i publikowania nowych wersji raportów w Workspace. Dzięki temu użytkownicy zawsze mają dostęp do aktualnych informacji bez konieczności ręcznej ingerencji.

Integracja Copilota z tymi narzędziami pozwala nie tylko oszczędzić czas, ale także znacząco zwiększyć dokładność i dostępność danych w organizacji.

Praktyczne wskazówki i najlepsze praktyki korzystania z Copilot

Korzystanie z Copilot w Power Automate może znacząco przyspieszyć tworzenie przepływów pracy, ale aby w pełni wykorzystać jego potencjał, warto znać kilka kluczowych zasad i wskazówek. Poniżej przedstawiamy najlepsze praktyki, które pomogą Ci efektywnie zautomatyzować codzienne zadania z pomocą sztucznej inteligencji.

• Formułuj polecenia w sposób jasny i konkretny – Copilot analizuje język naturalny, dlatego warto zadawać mu jednoznaczne pytania. Zamiast pisać "stwórz przepływ do maili", lepiej użyć "stwórz przepływ, który zapisuje załączniki z Outlooka na OneDrive".
• Używaj języka naturalnego, ale operuj terminologią Power Platform – wyrażenia takie jak "wyślij Teams notification", "utwórz rekord w SharePoint" czy "sprawdź warunek" są dobrze rozumiane przez Copilot.
• Testuj każdy wygenerowany przepływ – mimo że Copilot znacząco ułatwia tworzenie automatyzacji, warto sprawdzić każdy jego wynik pod kątem poprawności działania i zgodności z oczekiwaniami biznesowymi.
• Wykorzystuj Copilot jako inspirację, nie jako finalne rozwiązanie – traktuj generowane przepływy jako szkic, który możesz modyfikować i rozszerzać w edytorze Power Automate według własnych potrzeb.
• Znaj ograniczenia Copilot – choć potrafi tworzyć złożone przepływy, nie zawsze rozpozna kontekst organizacyjny, jak niestandardowe konektory czy uprawnienia użytkowników. W takich przypadkach warto interweniować ręcznie.
• Dbaj o czytelność i nazewnictwo – po wygenerowaniu przepływu warto uporządkować jego strukturę, nadać przejrzyste nazwy akcjom i zmiennym, co ułatwi dalszą edycję i współpracę z zespołem.
• Dokumentuj i komentuj – dodawanie komentarzy do kroków przepływu wspiera zrozumienie logiki działania, zarówno dla twórcy, jak i dla innych użytkowników.

Stosując powyższe praktyki, zyskasz większą kontrolę nad procesem automatyzacji i wykorzystasz Copilot nie tylko jako pomocnika, ale jako realne wsparcie w codziennej pracy z Power Automate.

Korzyści z automatyzacji zadań biurowych przy użyciu AI

Wprowadzenie sztucznej inteligencji do codziennych procesów biurowych niesie za sobą wiele wymiernych korzyści. Dzięki integracji AI, takiej jak Copilot w Power Automate, zadania realizowane wcześniej ręcznie mogą być wykonywane szybciej, dokładniej i bardziej efektywnie.

• Oszczędność czasu: Automatyczne wykonywanie powtarzalnych czynności, takich jak wysyłanie powiadomień czy przetwarzanie załączników, pozwala pracownikom skupić się na zadaniach wymagających kreatywności i analizy.
• Zmniejszenie liczby błędów: Ręczne przetwarzanie danych niesie ryzyko pomyłek. Copilot pomaga zminimalizować te błędy, analizując dane i podpowiadając najlepsze rozwiązania.
• Zwiększenie produktywności: Automatyczne uruchamianie przepływów pracy na podstawie określonych warunków (np. przychodzący e-mail, nowy plik na SharePoint) przyspiesza realizację procesów bez konieczności interwencji człowieka.
• Inteligentne wsparcie w podejmowaniu decyzji: Copilot potrafi analizować kontekst i sugerować odpowiednie działania, wspierając użytkowników w podejmowaniu trafnych decyzji biznesowych.
• Łatwiejsze skalowanie procesów: Automatyzacja umożliwia obsługę większej liczby zadań przy tym samym nakładzie pracy, co jest szczególnie istotne w szybko rozwijających się organizacjach.

Copilot w Power Automate łączy możliwości przetwarzania języka naturalnego z automatyzacją procesów, co znacząco obniża próg wejścia dla użytkowników nietechnicznych. Tworzenie przepływów pracy za pomocą prostych poleceń w języku naturalnym staje się narzędziem dla każdego, niezależnie od poziomu zaawansowania technicznego.

SharePoint Designer zostaje wygaszony – co dalej? 02 stycznia 2025

VBA czy Python? Który język wybrać? 31 grudnia 2024