W jaki sposób może działać Copilot w SharePoint

Wprowadzenie do Copilot i SharePoint

W dobie dynamicznej transformacji cyfrowej przedsiębiorstwa poszukują narzędzi, które pomogą zwiększyć efektywność pracy oraz lepiej zarządzać informacjami. Microsoft Copilot, bazujący na technologii sztucznej inteligencji, został zaprojektowany jako inteligentny asystent, który wspiera użytkowników w codziennych zadaniach związanych z tworzeniem treści, analizą danych czy organizacją pracy. Z kolei SharePoint to platforma służąca do przechowywania, udostępniania i zarządzania dokumentami oraz współpracy zespołowej w ramach środowiska Microsoft 365.

Połączenie Copilot z SharePoint otwiera nowe możliwości dla użytkowników biznesowych, oferując bardziej kontekstowe, zautomatyzowane i dostosowane do potrzeb sposoby interakcji z treściami i strukturami witryn. Copilot może działać jako wsparcie przy analizie dokumentów, tworzeniu stron, a także przy wyszukiwaniu informacji w obrębie platformy SharePoint.

Dzięki wykorzystaniu sztucznej inteligencji, Copilot umożliwia nie tylko przyspieszenie pracy, ale także zwiększa jej jakość poprzez inteligentne sugestie, podsumowania treści i możliwość komunikacji w języku naturalnym. Stanowi to znaczący krok w kierunku bardziej intuicyjnej i efektywnej pracy zespołowej w środowisku Microsoft 365.

Integracja Copilot z Microsoft 365 i SharePoint

Copilot to zaawansowane narzędzie oparte na sztucznej inteligencji, które zostało zintegrowane z ekosystemem Microsoft 365, w tym z SharePoint. Dzięki tej integracji użytkownicy uzyskują dostęp do inteligentnych funkcji wspierających codzienną pracę z dokumentami, stronami i danymi przechowywanymi w środowisku organizacyjnym.

W kontekście Microsoft 365, Copilot działa jako wszechstronny asystent, który współpracuje z aplikacjami takimi jak Word, Excel, Outlook czy Teams. Jego zadaniem jest usprawnienie procesów tworzenia treści, analizy danych czy komunikacji. SharePoint, jako platforma do zarządzania treścią i współpracy, zyskuje dzięki Copilotowi nowe możliwości w zakresie automatyzacji i personalizacji dostępu do informacji.

Integracja Copilota z SharePoint oznacza, że sztuczna inteligencja może analizować zawartość witryn, bibliotek dokumentów i stron, a następnie wspierać użytkownika poprzez:

• inteligentne podsumowywanie treści publikowanych na stronie,
• proponowanie struktury dokumentów lub zawartości na podstawie istniejących danych,
• wyszukiwanie informacji w bardziej kontekstowy i intuicyjny sposób,
• rekomendowanie treści lub działań na podstawie wzorców użytkowania i danych organizacyjnych.

Współpraca tych dwóch komponentów – Copilota oraz SharePoint – tworzy fundament dla bardziej dynamicznego, spersonalizowanego i efektywnego środowiska pracy, w którym użytkownicy mogą szybciej podejmować decyzje, tworzyć treści i zarządzać wiedzą. Ten wpis powstał w odpowiedzi na zagadnienia, które regularnie pojawiają się na szkoleniach prowadzonych przez Cognity.

Generowanie podsumowań stron i treści w SharePoint

Jedną z kluczowych funkcji Copilota w SharePoint jest automatyczne generowanie podsumowań stron i zawartych na nich treści. Dzięki integracji ze sztuczną inteligencją, Copilot potrafi analizować zamieszczone dokumenty, wpisy i multimedia, a następnie tworzyć zwięzłe, zrozumiałe streszczenia, które ułatwiają użytkownikom szybkie zapoznanie się z zawartością strony bez konieczności czytania całości.

Generowanie podsumowań może być wykorzystywane w różnych kontekstach:

• Podsumowania stron witryn zespołowych – automatyczne streszczenie ostatnich aktualizacji, wpisów blogowych, dokumentów czy komunikatów wewnętrznych.
• Streszczenia dokumentów – szybki wgląd w zawartość plików Word, Excel czy PDF bez konieczności ich otwierania.
• Wizualne nagłówki – generowanie podsumowań jako wprowadzenia do sekcji strony, co poprawia nawigację i ułatwia orientację w treści.

Dzięki temu podejściu, Copilot wspiera użytkowników w efektywnym przyswajaniu i selekcji informacji, zwiększając produktywność i skracając czas potrzebny na znalezienie potrzebnych danych.

Poniższa tabela ilustruje przykładowe różnice w zastosowaniu podsumowań:

Dodatkowo, Copilot umożliwia personalizację stylu i długości podsumowania w zależności od potrzeb użytkownika lub kontekstu biznesowego. Przykład użycia w formie zapytania:

"Stwórz krótkie podsumowanie tej strony w punktach, z uwzględnieniem najważniejszych zmian i dat aktualizacji."

Tego typu komendy są interpretowane przez Copilota i pozwalają na natychmiastowe wygenerowanie przydatnych streszczeń przy minimalnym nakładzie pracy. Jeśli chcesz jeszcze lepiej wykorzystać potencjał SharePoint i nauczyć się pracy z jego kluczowymi funkcjami, sprawdź Kurs Microsoft SharePoint 365 średniozaawansowany – skuteczne wykorzystanie funkcji programu i opcji narzędzi.

Tworzenie dokumentów i automatyzacja pracy

Copilot w SharePoint znacząco usprawnia proces tworzenia dokumentów oraz automatyzację codziennych zadań biurowych. Dzięki integracji ze sztuczną inteligencją, użytkownicy mogą w prosty sposób generować treści, tworzyć szablony dokumentów, a także inicjować zautomatyzowane przepływy pracy – wszystko bez konieczności pisania skomplikowanego kodu. W Cognity mamy doświadczenie w pracy z zespołami, które wdrażają to rozwiązanie – dzielimy się tym także w artykule.

Oto podstawowe zastosowania Copilot w obszarze tworzenia treści i automatyzacji w SharePoint:

• Generowanie dokumentów: Copilot może tworzyć dokumenty na podstawie istniejących danych, plików i kontekstu strony – np. raporty miesięczne, oferty handlowe czy notatki ze spotkań.
• Tworzenie szablonów: Użytkownicy mogą prosić Copilota o przygotowanie bazowych struktur dokumentów, takich jak formularze, umowy czy listy kontrolne.
• Automatyzacja procesów: Copilot pomaga w uruchamianiu i konfigurowaniu przepływów pracy w Power Automate, np. do zatwierdzania wniosków lub przypisywania zadań na podstawie zawartości dokumentów.
• Zarządzanie wersjami: Automatyczne kontrolowanie wersji i organizowanie treści w bibliotekach dokumentów SharePoint.

Dla lepszego zobrazowania możliwości, poniżej znajduje się porównanie typowych działań wykonywanych ręcznie i przy użyciu Copilota:

Przykładowe wygenerowanie prostego szablonu dokumentu przez Copilota może wyglądać następująco:

"Utwórz szablon planu projektu zawierający sekcje: Cel, Zakres, Harmonogram, Zasoby i Ryzyka."

Copilot automatycznie wygeneruje dokument z odpowiednimi nagłówkami i wskazówkami do wypełnienia.

Dzięki temu użytkownicy SharePoint zyskują znaczną oszczędność czasu i redukcję błędów. Automatyzacja i wspomagane tworzenie dokumentów stają się dostępne także dla osób nietechnicznych, co wpływa na efektywność całych zespołów.

Wyszukiwanie informacji i ułatwione zarządzanie wiedzą

W środowisku SharePoint, jednym z kluczowych wyzwań dla użytkowników jest szybkie i precyzyjne odnalezienie potrzebnych informacji wśród często rozproszonych zasobów wiedzy – dokumentów, list, witryn czy bibliotek. Copilot znacząco usprawnia ten proces, oferując inteligentne mechanizmy wyszukiwania oraz kontekstowe wsparcie w organizacji wiedzy, które wykraczają poza klasyczne wyszukiwarki tekstowe.

Copilot w SharePoint działa jako warstwa semantyczna nad istniejącymi zasobami, co pozwala na:

• Wyszukiwanie kontekstowe – użytkownicy mogą zadawać pytania w języku naturalnym (np. „Pokaż ostatnie zmiany w strategii marketingowej”) i otrzymywać trafne odpowiedzi, bazujące na analizie zawartości dokumentów oraz ich kontekstu.
• Agregację wiedzy – Copilot potrafi łączyć informacje z wielu źródeł SharePoint w jedno, spójne podsumowanie, co wspiera podejmowanie decyzji i przyspiesza orientację w złożonych projektach.
• Personalizację wyników – na podstawie ról i uprawnień użytkownika, Copilot dostarcza informacje najbardziej istotne dla konkretnej osoby lub zespołu.

Poniższa tabela przedstawia porównanie tradycyjnego wyszukiwania w SharePoint z wyszukiwaniem wspieranym przez Copilot:

Dzięki takim możliwościom Copilot nie tylko przyspiesza dostęp do informacji, ale także pomaga budować kulturę zarządzania wiedzą w organizacji. Zamiast mozolnego przeszukiwania folderów i plików, użytkownicy mogą skupić się na analizie treści i podejmowaniu decyzji. Copilot pełni zatem rolę inteligentnego asystenta, który nie tylko znajduje dane, ale też podpowiada, jak je efektywnie wykorzystać. Aby lepiej poznać możliwości SharePoint i nauczyć się, jak skutecznie zarządzać informacjami, warto rozważyć udział w Kursie Microsoft SharePoint podstawowym – funkcje współpracy i przepływu dokumentów i zadań.

Scenariusze użycia Copilot w środowisku SharePoint

Copilot w SharePoint oferuje szerokie możliwości automatyzacji i wspomagania pracy zespołowej. Jego zastosowania obejmują zarówno codzienne czynności redakcyjne, jak i bardziej zaawansowane działania związane z zarządzaniem wiedzą czy tworzeniem dokumentów. Poniżej przedstawiono kilka typowych scenariuszy, w których Copilot może znacząco usprawnić działanie organizacji pracujących z SharePoint.

• Tworzenie i edycja treści stron SharePoint – Copilot może wspierać użytkowników przy redagowaniu aktualności, opisów projektów czy instrukcji wewnętrznych, sugerując treści lub generując je na podstawie dostarczonych informacji.
• Automatyczne podsumowania dokumentów – Dzięki analizie zawartości bibliotek dokumentów, Copilot potrafi wygenerować syntetyczne podsumowania, przydatne np. w raportowaniu lub szybkim przeglądzie materiałów projektowych.
• Wsparcie w zarządzaniu zadaniami i harmonogramami – Integracja z innymi narzędziami Microsoft 365 pozwala Copilotowi pomagać w tworzeniu planów działań, przypisywaniu zadań czy monitorowaniu postępu prac na podstawie zawartości witryn SharePoint.
• Wyszukiwanie i rekomendacja treści – Copilot może analizować zapytania użytkowników i proponować powiązane dokumenty, strony lub dane, zwiększając efektywność pracy z rozproszoną wiedzą wewnątrz organizacji.
• Wsparcie w szkoleniach i wdrożeniach – Nowi pracownicy mogą szybciej odnaleźć się w strukturze SharePoint dzięki interakcji z Copilotem, który może odpowiadać na pytania, wskazywać lokalizacje dokumentów i tłumaczyć procesy.

Poniższa tabela ilustruje przykładowe różnice w zastosowaniach Copilota w zależności od rodzaju użytkownika:

Copilot w środowisku SharePoint staje się zatem nie tylko narzędziem wspierającym produktywność, ale także inteligentnym asystentem w codziennej pracy z treściami i strukturami organizacyjnymi.

Ograniczenia, wymagania techniczne i bezpieczeństwo

Wdrażanie Copilota w środowisku SharePoint niesie ze sobą szereg istotnych aspektów technicznych i organizacyjnych, które należy wziąć pod uwagę. Choć technologia oparta na sztucznej inteligencji oferuje wiele możliwości, warto znać jej ograniczenia oraz specyfikę działania w kontekście infrastruktury Microsoft 365.

Ograniczenia funkcjonalne obejmują przede wszystkim zależność od jakości i struktury dostępnych danych. Copilot nie tworzy treści z niczego – jego skuteczność opiera się na dostępnych dokumentach, stronach i metadanych przechowywanych w SharePoint. Jeśli dane są nieaktualne, niespójne lub nieustrukturyzowane, wyniki mogą być mniej precyzyjne. Dodatkowo Copilot nie zastępuje ludzkiej decyzji – wspiera użytkownika, ale nie podejmuje działań samodzielnie.

Wymagania techniczne to przede wszystkim konieczność korzystania z odpowiednich planów subskrypcyjnych w Microsoft 365, które umożliwiają dostęp do funkcji Copilota. Wymagane może być również włączenie określonych usług, jak Microsoft Graph, a także aktualna wersja SharePoint Online. Integracja Copilota może nie być dostępna w środowiskach lokalnych (on-premises) lub starszych wersjach systemu.

Bezpieczeństwo i prywatność są kluczowymi elementami przy wdrażaniu rozwiązań AI w środowisku korporacyjnym. Copilot działa w ramach istniejących uprawnień i nie uzyskuje dostępu do danych, do których użytkownik nie ma dostępu. Oznacza to, że jego odpowiedzi są ograniczone do informacji, które są zgodne z polityką bezpieczeństwa organizacji. Dane użytkowników nie są współdzielone publicznie ani przesyłane poza środowisko Microsoft 365, co zapewnia zgodność z wymogami RODO i wewnętrznymi politykami ochrony danych.

Wdrożenie Copilota wymaga również uważnej konfiguracji i testowania, aby zapewnić, że narzędzie pracuje zgodnie z oczekiwaniami organizacji, nie narusza zasad bezpieczeństwa i nie powoduje niezamierzonych konsekwencji operacyjnych.

Podsumowanie i przyszłość rozwiązań AI w SharePoint

Wprowadzenie sztucznej inteligencji do środowiska SharePoint otwiera nowe możliwości dla użytkowników indywidualnych, zespołów oraz całych organizacji. Microsoft Copilot, jako narzędzie oparte na AI, integruje się z SharePoint, oferując inteligentne wsparcie w codziennej pracy z dokumentami, stronami i zawartością intranetową.

Copilot działa jako asystent, który może wspierać użytkowników m.in. w analizie treści, automatyzacji powtarzalnych zadań oraz lepszym zarządzaniu informacjami. Jego obecność w SharePoint pozwala zwiększyć produktywność, skrócić czas wyszukiwania potrzebnych danych i usprawnić współpracę zespołową.

W perspektywie najbliższych lat można spodziewać się dalszego rozwoju funkcji opartych na AI w narzędziach Microsoft 365, w tym jeszcze głębszej personalizacji, lepszej analizy kontekstu i integracji z innymi systemami firmowymi. Rozwiązania takie jak Copilot będą coraz bardziej intuicyjne, umożliwiając użytkownikom efektywniejsze wykorzystanie potencjału danych zgromadzonych w SharePoint.

Przyszłość AI w SharePoint to nie tylko wspomaganie pracy, ale także jej transformacja – od tworzenia treści po automatyczne rekomendacje działań. Dzięki temu SharePoint staje się nie tylko platformą do współpracy i zarządzania dokumentami, ale również inteligentnym środowiskiem pracy wspieranym przez nowoczesne technologie. Jeśli chcesz poznać więcej takich przykładów, zapraszamy na szkolenia Cognity, gdzie rozwijamy ten temat w praktyce.

Data Governance – co to jest i dlaczego staje się kluczowe w 2025 roku? 24 października 2025

Fundament Wszystkiego – Dlaczego Data Lake to Nie Jest Śmietnik na Dane? 22 października 2025