Zarządzanie zadaniami w Monday.com – od prostych list po złożone procesy

Wprowadzenie do Monday.com i jego możliwości

Monday.com to nowoczesna platforma do zarządzania pracą zespołową, która łączy w sobie prostotę obsługi z rozbudowanymi możliwościami dostosowywania. Niezależnie od tego, czy chcesz zorganizować codzienną listę zadań, skoordynować działania kilkuosobowego zespołu, czy zarządzać wieloetapowym projektem z udziałem wielu działów – Monday.com oferuje środowisko, które można dopasować do różnych potrzeb organizacyjnych.

Platforma działa w oparciu o tzw. „boards” – interaktywne tablice, które można konfigurować do różnych celów. Każda tablica może zawierać zadania, kolumny z danymi, statusami, datami czy osobami odpowiedzialnymi. Użytkownicy mogą korzystać z różnych widoków (np. tabeli, osi czasu, kanban), co pozwala na przejrzyste przedstawienie nawet bardzo złożonych procesów.

Monday.com wyróżnia się również elastycznością działania – można zacząć od bardzo prostych rozwiązań, takich jak lista zadań do wykonania, a następnie stopniowo rozbudowywać strukturę o dodatkowe funkcje, jak automatyzacje, integracje z innymi narzędziami czy raportowanie postępów.

Wśród najważniejszych możliwości platformy warto wymienić:

• Intuicyjny interfejs umożliwiający szybki start bez konieczności zaawansowanego szkolenia,
• Elastyczne tablice do zarządzania zadaniami, projektami i procesami,
• Współdzielenie pracy i komunikację w czasie rzeczywistym w obrębie zespołu,
• Różnorodne widoki danych dostosowane do potrzeb różnych użytkowników,
• Obsługę automatyzacji i integracji z popularnymi narzędziami zewnętrznymi (np. Slack, Google Workspace, Teams),
• Możliwość skalowania – od prostych list po rozbudowane workflowy biznesowe.

Dzięki takiej konstrukcji, Monday.com jest narzędziem uniwersalnym, które może wspierać zarówno freelancerów, małe zespoły, jak i duże organizacje w zarządzaniu codzienną pracą.

Tworzenie prostych list zadań

Monday.com umożliwia szybkie tworzenie przejrzystych i funkcjonalnych list zadań, które sprawdzają się zarówno w przypadku indywidualnych użytkowników, jak i małych zespołów. Intuicyjny interfejs pozwala na błyskawiczne dodawanie pozycji, definiowanie terminów, przypisywanie odpowiedzialnych osób oraz monitorowanie postępu bez potrzeby zaawansowanej konfiguracji.

Podstawową jednostką pracy w Monday.com jest tablica, która może przyjąć formę prostej listy zadań. W takiej tablicy użytkownicy mogą tworzyć elementy reprezentujące konkretne zadania oraz przypisywać im statusy, terminy i inne właściwości. Listy te pomagają w codziennym planowaniu i eliminują potrzebę korzystania z wielu różnych narzędzi do zarządzania czasem.

Podczas szkoleń Cognity ten temat wraca regularnie – dlatego zdecydowaliśmy się go omówić również tutaj.

Do głównych funkcji przydatnych podczas tworzenia prostych list zadań należą:

• Statusy – wizualna kontrola nad aktualnym etapem realizacji zadania, np. „Do zrobienia”, „W trakcie”, „Zakończone”.
• Terminy – możliwość przypisania dat wykonania zadań oraz ustawiania przypomnień.
• Przypisania – łatwe delegowanie zadań konkretnym członkom zespołu.
• Komentarze i notatki – przestrzeń do wymiany informacji i aktualizacji.

Tworzenie list zadań w Monday.com nie wymaga wcześniejszego doświadczenia z narzędziami do zarządzania projektami. Platforma została zaprojektowana tak, by nawet podstawowe funkcje były dostępne i intuicyjne, co czyni ją doskonałym rozwiązaniem dla osób poszukujących prostego sposobu na uporządkowanie swojej pracy.

Zarządzanie zadaniami w zespołach

Monday.com oferuje elastyczne narzędzia do zarządzania zadaniami zespołowymi, pozwalając na skuteczną koordynację działań, transparentność postępów oraz usprawnienie komunikacji pomiędzy członkami zespołu. W odróżnieniu od prostych list zadań, praca zespołowa wymaga rozbudowanych funkcji współdzielenia, przypisywania odpowiedzialności, śledzenia statusów oraz integracji działań wielu osób jednocześnie.

Podstawową jednostką pracy w Monday.com są tablice, które można dostosować do potrzeb różnych działów i projektów. W kontekście pracy zespołowej, tablice te umożliwiają:

• Przypisywanie zadań do konkretnych członków zespołu
• Określanie priorytetów i terminów wykonania
• Śledzenie postępów na podstawie statusów i harmonogramów
• Współdzielenie komentarzy i plików w kontekście konkretnego zadania

Współpraca w zespołach może przyjąć różne formy, w zależności od celu oraz struktury organizacyjnej. Monday.com oferuje różne widoki i role użytkowników, które wspierają te scenariusze. Poniższa tabela pokazuje porównanie przydatnych funkcji w pracy indywidualnej i zespołowej:

Współdzielone zarządzanie zadaniami w Monday.com pomaga zespołom unikać dublowania pracy, poprawia przejrzystość procesów i ułatwia identyfikację wąskich gardeł. Dzięki możliwościom filtrowania i sortowania danych, każdy członek zespołu może skupić się na własnych obowiązkach, nie tracąc ogólnego kontekstu projektu.

Jednym z elementów ułatwiających pracę zespołową są również uprawnienia użytkowników, pozwalające ograniczyć lub rozszerzyć dostęp do konkretnych tablic lub kolumn. Przykładowo, członkowie zespołu mogą mieć dostęp tylko do zadań im przypisanych, podczas gdy menedżerowie widzą całość projektu.

Monday.com wspiera także dynamiczne zespoły, które pracują w różnych strefach czasowych lub modelach hybrydowych, umożliwiając asynchroniczną komunikację i aktualizacje w czasie rzeczywistym. Jeśli chcesz jeszcze lepiej wykorzystać potencjał tego narzędzia, sprawdź nasze szkolenie Monday.com – efektywne zarządzanie pracą i projektami.

Automatyzacje i integracje w workflowach

Monday.com pozwala znacząco usprawnić zarządzanie zadaniami dzięki szerokiemu wachlarzowi automatyzacji oraz integracji. Choć obie funkcjonalności służą optymalizacji pracy, różnią się zakresem działania i zastosowaniem. W Cognity omawiamy to zagadnienie zarówno od strony technicznej, jak i praktycznej – zgodnie z realiami pracy uczestników.

Automatyzacje – oszczędność czasu dzięki regułom

Automatyzacje w Monday.com bazują na prostym schemacie: „jeśli X, to zrób Y”. Użytkownicy mogą tworzyć reguły, które wykonują zadania automatycznie – bez potrzeby ręcznej ingerencji. Przykładowe zastosowania:

• Powiadomienie członka zespołu, gdy zadanie zmieni status na „Do wykonania”.
• Automatyczne przypisanie osoby do zadania po jego utworzeniu.
• Przenoszenie zadań między tablicami po spełnieniu określonych warunków.

Automatyzacje pozwalają ograniczyć błędy ludzkie i przyspieszają realizację powtarzalnych czynności.

Integracje – łączenie Monday.com z innymi narzędziami

Integracje umożliwiają połączenie Monday.com z innymi aplikacjami, takimi jak Slack, Gmail, Microsoft Teams, czy Google Calendar. Dzięki temu dane mogą przepływać między systemami bez konieczności ręcznego kopiowania informacji.

Typowe zastosowania integracji obejmują:

• Tworzenie nowego elementu w Monday.com na podstawie wiadomości e-mail.
• Wysyłanie powiadomień do kanału Slack, gdy zadanie zmieni status.
• Synchronizację terminów zadań z kalendarzem Google.

Porównanie automatyzacji i integracji

Zarówno automatyzacje, jak i integracje, można łatwo wdrażać za pomocą intuicyjnego interfejsu typu no-code. Monday.com oferuje również możliwość wykorzystania własnych webhooków, co otwiera drogę do bardziej zaawansowanych scenariuszy integracyjnych.

Budowanie złożonych procesów zarządzania projektami

Monday.com to nie tylko narzędzie do tworzenia prostych list zadań — jego prawdziwy potencjał ujawnia się przy projektowaniu złożonych procesów zarządzania projektami. Dzięki elastycznej strukturze tablic, możliwości konfiguracji wielu widoków, automatyzacji oraz integracji z zewnętrznymi narzędziami, Monday.com pozwala na skalowanie zarządzania projektami w sposób odpowiadający realnym potrzebom organizacji.

Budując złożone procesy, użytkownicy mogą tworzyć wieloetapowe struktury projektów, łączące wiele zespołów, przepływów pracy i źródeł danych. Platforma umożliwia tworzenie własnych statusów, niestandardowych pól, zależności między zadaniami oraz harmonogramów, dzięki czemu każdy etap projektu może być odwzorowany w sposób przejrzysty i dynamiczny.

Poniżej przedstawiono porównanie kluczowych różnic między prostym a złożonym podejściem do zarządzania projektami w Monday.com:

W złożonych procesach projektowych ogromną rolę odgrywają również integracje z narzędziami takimi jak Slack, Google Workspace, Jira czy Microsoft Teams, które umożliwiają synchronizację działań pomiędzy różnymi systemami. Przykładowo, można skonfigurować workflow, w którym zakończenie danego etapu zadania automatycznie tworzy nowe zadanie w innym zespole lub wysyła powiadomienie do menedżera projektu poprzez e-mail lub aplikację komunikacyjną.

Dla projektów zawierających wiele powtarzalnych procesów, Monday.com oferuje możliwość tworzenia szablonów projektów lub tzw. tablic-baz, które mogą być reużywane w przyszłości. To istotne ułatwienie przy wdrażaniu standardów zarządzania projektami w organizacji.

Budowanie złożonych struktur projektowych w Monday.com nie wymaga programowania, choć dla zaawansowanych użytkowników dostępne są opcje wykorzystania skryptów i API, np. do dynamicznego generowania zadań lub synchronizacji danych:

// Przykład: utworzenie elementu za pomocą API
POST https://api.monday.com/v2
{
  "query": "mutation { create_item(board_id:123456, item_name:\"Nowe zadanie\") { id } }"
}

Złożoność projektów w Monday.com może być stopniowo rozwijana — od skromnych procesów zespołowych po zaawansowane środowiska zarządzania portfelem projektów (PPM). Ostateczna konfiguracja zależy od potrzeb zespołu, branży i rodzaju realizowanych inicjatyw. Jeśli chcesz poznać więcej możliwości narzędzi takich jak Monday.com w praktyce, sprawdź Kurs Nowoczesne narzędzia IT – przegląd i zastosowanie (Asana, Trello, Monday.com, Project, Miro i więcej).

Personalizacja i dostosowanie do specyfiki zespołu

Jedną z największych zalet Monday.com jest jego elastyczność, która pozwala dostosować platformę do unikalnych potrzeb zespołów o różnych profilach działania. Niezależnie od tego, czy zespół pracuje w marketingu, IT, produkcji czy HR, możliwe jest skonfigurowanie interfejsu, struktur danych oraz procesów tak, aby wspierały konkretny sposób pracy.

Personalizacja Monday.com obejmuje kilka kluczowych obszarów:

• Widoki danych – użytkownicy mogą wybierać spośród różnych widoków, takich jak tablica, kalendarz, kanban, oś czasu czy Gantt, dostosowując je do preferencji zespołu i rodzaju prowadzonych projektów.
• Kolumny i typy danych – każdy board można wzbogacić o niestandardowe kolumny, np. status, osoba odpowiedzialna, data, liczby, tagi czy formuły, które odzwierciedlają konkretne potrzeby zespołu.
• Uprawnienia i role – system pozwala na definiowanie poziomów dostępu, co umożliwia różnicowanie ról w zespole i kontrolę nad edycją danych.
• Dashboardy – tablice podsumowujące mogą być skonfigurowane indywidualnie dla menedżerów, zespołów operacyjnych czy analityków, aby prezentować wyłącznie istotne informacje.

Poniższa tabela ilustruje przykładowe różnice w personalizacji między wybranymi zespołami:

Możliwość tworzenia własnych szablonów, układów pól i przepływów informacji sprawia, że Monday.com staje się nie tylko narzędziem do zarządzania zadaniami, ale także platformą wspierającą kulturę pracy w zespole. Dzięki temu każdy dział może z niej korzystać zgodnie z własnymi wymaganiami, nie tracąc spójności na poziomie organizacji.

Przykłady zastosowań i najlepsze praktyki

Monday.com znajduje szerokie zastosowanie w różnych branżach i zespołach dzięki elastyczności i szerokiemu wachlarzowi funkcji. Użytkownicy mogą korzystać z platformy zarówno do prostych działań, jak prowadzenie osobistej listy zadań, jak i do zarządzania złożonymi projektami w ramach dużych zespołów. Oto kilka popularnych scenariuszy wykorzystania oraz sprawdzone praktyki:

• Marketing i kampanie promocyjne – zespoły marketingowe często wykorzystują Monday.com do planowania kampanii, przydzielania zadań kreatywnym członkom zespołu oraz śledzenia harmonogramów publikacji treści.
• Zarządzanie projektami IT – zespoły techniczne organizują backlogi zadań, sprinty oraz priorytetyzację błędów i funkcjonalności w sposób przejrzysty i dostosowany do metodyk zwinnych.
• Rekrutacja i onboarding – działy HR korzystają z Monday.com do śledzenia etapów rekrutacji, komunikacji z kandydatami i onboardingu nowych pracowników.
• Obsługa klienta i zgłoszenia serwisowe – zespoły wsparcia tworzą systemy zarządzania zgłoszeniami, przypisują je odpowiednim osobom i monitorują czas reakcji.
• Produkcja i logistyka – firmy produkcyjne wykorzystują Monday.com do koordynacji łańcucha dostaw, monitorowania zapasów i harmonogramów dostaw.

Aby w pełni wykorzystać potencjał platformy, warto stosować kilka sprawdzonych praktyk:

• Jasne nazewnictwo i struktura tablic – przejrzyste opisy i spójna organizacja pomagają w szybszym odnajdywaniu informacji.
• Ustalanie ról i odpowiedzialności – przypisywanie właścicieli zadań i ustalanie priorytetów zwiększa efektywność pracy zespołowej.
• Regularne przeglądy postępów – cotygodniowe aktualizacje tablic i statusów pomagają utrzymać kontrolę nad realizacją celów.
• Wykorzystywanie widoków i filtrów – różne widoki (np. Kanban, Gantt) dostosowane do specyfiki projektu ułatwiają analizę i planowanie.

Dzięki tym praktykom Monday.com staje się nie tylko narzędziem do zarządzania zadaniami, ale pełnoprawną platformą wspierającą współpracę i efektywność zespołów.

Podsumowanie i rekomendacje

Monday.com to elastyczne i potężne narzędzie do zarządzania zadaniami, które sprawdza się zarówno w pracy indywidualnej, jak i zespołowej. Dzięki jego intuicyjnemu interfejsowi użytkownicy mogą z łatwością tworzyć proste listy zadań, a bardziej zaawansowani użytkownicy mają możliwość projektowania rozbudowanych procesów zarządczych.

Podstawową zaletą platformy jest skalowalność – pozwala ona na stopniowe przechodzenie od podstawowych funkcji do złożonych schematów pracy, automatyzacji i integracji z innymi narzędziami. W rezultacie, może być ona dostosowana zarówno do potrzeb freelancerów, małych zespołów, jak i dużych organizacji.

Dla osób poszukujących uporządkowanego systemu do śledzenia zadań i terminów Monday.com oferuje przejrzyste tablice i elastyczne widoki, co ułatwia codzienną organizację. Z kolei dla liderów projektów i menedżerów istotna będzie możliwość tworzenia bardziej kompleksowych przepływów pracy, raportowania i kontroli postępów w czasie rzeczywistym.

Aby w pełni wykorzystać potencjał platformy, warto rozpocząć od prostych funkcji i stopniowo wdrażać kolejne możliwości. Rekomendujemy dokładne poznanie dostępnych opcji personalizacji oraz eksplorację automatyzacji, które znacząco zwiększają efektywność pracy. Na zakończenie – w Cognity wierzymy, że wiedza najlepiej działa wtedy, gdy jest osadzona w codziennej pracy. Dlatego szkolimy praktycznie.

Jak interpretować pojęcie „systemu AI wysokiego ryzyka” w świetle Artykułu 4 10 października 2025

Artykuł 4 EU AI Act – co dokładnie reguluje i kogo dotyczy? 08 października 2025